担当変更メールとは、人事異動や退職などで担当者が変わったことを顧客に知らせるために送るメールのことです。
しかし、どのようなことに気をつけてメールを作成したらいいかわからない方も多いでしょう。
また、前任者と後任者といった立場が違えば、送るべきメールの内容も変わります。
今回は、担当変更メールを作成する際のマナーと状況別に例文をご紹介します。

担当変更メールのマナーを押さえよう

担当変更メールとは、人事異動や退職などで担当者が変わったことを顧客に知らせるメールのことです。企業で働いていると担当変更メールを送る機会は多々あるかと思います。担当を変更する場合、今まで担当していた顧客を後任者へ引き継いだり前任者から顧客の担当を任されたりと、状況に応じて立場は変わります。その際は、前任者、後任者どちらの場合でも必ず顧客へメールを送る必要が出てくる場面も出てきます。ここで、担当変更メールを送る際に押さえておきたいマナーをご紹介します。

担当変更メールを送るタイミング

担当変更メールを送るタイミングの目安としては、変更日の2〜3週間前が理想的で、どんなに遅くても1週間前には送るようにしましょう。

タイミングが遅れてしまうと、取引先側で後任者への引き継ぎ準備が間に合わなかったり、直接の挨拶の機会を設けにくくなったりする恐れがあります。

なお、異動や退職の情報を社外にいつ公表してよいかは会社ごとにルールが異なるため、メールを送る前に必ず上司へ確認しておくと安心です。

基本的に前任者が顧客へ担当者が変更する旨のメールを送る

担当を変更する必要がある場合は、基本的にこれまで信頼関係を築き上げてきた前任者が、挨拶と合わせて担当者が変更する旨を伝えることがマナーです。人事異動や退職をする際は、様々な引き継ぎ作業に時間を取られて大変な場面ではありますが、これまでお世話になった顧客へ失礼のないよう、適切な挨拶メールを送り誠実な対応を心掛けましょう。

新しい担当者が営業や業務を始める前にメールを送る

担当変更のメールは、新しい担当者が業務を始める前に必ず送るようにしてください。何のお知らせもなく知らない人からメールが届いたり、前任者以外が会社に訪ねてきたりすると、顧客は驚いてしまいます。顧客を不安にさせないためにも、担当変更のメールは早めに送るようにしましょう。

担当変更の理由は簡潔にわかりやすく伝える

どのような理由で担当者が変更になるのかを説明しなければ、顧客は会社の対応に不信感や不安を抱いてしまいます。転勤や異動、退職が理由で担当者を変更する場合は、しっかりそのいずれかの事情で担当が変わる旨を伝えましょう。なお、異動や退職をする理由までは具体的に説明する必要はありません。

「いつ、誰が」後任の担当者になるのかをしっかりと明記する

担当者を変更する際に、一番顧客に伝えなければいけないことは「いつ、誰が」後任の担当者になるかということです。どのタイミングで担当者が変更になるかわからないと、急ぎの案件や重要な連絡が前任者に届いてしまい、対応が遅れたりする恐れがあります。また、誰が次の担当者なのかという明記がないと、顧客は新しい担当者を迎え入れる心構えができません。スムーズに引き継ぎを行うためにも「いつ、誰が」担当を引き継ぐのかという情報をメールに記載して送りましょう。

なお、担当変更メールに最低限必要な情報は次の4つです。

• 担当者が変更になる理由
• いつから担当者が変更になるのか
• 後任の担当者は誰になるのか
• これまでの御礼

関連記事はこちらビジネスメールの宛名の書き方｜社内・社外の基本マナーと例文を解説

関連記事はこちら【例文付】ビジネスメールの返信マナーや書き方を解説

件名を分かりやすくする

担当変更メールの件名は、受信者が開封する前に内容を判断できることが重要です。「ご挨拶」や「お知らせ」のみのシンプルな件名では、数多く届くメールの中で見落とされてしまう可能性があります。

件名には「用件＋会社名・氏名」を必ず入れましょう。

（例）【担当者変更のお知らせ】株式会社〇〇 〇〇

一斉送信の場合はBCCを使う

基本的に担当変更のメールは、個別にメールを送るほうが丁寧な印象を与えられます。

しかし、どうしても配信先が多く複数の取引先へまとめて送りたい場合は、宛先の指定方法に注意が必要です。TOやCCに複数の取引先のメールアドレスを並べて送信すると、他社にアドレスが見えてしまい情報漏洩の原因になります。

一斉送信する際は、宛先（TO）に自分自身のアドレスを入れ、残りの送信先はすべてBCCに設定しましょう。なお、重要度の高い取引先については、個別にメールを送るほうが丁寧な印象を与えられます。

しかし、BCCでの配信も宛先の設定ミスによる事故も多いのが実情です。複数の取引先に一斉送信をする場合は、メール配信システムを活用するのが安全です。

株式会社ラクスでは、誰でもカンタンに一斉配信ができるメールマーケティングサービス「配配メール」（新名称：「楽楽メールマーケティング」）を提供しています。詳細は以下からご確認ください。

誰でもカンタンにメール配信ができる「配配メール」（新名称：「楽楽メールマーケティング」）とは？

前任者が担当変更メールを送る際のポイントと例文

担当変更メールを送る際のマナーをご紹介しましたが、実際どのような文章を作成すればよいのかわからない方も多いかと思います。そこで、前任者が顧客へ担当変更メールを送る際に押さえておきたいポイントと、参考にできる例文をまとめました。

メール作成時の3つのポイント

前任者が担当変更メールを送る際は、以下の3点を意識しましょう。

・新担当者と顧客の信頼関係が築きやすくなるような文章を意識する
担当者変更をお知らせする内容の中に新しい担当者の紹介文を添えることで、顧客は「どのような人が次の担当者になるのか」イメージしやすくなります。

・感謝の気持ちを込めた温かみのある文章を作成する
お世話になった顧客へ感謝の意を示すことも大切です。新担当者と直接挨拶しに伺う予定がある場合は、その旨もしっかり伝えておきましょう。

・担当変更の理由に合わせた内容にする
担当変更の理由は「異動」「退職」「産休」など様々です。状況に応じた文章を作成し、引き継ぎをスムーズに行いましょう。

人事異動の際に顧客へ送るメールの例文

退職の際に顧客へ送るメールの例文

産休の際に顧客へ送るメールの例文

新しい担当者が担当変更メールを送る際のポイントと例文

基本的に担当変更のメールは前述の例のように前任者が顧客へ送るのがマナーですが、事情や状況に応じて新しい担当者が担当変更の旨のメールを送る場合もあります。また、担当変更する場合、新しい担当者はこれから担当になる旨の挨拶メールも送らなければいけないので、メール作成時のポイントと例文はしっかりと押さえておきましょう。

メール作成時の4つのポイント

新しい担当者が担当変更メールを送る際は、以下の4点を押さえましょう。

・件名や本文の内容を意識して書く
初めて顧客にメールを送ることになるため、件名で「誰からどのような内容か」を把握できるようにしましょう。
「件名：初めまして」のようなシンプル過ぎる件名は避け、「要件と名前」を入れます。
（例）件名：株式会社〇〇 〇〇【新任のご挨拶】

・自己紹介を軽く入れる
どのような業務に携わってきたのかを軽く紹介し、顧客が新しい担当者のイメージを掴みやすいようにしましょう。

・「お世話になっています」という言い回しを使う
初めてメールを送る相手であっても、ビジネスメールでは基本の言い回しとして使用します。

・後日挨拶のために訪問する旨を添える
メールはあくまで取り急ぎの連絡であることを伝え、後日直接訪問して挨拶する旨を添えましょう。

関連記事はこちらメールの署名デザインテンプレート18選｜スマホ設定・NG例つきで作成から設定方法まで解説

顧客へ送るメールの例文

担当変更メールを受け取った際の返信マナーと例文

担当変更のメールを受け取ったら、内容を確認したうえで、できるだけ早く返信するのが基本のマナーです。前任者への感謝や労いの言葉と、後任者を迎え入れる旨をあわせて伝えることで、今後も良好な関係を維持できます。

前任者への返信メールの例文

後任者への返信メールの例文

社内向け担当変更・異動の挨拶メールのポイントと例文

社外の取引先だけでなく、社内の関係者にも異動や担当変更を伝える必要があります。社内向けは形式張った挨拶よりも、引き継ぎ状況など実務的な情報を明確に伝えることを意識しましょう。

部署異動の挨拶メールの例文

業務をスムーズに引き継ぐためには

担当者変更にあたって業務をスムーズに引き継ぐためには、次の2点が重要になります。担当者変更にあたって、新しい担当者を含めた部門内のメンバーへ業務内容の共有を徹底することが重要です。顧客とのやり取りの経緯もあわせて共有しておくと、引き継ぎ後の対応漏れを防げます。

普段からチームメンバー間でメールのやり取りを共有しておけば、いざというときの引き継ぎ工数も短縮できるでしょう。メールの共有・管理ができる「楽楽自動応対」（旧名称：「メールディーラー」）を活用すれば、チームメンバーのメールのやり取りをいつでも確認できる上、ドメイン単位で顧客とのやり取りの履歴をワンクリック検索できるため、担当者変更がスムーズに行えます。

メールディーラーについてさらに詳しく知りたい方は、下記からご確認ください。

応対履歴をワンクリックで表示できる「楽楽自動応対」とは

例文やマナーを押さえて担当変更メールを作成しよう

担当が変更する際は、顧客へしっかりと連絡をしなければいけません。何の連絡もなしに、いきなり担当者が変更されていたら、顧客はあなた方の会社に不信感を抱き、これまで築き上げた信頼関係を失う可能性もあります。そのため、前任者と新しい担当者はこれからもいい関係性を継続できるように、ビジネスマナーに気をつけながら、必ず担当変更メールを送るようにしましょう。なお、担当変更メールで連絡をした後は、前任者と新しい担当者は一緒に顧客の会社を訪問してください。直接挨拶した方が丁寧なので、できるだけ時間を見つけて顧客の所へ足を運ぶようにしておくといいかもしれません。また、担当変更メールの作成者が前任者か新しい担当者かによって内容が大きく変わるので、今回ご紹介した例文をぜひ、参考にしてください。

関連記事はこちらビジネスメールの書き方とマナー【例文あり】

関連記事はこちら謝罪メールの書き方と例文集｜ビジネスで使えるシーン別テンプレート

関連記事はこちら【徹底解説】退職メールの目的やマナー、例文を詳しく紹介