感謝メールとは、相手への感謝の気持ちを伝える際に送るメールのことです。ビジネスにおいて、感謝メールを送る場面は多くあります。ここでは、感謝メールを送るタイミングや書く時のポイントを紹介します。避けたほうが良い表現やすぐに使える例文も紹介しているので、ぜひ、最後までご覧ください。

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感謝メールを送る時の注意点

相手への感謝の気持ちを伝える感謝メール。ビジネスマナーである感謝メールでは、送るタイミングや送る前の心構えも重要です。まずは感謝メールを送る時の注意点を紹介します。

感謝メールを送るタイミング

取引先への訪問や打ち合わせの後には、感謝メールを送るのがマナーです。そして、感謝メールを送る時はタイミングにも注意しましょう。午前中までに完了した件の感謝メールは、当日の夕方までに送ります。午後、特に夕方以降に完了した件は、翌日の就業開始前後の時間に送るのがベストなタイミングです。

感謝メールを送る前後に注意しておきたいこと

感謝メールは、送ることで終わりなのではなく、次へと繋げるきっかけだと意識することが重要です。感謝の気持ちに加え、今後もより一層付き合いを深めていきたいという意識をこめて作成してください。また、メールだけではなく直接会った時にも、口頭で感謝の気持ちを伝えることも重要です。特に、上司や同僚などすぐに顔を合わせる相手には、メールは送らず直接感謝の気持ちを伝えておきましょう。

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感謝メールのポイント

感謝メールを書く時は、相手に負担を感じさせず、気持ちよく感謝の気持ちを受け取ってもらえる工夫が必要でしょう。ここで、感謝メールを作成・送信する際のポイントを紹介します。

タイトルは簡潔で分かりやすく

文頭に「御礼」と添えるなど、一目で要件が分かるようにしておき、何の件に関する御礼かも分かりやすいように件名を入れることが大切です。具体的には、「本日の打ち合わせの件」、「昨晩の食事会について」など分かりやすい件名を心がけ、飲み会についてメールを送る際は「食事会」や「会食」と表記するようにしましょう。

相手との関係を踏まえて書き始める

初めて会った相手か、何度もあっている相手なのか分かるように、文章の最初には相手と自分の関係性を踏まえた挨拶を入れましょう。特に大人数で集まった場合や初めて顔を合わせた場合は、感謝メールを受け取っても誰からのメールなのか、すぐには思い出せないかもしれません。しかし、「いつもお世話になっております○○です」、「本日お会いしました○○でございます」など、関係性を踏まえた挨拶を入れれば、どういった相手からから送られたメールなのかすぐに分かり、受け取った相手は安心して読み進めることができます。

感想は具体的に書く

感謝メールを送る時は漠然とした感謝の気持ちではなく、具体的な場面を取り上げて感謝を伝えましょう。具体的な場面を挙げれば、相手もその時のことをはっきりと思い出しやすくなり、好印象を与えることができます。「○○についてのお話、大変貴重で参考になりました。」など、相手が話したエピソードに感謝の気持ちを加えるのがおすめです。

他の用件は書かない

基本的にメールを送る際は、用件以外のことを書かないこともマナーのひとつです。一度に複数の用件を伝えると、相手が混乱してしまったり見落としてしまったりしてしまうかもしれません。そのため、感謝メールを送る時は、感時気持ちだけを伝え、他の重要な連絡は別のメールで送るようにしましょう。

CC・BCCの設定に注意

基本的に感謝メールは「To」にして、一人ひとりに宛てて送ることを意識しましょう。また、上司への確認用にCC・BCCを送りたい場合も注意が必要です。感謝メールを送る相手と上司との面識がない場合など、関係性が希薄な時はBCCのほうが良いこともあります。CC・BCCの使用は、状況に合わせて慎重に使い分けておくことも大切です。

避けたほうが良い表現

感謝メールを送る時に注意しておきたい「間違い表現」や「間違いではないけど避けるべき表現」を紹介します。

誠に感謝申し上げます

「誠に」は形容詞や形容動詞につく副詞で、「感謝申し上げます」という表現に使用しないため注意必要です。ただし、類似する表現に「誠にありがとうございます」というフレーズもありますが、「ありがとう」は形容詞「ありがたし」の活用なので、こちらはそのまま使っても問題ありません。

助かります

「助かる」は、目下の相手に対してかける労いの言葉です。そのため、上司や取引先などの感謝メールには適していません。目上の相手からの助力に対して、感謝の気持ちを示したい場合は、「○○様のご尽力により、事なきを得ました」などの表現に言い換えましょう。

取り急ぎ

「取り急ぎ」という表現は、とりあえず急ぎの件であるため略式で送った、という意味合いが込められています。ビジネスメールでは基本的に問題のない表現ですが、送る状況や相手によっては気にすることもあるため、できれば避けておいたほうが無難でしょう。後で正式にお礼の気持ちを伝えるつもりで、先に感謝メールを送っておきたいという場合は、「まずはメールで御礼申し上げます」などの表現に言い換えましょう。

シーン別・感謝メールの例文集

感謝メールでよく使われるフレーズや、そのフレーズを使用した例文を紹介します。

感謝メールでよく使われるフレーズ

感謝メールの例文

1. 打ち合わせについての感謝メール

2. 飲み会についての感謝メール

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感謝メールで人間関係をより深めていきましょう

感謝メールを上手に送れば、相手に好印象を持ってもらうことができますし関係をより深めることができます。また、メール配信サービスの配配メールを使用すれば、感謝メールを一度に大量送信する必要がある場合に役立つでしょう。会社名などの間違ってはいけない情報をデータベースから差し込める「差し込み機能」や、メールを受け取る環境に合わせてHTMLメールとテキストメールを送ることができる「マルチパート配信」などの便利な機能を使って、簡単に感謝メールの作成と送信ができます。メールを送る機会が多いなら、ぜひ、メール配信サービスの導入を検討してみてください。

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