ビジネスで確認メールを受信した際は、なるべく速やかに返信することが大切です。特にアポイントなどの用件は、相手を待たせる時間が短い方が良い印象を持ってもらえます。今回は、確認メールに返信する際のポイントについて例文やケース別の注意点を交えながらご紹介します

確認メールに返信する際のマナー

確認メールを受信したら、次の3つのポイントに従ってスムーズに返信しましょう。一般的にはメールを確認したら一言返信するのがマナーです。

確認したら速やかに返信する

ビジネスメール全般にいえる内容ではありますが、メールを確認したらできる限り速やかに返信することが重要です。当日中に返信できるとベターですが、難しい場合には24時間以内に返信しましょう。
メールは時間帯を気にせず送信できるのが長所ですが、深夜に取引先からのメールを確認した際は翌営業日の午前中に返信するのが一般的です。

件名は変更しない

メールに返信する際、件名は変更せずにそのままにしておきましょう。どのような用件なのかがひと目で分かるため、変更しない方が親切です。返信時に自動的に追加される「Re:」や引用文も消さずに残しておくことが望ましいです。 ただし、メールが複数回往復して「Re:」で埋まってしまいそうな場合は、1個だけ残して削除すると用件が消えずに済みます。

相手を思いやる言葉を入れる

確認メールを送る際は、相手に時間を割いて対応してもらっていることへの感謝を表す言葉を入れましょう。

「お忙しいところ恐れ入ります」「ご多用の中、ご対応いただきありがとうございます」「〇〇の概要をご案内いただきありがとうございます」など、相手を思いやる言葉を入れると、良い印象につながります。

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確認メールへ返信する際の例文

実際に確認メールへ返信する際に使える、2つの例文をご紹介します。

「ご確認ください」への返信

「ご確認ください」と書かれているメールには、できるだけ素早く返信するのがポイントです。返信が遅れるとスケジュール管理ができないビジネスパーソンだと判断されて、信頼低下につながる恐れがあるので注意が必要です。

内容の確認は長文を返信する必要はなく、宛名などを記載した後に
「資料を拝受いたしました」
「内容を確認いたしました。お忙しいところご配慮いただきありがとうございます」
などの表現で確認したことを伝えるのが一般的です。

「ご一読ください」への返信

「ご一読ください」は「本文を読んでおいてほしい」という依頼のメールなので、
「内容を確認いたしました」
というシンプルな返信で構いません。

丁寧に表現するのであれば、
「拝読いたしました」
などのように返信するケースもあります。本文を読み、内容を把握したということを伝えられるメールを返信しましょう。

ケース別の注意点

ここでは、確認メールに返信する際のケース別の注意点について解説します。

確認に時間がかかりそうな場合

確認メールへの返信は、なるべく早く行いましょう。確認・返信に時間がかかりそうな場合は、いつ頃までに確認が完了しそうか、目安だけでも先に返信しておくと親切です。

候補日を提示されている場合

アポイントの日程調整などで候補日を提示されているメールを受け取った場合は、必ず返信しなければなりません。相手から提示されている候補日の中でスケジュールに合うものがあればその候補日に設定したいと伝えますが、合わなければ具体的にいつであれば調整可能なのかを回答します。

具体的な日時が決まらなければ仕事が次に進まないため、候補日が含まれたメールへの返信は必要不可欠といえるでしょう。

メールの内容に疑問点がある場合

受け取ったメールの内容に疑問点や不明点がある場合は、返信メールで疑問点について質問し、できるだけ早い段階で解決しておくことが大切です。
自分で判断すると双方の理解に齟齬が出てしまう場合もあるので、少しでも疑問に思った点は必ず確認しましょう。質問が多くなる場合は箇条書きなどで分かりやすく伝えることも重要です。

質問だからといって、質問の語尾に「？」の記号を付記するのはビジネスメールにおいてはマナー違反です。疑問への返信を依頼する際は、「お忙しいところ恐縮ですが」のように丁寧なお願いの文面を記述しましょう。

自分がCCに入っている場合

CCとは、メールで複数の人々と情報を共有する際に使用される「カーボンコピー（Carbon Copy）」の略です。

自分のアドレスがToではなくCCに入っている場合、基本的には返信は必要ありません。通常、Toで受信した人が返信します。

「返信は不要」と記載されている場合

メール本文内に「返信は不要です。」と書かれている場合は、内容によって返信するかどうかを判断します。基本的には、返信不要と書かれているからといって返信してはいけないというわけではないので、短い文章でも返信するのが無難です。

まとめ

メールを受信したら速やかに内容を確認して、できるだけ早急に返信するのがビジネスマンとしてのマナーです。確認を必要とするメールは特に注意を払い、相手に不安を与えないためにもスピード感をもって返信することが大切です。

どのような確認メールに返信するのかによっても、注意するポイントは少しずつ異なります。用件を明確にした上で、適切な確認メールを送信・返信するように心がけましょう。