担当変更メールとは、人事異動や退職などで担当者が変わったことを顧客に知らせるために送るメールのことです。
しかし、どのようなことに気をつけてメールを作成したらいいかわからない方も多いでしょう。
また、前任者と後任者といった立場が違えば、送るべきメールの内容も変わります
今回は、担当変更メールを作成する際のマナーと状況別に例文をご紹介します。

担当変更メールのマナーを押さえよう

担当変更メールとは、人事異動や退職などで担当者が変わったことを顧客に知らせるメールのことです。企業で働いていると担当変更メールを送る機会は多々あるかと思います。担当を変更する場合、今まで担当していた顧客を後任者へ引き継いだり前任者から顧客の担当を任されたりと、状況に応じて立場は変わります。その際は、前任者、後任者どちらの場合でも必ず顧客へメールを送る必要が出てくる場面も出てきます。ここで、担当変更メールを送る際に押さえておきたいマナーをご紹介します。

基本的に前任者が顧客へ担当者が変更する旨のメールを送る

担当を変更する必要がある場合は、基本的にこれまで信頼関係を築き上げてきた前任者が、挨拶と合わせて担当者が変更する旨を伝えることがマナーです。人事異動や退職をする際は、様々な引き継ぎ作業に時間を取られて大変な場面ではありますが、これまでお世話になった顧客へ失礼のないよう、適切な挨拶メールを送り誠実な対応を心掛けましょう。

新しい担当者が営業や業務を始める前にメールを送る

担当変更のメールは、新しい担当者が業務を始める前に必ず送るようにしてください。何のお知らせもなく知らない人からメールが届いたり、前任者以外が会社に訪ねてきたりすると、顧客は驚いてしまいます。顧客を不安にさせないためにも、担当変更のメールは早めに送るようにしましょう。

担当変更の理由は簡潔にわかりやすく伝える

どのような理由で担当者が変更になるのかを説明しなければ、顧客は会社の対応に不信感や不安を抱いてしまいます。転勤や異動、退職が理由で担当者を変更する場合は、しっかりそのいずれかの事情で担当が変わる旨を伝えましょう。なお、異動や退職をする理由までは具体的に説明する必要はありません。

「いつ、誰が」後任の担当者になるのかをしっかりと明記する

担当者を変更する際に、一番顧客に伝えなければいけないことは「いつ、誰が」後任の担当者になるかということです。どのタイミングで担当者が変更になるかわからないと、急ぎの案件や重要な連絡が前任者に届いてしまい、対応が遅れたりする恐れがあります。また、誰が次の担当者なのかという明記がないと、顧客は新しい担当者を迎え入れる心構えができません。スムーズに引き継ぎを行うためにも「いつ、誰が」担当を引き継ぐのかという情報をメールに記載して送りましょう。

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担当変更メールに必要な情報

担当者の変更を伝えるメールに最低限必要な情報は、「担当者が変更になる理由」「いつから担当者が変更になるのか」「後任の担当者は誰になるのか」「これまでの御礼」の4つになります。

退職や転勤など、なぜ担当者が変更になるのかを伝えた上で、具体的にいつから新しい担当者に切り替わるのかを伝えましょう。また、後任の担当者が誰になるのかを明記しておかなければ、先方に用事が生じたときにスムーズに自社に連絡を入れてもらうことができなくなるため注意が必要です。
メールの最後には、これまでお世話になったことへの感謝も添えておくと親切です。

業務をスムーズに引き継ぐためには

担当者変更にあたって業務をスムーズに引き継ぐためには、次の2点が重要になります。

業務内容の共有を徹底する

新しい担当者を含めた部門内のメンバーに、自身が受け持っていた業務内容の共有を徹底して行いましょう。
自分が抱えている業務がすべて明らかになっていない状態で新しい担当者に引き継ぐと、後から不明点が出てきてしまい新しい担当者が対応に苦労する可能性があるためです。

普段から社内でコミュニケーションを取るようにする

普段から社内でコミュニケーションを取るようにすることも、業務の引き継ぎをスムーズにするために大切です。
日頃からコミュニケーションをはかっておくことで、部門内のメンバーに自分の担当している業務について理解してもらいやすくなるため、いざ引き継ぎを行う際にスムーズに完了できる可能性が高くなります。

前任者が担当変更メールを送る際のポイントと例文

担当変更メールを送る際のマナーをご紹介しましたが、実際どのような文章を作成すればよいのかわからない方も多いかと思います。そこで、前任者が顧客へ担当変更メールを送る際に押さえておきたいポイントと、参考にできる例文をまとめました。

メール作成時のポイント

新担当者と顧客の信頼関係が築きやすくなるような文章を意識する

担当者変更をお知らせする内容の中に新しい担当者の紹介文を添えることにより、顧客は「どのような人が次の担当者になるのか」イメージしやすくなります。

感謝の気持ちを込めた温かみのある文章を作成する

担当変更メールを送る際は、お世話になった顧客へ感謝の意を示すことも大切です。感謝の気持ちを伝えて気持ち良く引き継ぎを完了させましょう。また、新担当者と直接挨拶しに伺う予定がある場合は、その旨もしっかり伝えておきましょう。

担当変更の理由に合わせた内容にする

担当変更の理由は「異動」「退職」「産休」など様々な事象が考えられます。状況に応じて適切な文章を作成することで、引き継ぎをスムーズに行いましょう。

人事異動の際に顧客へ送るメールの例文

退職の際に顧客へ送るメールの例文

産休の際に顧客へ送るメールの例文

新しい担当者が担当変更メールを送る際のポイントと例文

基本的に担当変更のメールは前述の例のように前任者が顧客へ送るのがマナーですが、事情や状況に応じて新しい担当者が担当変更の旨のメールを送る場合もあります。また、担当変更する場合、新しい担当者はこれから担当になる旨の挨拶メールも送らなければいけないので、メール作成時のポイントと例文はしっかりと押さえておきましょう。

メール作成時のポイント

初めてビジネスメールを送る相手になるため件名や本文の内容を意識して書く

新しく担当者になる方は、初めて顧客にメールを送ることになるため、件名で顧客が「誰からきたどのような内容のメールなのか」を把握できるように作成しましょう。そのため、「件名：初めまして」などのシンプル過ぎる内容は誰から送られてきたものかわからないため、スルーされてしまう恐れがあります。必ず件名には「要件と名前」を入れるようにしましょう。

（例）件名：株式会社〇〇　〇〇【新任のご挨拶】

どのような業務に携わってきたのかなどの自己紹介を軽く入れる

挨拶や担当者変更のメールを送る際は、自身がどのような業務に携わってきたのかなどの自己紹介を入れて、人柄や実力がわかるようにしましょう。そうすることで、顧客が新しい担当者のイメージを掴みやすくなるため、初めて対面する際もコミュニケーションが取りやすくなります。

初めてメールを送る相手でも「お世話になっています」という言い回しが基本

基本的にビジネスメールの場合は、初めてメールを送る顧客であっても、「お世話になっています」という言い回しを活用します。ビジネスマナーとしてしっかり押さえておきましょう。

後日挨拶のために訪問する旨を添える

担当者を変更するにあたって、後日挨拶のために訪問する旨を添えることも大切です。
着任の挨拶をメールで行うのは、あくまでも取り急ぎの連絡であり、挨拶に伺うまでに先方の担当者が前任の担当者に連絡してしまうなどの不都合を避けることが目的です。

本来は直接訪問して着任の挨拶を行うのがマナーであるため、メールの本文中に「まずはメールでご挨拶させて頂きます」といった内容を添えて、後日訪問の際に改めて挨拶させて頂くことを伝えましょう。

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顧客へ送るメールの例文

例文やマナーを押さえて担当変更メールを作成しよう

担当が変更する際は、顧客へしっかりと連絡をしなければいけません。何の連絡もなしに、いきなり担当者が変更されていたら、顧客はあなた方の会社に不信感を抱き、これまで築き上げた信頼関係を失う可能性もあります。そのため、前任者と新しい担当者はこれからもいい関係性を継続できるように、ビジネスマナーに気をつけながら、必ず担当変更メールを送るようにしましょう。なお、担当変更メールで連絡をした後は、前任者と新しい担当者は一緒に顧客の会社を訪問してください。直接挨拶した方が丁寧なので、できるだけ時間を見つけて顧客の所へ足を運ぶようにしておくといいかもしれません。また、担当変更メールの作成者が前任者か新しい担当者かによって内容が大きく変わるので、今回ご紹介した例文をぜひ、参考にしてください。

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