メールフォームの作り方と無料のおすすめツールを解説
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幅広い問い合わせに対応するためには、メールフォームを設置しましょう。しかし、作り方がわからず困っている方もいるでしょう。今回は、問い合わせ対応を強化したい方に向けて、メールフォームの作り方やフォームを効率よく作成できるおすすめツール5選などを紹介します。
目次
そもそもメールフォームとは
そもそもメールフォームとは、ユーザーが必要項目を記入して直接送信できるフォームのことです。Webサイトにフォームを埋め込むことで、ユーザーはメーラーを起動することなくWebサイトから直接問い合わせられます。
メールフォームの仕組みは以下のとおりです。
- メールフォームが送信される
- 情報がサーバーに送られる
- サーバーのプログラムが、情報をメール形式に変換する
- サーバーからメーラーにメールが届く
サーバーのプログラムによっては、情報を表形式にまとめる、というように使いやすい形に変換できます。
ここでは、メールフォームを作成するうえで知りたい基本構成や機能、メールフォームの利用場面について見ていきましょう。
メールフォームの基本構成
メールフォームは、基本的に以下の3つの画面で構成されています。
- 入力画面（入力フォーム）
- 入力内容の確認画面
- 送信完了画面
入力画面は、ユーザーが最初に目にする画面です。氏名や住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を記入してもらいます。ユーザーの離脱を防ぐためには、入力項目を必要以上に増やさず、手間がなく入力できるフォームを作ることが大切です。
入力内容の確認画面を設置することで、ユーザーが送信前に入力内容を確認できます。正確な情報を受け取るために重要な役割を果たすページです。
また、送信完了画面を設置することで、ユーザーに問題なく送信されたことを伝えられ、安心感を与えられます。今後のアクションを伝えたり、関連商品を宣伝したりする場としても活用できます。
メールフォームの機能
メールフォームの主な機能は以下のとおりです。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 入力補助機能 | 郵便番号から住所を自動入力する、フリガナを自動入力する、全角を自動で半角に修正するなど |
| バリデーション機能 | 入力内容のエラー箇所を表示する |
| ファイル添付機能 | 画像やPDFなどのファイルを添付して送信できる |
| 自動返信機能 | フォーム送信後の送信完了メールや、サンクスメールなどを自動で送信できる |
メールフォームの主な利用場面
メールフォームは、ユーザーがWeb上で簡単に情報を送信できる窓口として、さまざまな場面で活躍します。主な利用場面は以下のとおりです。
- 商品やサービスに関するお問い合わせ
- アンケート調査
- 資料請求
- 見積もり依頼
- 商品の注文
- 新規会員登録
- セミナーやイベントの予約申し込み
- 入試の出願
メールフォームには、自由に文章を記入できる項目はもちろん、ラジオボタンやチェックボタンなど選択式の項目も設置できます。お客様の情報収集はもちろん、新商品の感想やブランドイメージなどのアンケート調査にも活用できます。
また、メールフォーム送信後の完了画面に資料ダウンロードボタンを設置し、資料請求用フォームとして利用することも可能です。
メールフォームをうまく使うことで、営業やマーケティング、新商品開発などに役立てられます。
メールフォームの主な作り方
メールフォームの主な作り方は以下のとおりです。
- コーディングで自作する
- WordPressなどCMSのプラグインで作成する
- フォーム作成ツールで作成する
それぞれのメリット・デメリットについて解説します。
コーディングで自作する
1つ目は、コーディングで自作する方法です。HTMLやCSS、PHPなどを扱う知識があれば、メールフォームを作成できます。
コーディングで自作するメリットは、デザインやレイアウト、入力形式などを自由に決められることです。Webサイトの雰囲気や商品のブランドイメージなどに合った、デザイン性の高いメールフォームを作成できます。
一方、プログラミングの知識がなければ作成できないのはデメリットです。完成までにある程度の時間もかかるため、なるべく手間をかけたくない場合や専門知識を持った人材がいない場合にはおすすめできません。
WordPressなどCMSのプラグインで作成する
2つ目は、CMSのプラグインを用いて作成する方法です。
WordPressのようなCMSでサイトを作成している場合は、メールフォーム用のプラグインを用いることで簡単にメールフォームを設置できます。プラグインとは、機能を追加拡張できるプログラムのことです。
プラグインを用いるメリットは、専門知識がなくてもメールフォームを設置できる点です。
一方、プラグインによって利用できる機能や設定方法が異なる点や、セキュリティ対策を行う必要がある点に注意しましょう。理想的なフォームを作成できるプラグインを選択する必要があります。
フォーム作成ツールで作成する
3つ目は、フォーム作成ツールを用いる方法です。
フォーム作成ツールは、その名のとおりフォームの作成に特化したツールです。テンプレートが用意されており、設置する項目や回答方式などをカスタマイズすることで、簡単にメールフォームを作成できます。
フォーム作成ツールを活用するメリットは、誰でも気軽にメールフォームを作成できる点です。また、回答データの集計やアクセス数の解析、セキュリティ対策など、機能が充実しているツールもあります。
一方、ツールの導入や利用に費用がかかるのが難点です。
メールフォームを使用するメリット
メールフォームを使用するメリットは以下のとおりです。
- ユーザーの心理的ハードルを下げられる
- 回答の入力ミス防止につながる
- 自動返信機能などで業務効率化につなげられる
- 企業のメールアドレスを伏せて回答を受け付けられる
それぞれ解説します。
ユーザーの心理的ハードルを下げられる
メールフォームを設置する大きなメリットは、ユーザーの心理的ハードルを下げられることです。
電話をかけたり、メールを一から作成したりするのは、ユーザーにとって負担がかかります。また、問い合わせをしようと思ったら営業時間外であった、というケースも少なくありません。
メールフォームをWebサイトに設置することで、ユーザーがサイトから簡単に問い合わせられるようになります。問い合わせの心理的ハードルを下げることが可能です。また、24時間365日問い合わせを受け付けられるため、問い合わせをしたいユーザーが離脱してしまうのを防げます。
より気軽に問い合わせられるようにするためには、メールフォームに記入する項目数を減らす、記述式の設問を減らして選択式を増やす、などが効果的です。
回答の入力ミス防止につながる
回答の入力ミスを防止できるというメリットもあります。フォームから収集したデータを営業活動やマーケティングなどに活かすためには、正確な情報を収集することが欠かせません。
メールフォームには、入力内容を自動でチェックできる機能や、郵便番号から住所を自動で入力する機能などが搭載されています。これらの機能を活用することで、必須項目の入力漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報を収集できるのがポイントです。
また、自由記述を減らしてチェックボタンやラジオボタン、セレクトボックスなどの選択式の設問を増やし、ミスを防ぐという工夫もできます。
自動返信機能などで業務効率化につなげられる
メールフォームは、問い合わせ対応に関する業務を効率化できるのもメリットです。
メールフォームの中には、フォーム送信後に自動で返信できる機能を搭載したものもあります。一時対応にかかる手間を削減でき、スピーディーにお客様に対応することが可能です。返信メールに問い合わせのお礼や今後の流れなどを記載しておけば、見込み客との関係性構築にも役立ちます。
さらに、お客様の情報や問い合わせ対応のステータスを管理できるツールでメールフォームを作成することで、チーム全体でお客様に素早く対応できるようになります。
企業のメールアドレスを伏せて回答を受け付けられる
メールフォームを活用することで、企業のメールアドレスを伏せて回答を受け付けられるのも安心です。
問い合わせページに、メールフォームではなく企業の代表メールアドレスを公開している企業も多いでしょう。しかし、メールアドレスを公開することで、他社からの営業メールやスパムメールが増える可能性があります。
特に、代表メールアドレスを狙った攻撃には注意が必要です。近年では、Webサイト上で公開されているメールアドレスを自動収集できるプログラムを使い、攻撃するというケースが見られます。スパムメールはメールフォルダやサーバーを圧迫するだけではなく、ウイルス感染や個人情報の漏えいにつながるリスクもあります。
こうした被害を防ぐためには、代表メールアドレスを伏せ、メールフォームを公開して問い合わせを受け付けるのが効果的です。
メールフォームを使用するデメリット
一方、メールフォームを使用することには以下のようなデメリットもあります。
- 導入までの人的・金銭的コスト
- ウイルス感染などのセキュリティ面のリスク
メリットとデメリットを比較検討し、問い合わせを受け付ける方法について検討しましょう。
ここでは、メールフォームを使用するデメリットについて解説します。
導入までの人的・金銭的コスト
メールフォームの導入や運用、管理には、ある程度のコストがかかります。
メールフォームを自作する場合は、コーディングやセキュリティの知識を持った人材を見つけなければなりません。開発に時間がかかり、ほかの業務に影響を与えてしまう可能性もあります。外注する場合は、自社で人材を確保する必要がない分、一定の発注費用がかかります。
メールフォーム作成ツールを活用することで、コストを抑えてフォームを作成できるのが魅力です。しかし、多くの機能を使うためには有料プランの契約が必要になることも多く、月額利用料が発生します。
このように、メールフォームを導入するためにはコストがかかる点に注意しましょう。
また、導入後も問い合わせに対応する必要があるため、担当者を配置する必要があります。
ウイルス感染などのセキュリティ面のリスク
メールフォームには、セキュリティ面のリスクもゼロではありません。
メールフォームの設置は、代表メールアドレスの公開に比べて安全性が高い方法です。しかし、メールフォーム自体のセキュリティ対策を十分に行う必要があります。スパムからのウイルス感染や個人情報の漏えい、情報の改ざんといった被害を受ける可能性も否定できません。
セキュリティ面で問題が発生した場合、社会的信用の失墜や被害者からの損害賠償請求など、重大なトラブルにつながる恐れがあります。
フォームを安全に運用するためには、セキュリティ対策が徹底されたメールフォーム作成ツールを利用する、個人情報を扱う際のルールを策定する、フォーム管理者にセキュリティ教育を行う、などの対策が必要です。
【無料】メールフォーム作成ツールのおすすめ5選
ここでは、無料で使えるメールフォーム作成ツールのおすすめを5つ紹介します。
- Google Forms
- formrun
- Formzu
- Tayori
- SurveyMonkey
Google Forms
Google Formsは、Googleアカウントを持っている方なら無料で利用できるフォーム作成ツールです。フォームの作成・共有・回答の分析をオンライン上で完結できます。
Google Formsの魅力は、ドキュメントを作成するようにフォームを作成できる点です。質問項目をドラッグ&ドロップで並べ替えたり、複数の質問形式から選択したりして、理想的なフォームを作成できます。
色やフォント、背景画像などもカスタマイズできるため、デザイン性の高い洗練されたフォームを作成できるでしょう。
また、回答データが自動でグラフ化され、リアルタイムでチェックできるのもメリットです。Google Sheetsで詳細な分析やデータの加工も行えます。
formrun
formrunは、アンケートフォームや問い合わせフォーム、予約受付フォームなど、さまざまなフォームを簡単に作成できるツールです。
用途別に複数のテンプレートが用意されており、カスタマイズするだけで高品質なフォームをスピーディーに作成できます。
外部ツールと連携できるのもポイントです。SlackやChatworkと連携することで、フォーム送信時に自動で通知を飛ばせます。また、SFAやCRMなどと連携することで、フォームで収集したお客様の情報を一元管理できます。
無料プランでは、ファイルのアップロード機能やリアルタイムバリデーション、住所補完機能などの機能を利用可能です。有料プランでは、さらに条件分岐選択や資料請求フォームの作成、重複回答防止機能などを利用でき、より利便性がアップするでしょう。
Formzu
Formzuは、メールアドレスを入力するだけでメールフォームを作成できるツールです。問い合わせフォームや商品注文フォーム、宿泊予約フォームなどを作成できます。
Formzuの魅力は、無料プランでもPayPal決済（クレジットカード決済）を設定できる点です。フォーム送信時にPayPalを利用して支払いを完了できるため、イベントの参加申し込みや商品注文時に使えるフォームを作成できます。
また、SSL通信付きのフォームを作成できるのもメリットです。運営会社はプライバシーマークを取得しており、安心して利用できるでしょう。
ただし、無料プランではフォームに広告が表示されるのが難点です。また、フォームから投稿された情報の保存上限は1フォームあたり100件、自動返信メールの文字数は1メールあたり500文字まで、などの制限があります。
Tayori
Tayoriは、社内外からの問い合わせ対応に必要な機能が搭載されたツールです。フォーム作成はもちろん、FAQやアンケート、AIチャットを簡単に作成・運用できます。
フォーム作成機能では、テンプレートを活用して高品質なフォームを簡単に作成できます。フォームに入力された内容はリスト形式の受信箱で管理でき、スピーディーに対応できるでしょう。
また、フォームをFAQを組み合わせられるのもポイントです。フォームと連携させてFAQを表示させることで、問い合わせ数の削減やお客様満足度向上につながります。
無料プランでは、フォームとFAQ、アンケートをそれぞれ1つずつ作成できます。
SurveyMonkey
SurveyMonkeyは、専門家が作成した200種類以上のテンプレートを使えるフォーム作成ツールです。テンプレートを使って、高品質なフォームを効率よく作成できます。
SurveyMonkeyでは、ダッシュボードを利用して大量の回答を分析できるのが魅力です。データをチームと共有したり、別のソフトウェアにエクスポートして詳細に分析できたりもします。
SurveyMonkeyは、特にアンケートの作成に強みがあるツールです。AIがアンケートの作り方を丁寧にガイドしてくれ、作成後はアンケートが最適化されているかをスコアリングしてくれます。はじめてアンケートを作成する方でも、クオリティの高いアンケートを作成できるでしょう。
無料プランでは、1つのアンケートに質問を10個まで記載できます。ただし、収集できる回答の数には制限がある点に注意が必要です。
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また、フォームによって獲得したお客様を既存のメール配信グループに連携し、すぐにメールでのアプローチが可能です。ステップメールやシナリオメールといった、あらかじめ組んでおいてシナリオ通りにメールを配信する機能もあるので、効率的な追客が可能です。
詳細は以下をご確認ください。
まとめ
メールフォームは、ユーザーがメーラーを起動させることなく、Webサイトから直接問い合わせられるフォームです。メールフォームを設置することで、ユーザーの心理的ハードルを下げられ、ユーザーが負担なく問い合わせを送信できるようになります。また、企業のメールアドレスを公開することなく問い合わせに対応できるため、営業メールやスパムメールを防止できるのもメリットです。
メールフォームを効率よく作成したい方は、メールフォーム作成ツールを活用しましょう。テンプレートを利用して、誰でも高品質なメールフォームを作成できます。
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