【展示会の集客手法まとめ】事前の施策から当日のポイントまで

展示会はビジネスの世界で重要なマーケティングの場であり、効果的な集客が成功の鍵を握ります。
本記事では、展示会への集客を最大化するための施策についてまとめました。事前準備から当日の運営、さらには展示会後のフォローアップまで、ステップごとに解説します。

展示会の集客に失敗しないために必要なポイント

活気あふれる展示会は、自社の商品やサービスを多くの人に知ってもらう絶好の機会です。しかし、せっかく出展しても、集客に失敗してしまっては意味がありません。ここでは、展示会の集客で失敗しないための7つのポイントを詳しく解説します。

展示会出展の目的・ゴールを明確にする

展示会出展の成功には、明確な目的とゴール設定が不可欠です。単に「出展すること」自体を目的にするのではなく、具体的な成果を想定しましょう。

たとえば、新規顧客の獲得数、商談件数、ブランド認知度の向上など、測定可能な指標を設定します。これにより、ブースデザインや商談方法、プレゼンテーション内容など、全ての準備を目的達成に向けて最適化できるでしょう。

また、目標設定は社内の意識統一にも役立ちます。出展後の評価基準も明確になり、次回の改善点を見出しやすくなります。目的とゴールを明確にすることで、リソースの効率的な活用と効果的な展示会戦略の立案が可能となるでしょう。

事前の集客を行う

展示会当日の集客を成功させるには、事前の集客活動が重要です。自社のウェブサイトやSNS、メールマガジンなどを活用し、出展情報を積極的に発信しましょう。

特に既存顧客や見込み客に対して、ブース番号や展示内容、特別なプレゼンテーションの時間などを事前に告知します。

また、事前予約制の商談枠を設けるのも効果的です。業界誌や専門メディアへのプレスリリース配信も検討しましょう。さらに、展示会主催者が提供する事前登録者リストを活用し、ターゲット層へのアプローチも忘れずに行います。

事前集客により、当日のブース来場者数を増やすだけでなく、質の高い商談機会を確保できるでしょう。

ブースの設計にこだわる

魅力的なブース設計は、来場者の注目を集め、入りやすい雰囲気を作り出す重要な要素です。まず、ブースの全体的なレイアウトを考え、来場者の動線を意識しましょう。製品やサービスを効果的に展示し、説明スペースも確保します。

また、ブースの外観デザインは、遠くからでも目を引くよう、企業カラーや大きなロゴを使用するなど工夫が必要です。照明や音響にも気を配り、快適な空間を創出します。

さらに、来場者が気軽に立ち寄れるよう、オープンな雰囲気作りを心がけましょう。たとえば、入り口に障害物を置かない、スタッフの立ち位置を工夫するなどの配慮が効果的です。魅力的で入りやすいブース設計により、より多くの来場者との接点を生み出せるでしょう。

来場者へのアフターフォローも実施する

展示会後のアフターフォローは、見込み客の獲得と商談成立の可能性を高める重要な施策です。展示会中に収集した名刺やリード情報を整理し、迅速にフォローアップを行いましょう。まず、お礼メールを送り、展示会での対話を思い出してもらいます。その際、商談の続きや追加情報の提供を提案します。

また、展示会で紹介できなかった製品やサービスの情報も送付するのも良いでしょう。重要度の高い見込み客には、電話でのフォローアップも効果的です。

さらに、展示会後のセミナーや製品デモンストレーションへの招待も検討しましょう。アフターフォローを計画的に実施することで、展示会で芽生えた興味を実際の商談や成約へとつなげられるでしょう。

【展示会の集客】事前の集客施策

ここでは、展示会を成功に導くための事前集客施策を網羅的に解説します。

メールDMの送付

メールDMは、コスト効率が高く、即時性のある集客手法とされています。既存顧客や見込み客のリストを活用し、展示会の案内を効果的に行えます。

メールの件名は開封率を高めるよう工夫し、本文では展示会の概要、自社ブースの場所、展示内容、特別イベントなどを簡潔に伝えましょう。また、事前予約制の商談枠を設けている場合は、その案内も含めるのがおすすめです。

メールの送信タイミングも重要で、展示会の1〜2ヶ月前から段階的に送ることで、認知度を高めつつ、直前の来場喚起も行えます。

さらに、メール本文にはリンクを含め、詳細情報や事前登録ページへ誘導することで、確実な集客につなげられるでしょう。パーソナライズされたメッセージを使用することで、より高い反応率を期待できるでしょう。

DM・招待状の送付

紙媒体のDMや招待状は、受け取った相手に特別感を与え、印象に残りやすい集客手法です。デザインや素材にこだわり、企業や展示会の雰囲気を伝えられます。内容には、展示会の概要、日時、場所、自社ブースの位置、主な展示内容などを明記します。

また、来場特典や限定イベントの案内を含めることで、来場意欲を高められるでしょう。招待状形式の場合、個人名を記載することでより強い来場意識を持たせられます。

送付のタイミングは展示会の1〜2ヶ月前が適切で、遠方の顧客には早めに送ることで、スケジュール調整の時間を確保できます。返信用はがきやQRコードを同封し、来場予定の確認を行うことで、より確実な集客計画を立てられます。

電話での案内

電話での案内は、直接的かつパーソナルなアプローチが可能な集客手法です。特に重要顧客や見込み度の高い潜在顧客に対して効果的です。電話では、展示会の概要説明だけでなく、相手の興味や課題に合わせた情報提供ができます。たとえば、新製品のデモンストレーションや業界トレンドのセミナーなど、来場者にとって価値ある情報を強調しましょう。

また、事前予約制の商談枠がある場合は、その場で予約を取ることも可能です。電話のタイミングは展示会の2〜3週間前が適切で、相手の都合を考慮しつつ、スケジュール調整の余地を残せます。

ただし、一方的な案内にならないよう注意し、相手の反応を見ながら会話を進めることが重要です。電話後のフォローアップとして、詳細情報をメールで送付するなど、複数のタッチポイントを設けることで、より確実な来場につなげられます。

SNSでの告知

SNSを活用した告知は、幅広い層へのリーチと即時性が特徴の集客手法です。X、Facebook、Instagramなど、業界や対象顧客に合わせてプラットフォームを選択しましょう。

投稿内容は、展示会の概要、自社ブースの見どころ、特別イベントの案内などを、画像や動画を交えて視覚的に魅力的に伝えましょう。ハッシュタグを効果的に使用し、展示会関連の話題に参加することで露出を増やせます。

また、カウントダウン投稿や出展準備の様子を共有するなど、継続的な情報発信で関心を持続させられるでしょう。フォロワーとのエンゲージメントを高めるため、質問への迅速な返答や、来場者参加型のキャンペーンの実施も効果的です。

Web広告を使った配信

Web広告は、ターゲットを絞った効率的な集客が可能な手法です。Facebook広告や、Google広告などを活用し、業界、職種、地域などの条件で対象者を限定できます。また、リターゲティング広告を利用し、自社サイトの訪問者や過去の展示会参加者に再度アプローチすることも効果的です。

広告のクリエイティブは、展示会の魅力や自社ブースの特徴を簡潔に伝え、クリック率を高める工夫が必要です。

広告の配信期間は、展示会の1〜2ヶ月前から開始し、開催直前にかけて徐々に予算を増やすなど、戦略的な運用が重要です。さらに、ランディングページを作成し、広告からの流入者に対して詳細情報や事前登録フォームを提供することで、確実な集客につなげられます。広告効果の測定と最適化を行い、より効率的な予算配分を心がけましょう。

自社サイトでの告知

自社ウェブサイトでの告知は、既存顧客や興味を持った潜在顧客に直接アプローチできる重要な集客チャネルです。トップページにバナーを設置したり、特設ページを作成したりして、展示会情報を目立つように掲載します。

特設ページには、展示会の概要、日時、場所、自社ブースの位置、主な展示内容、特別イベントなどの詳細情報を掲載します。また、事前登録フォームを設置し、来場予定者の情報収集も行いましょう。

ブログやニュースセクションを活用し、展示会に向けた準備状況や見どころを定期的に更新することで、継続的な関心を喚起できます。さらに、過去の展示会の様子や顧客の声を掲載することで、来場のメリットをより具体的に伝えられます。

プレスリリースの配信

プレスリリースの配信は、メディアを通じて幅広い層に展示会情報を伝える効果的な集客手法です。業界専門誌やオンラインニュースサイト、一般メディアなど、ターゲット層に合わせて配信先を選定します。

プレスリリースの内容は、展示会の概要はもちろん、自社の出展の意義や注目ポイント、新製品やサービスの発表予定など、ニュース性の高い情報を盛り込みましょう。画像や動画素材も用意し、視覚的な訴求も行います。

また、業界トレンドや社会課題との関連性を示すことで、より多くのメディアに取り上げられる可能性が高まります。配信のタイミングは、展示会の1〜2ヶ月前が適切で、メディアの締め切りを考慮しましょう。さらに、主要メディアには個別にアプローチし、取材の機会を設けることで、より詳細な情報発信が可能になります。プレスリリース配信後のフォローアップも忘れずに行い、確実な掲載につなげましょう。

【展示会の集客】当日行う集客施策

ここでは、展示会当日に主に会場内で行う集客施策を解説します。

チラシを配布する

チラシの配布は、会場内で直接来場者にアプローチできる効果的な集客方法です。

チラシのデザインは目を引くものにし、自社ブースの場所、主な展示内容、特別イベントの時間などを明確に記載します。また、QRコードを添付し、詳細情報へのアクセスを容易にするのも良いでしょう。

配布場所は、会場入り口付近や人が集まるエリアを中心に選びます。ただ配布するのではなく、声をかけて簡単な会話とともにチラシを手渡すことが効果的です。自社ブースの見どころを伝えることができれば、より確実にブースへの誘導ができるでしょう。

また、チラシにクーポンや特典情報を記載することで、ブース来訪のインセンティブを提供できるでしょう。配布するスタッフの態度や服装にも気を配り、好印象を与えることが重要です。

ノベルティを配布する

ノベルティの配布は、来場者の記憶に残りやすく、ブースへの誘引力が高い集客手法です。

ノベルティの選択は重要で、展示会のテーマや自社の事業内容に関連したものが効果的です。また、実用性が高く、長期間使用されるものを選ぶことで、ブランド認知の持続につながります。たとえば、エコバッグ、ボールペン、タンブラー、モバイルバッテリーなどが人気です。ノベルティには必ず企業名やロゴ、連絡先を印刷し、後日のコンタクトにつなげます。

また、SNSでの投稿を促すようなユニークなノベルティを用意することで、口コミ効果も期待できます。ノベルティの数量は十分に確保し、会期中に品切れとならないよう注意しましょう。

配布方法としては、ブース来訪者全員に配布する方法と、商談や資料請求をした人限定で配布する方法があります。

SNSで会場の様子を共有する

展示会当日のSNS活用は、リアルタイムでの情報発信と集客に効果的です。会場の雰囲気や自社ブースの様子、人気展示物、デモンストレーションの瞬間など、視覚的に魅力的なコンテンツを投稿しましょう。ライブ配信機能を使用すれば、会場に来られない人にも臨場感を伝えられます。投稿の際は、展示会公式のハッシュタグを使用し、より多くの人の目に触れるようにします。

また、来場者参加型の投稿も効果的です。たとえば、ブースで撮影した写真をハッシュタグ付きで投稿してもらい、抽選でプレゼントを贈るなどのキャンペーンを実施できます。さらに、他の出展者や講演者とのコラボレーション投稿も、相互の集客につながるでしょう。

SNSでの質問や問い合わせにはリアルタイムで対応し、興味を持った人をすぐにブースへ誘導できるよう心がけましょう。定期的な投稿で、会場内外の人々の関心を持続させることが重要です。

ブース内でイベントを実施する

ブース内でのイベント実施は、来場者の関心を引き、滞在時間を延ばす効果的な集客施策です。製品デモンストレーションや、ミニセミナー、ワークショップなど、来場者が直接参加できるイベントは特に効果的です。

たとえば、新製品の体験会を開催し、実際に製品に触れる機会を提供することで、具体的な商談につなげやすくなるでしょう。また、業界エキスパートによる短時間のトークセッションを定期的に行うことで、専門知識を求める来場者を引き付けられます。

具体的なイベント案としては、以下のようなものが考えられます

• 製品の使い方講座：自社製品の効果的な活用法を実演
• VR体験コーナー：製品やサービスをバーチャルで体験
• クイズラリー：ブース内を巡るクイズで商品知識を深める
• 専門家による個別相談会：来場者の課題に直接アドバイス
• ライブペインティング：製品を使用したアート制作の実演

これらのイベントは、事前にSNSや会場内で告知し、時間を指定して行うことで、より多くの集客が見込めます。また、イベント参加者には特別な特典やノベルティを用意することで、参加意欲を高められるでしょう。イベントを通じて収集した参加者情報は、後日のフォローアップに活用しましょう。

展示会ブース設計のポイント

続いて、展示会ブースを設計する際のポイントを詳しく解説します。

ブースの位置とレイアウトの工夫

ブースの位置選択は重要で、通路の角や入り口付近など人通りの多い場所が理想的です。

レイアウトは、来場者の動線を考慮し、スムーズな流れを作ります。製品展示、商談スペース、資料配布エリアなどを効果的に配置し、混雑を避けつつ、十分な滞在時間を確保できるよう設計します。

また、オープンな雰囲気を作り、来場者が気軽に立ち寄れるよう工夫しましょう。

内容を伝えるメッセージで目を引く

ブースの外観デザインは、遠くからでもひと目で内容が伝わるよう工夫します。大きく明確な文字や画像を使用し、自社の主要メッセージや製品の特徴を簡潔に表現しましょう。色使いやライティングにも注意を払い、視覚的な印象を強めます。

また、デジタルサイネージやモニターを活用し、動きのある情報発信で注目を集めることも効果的です。キャッチコピーは簡潔で印象的なものを選び、来場者の興味を引き出しましょう。

顧客のニーズに応える出展内容にする

展示内容は、顧客の具体的なニーズや課題に焦点を当てたものにします。事前のマーケットリサーチや過去の展示会でのフィードバックを活用し、最も関心の高いテーマや製品を中心に展示します。

実際の使用シーンを再現したり、具体的な問題解決方法を提示したりすることで、来場者の共感を得やすくなるでしょう。

また、業界トレンドや最新技術を取り入れた展示も、注目を集める効果があります。

スタッフの対応も重要

ブース内でのスタッフの対応は、来場者の印象を左右する重要な要素です。適切な人数を配置し、来場者を待たせないようにします。スタッフは製品知識を十分に身につけ、質問に的確に答えられるよう準備しましょう。

また、積極的に来場者に声をかけつつも、押し付けがましくならないよう注意が必要です。スタッフの服装や態度も統一し、プロフェッショナルな印象を与えることが大切です。来場者の情報収集と記録のプロセスも効率的に行えるよう、事前にトレーニングしておきましょう。

展示会の集客で注意すべきポイント

ここでは、展示会集客で失敗しないために注意すべき3つのポイントを解説します。

声掛けのしすぎはNG

展示会での過度な声掛けは、来場者に不快感を与え、逆効果になる可能性があります。スタッフは、来場者の様子を見極め、適切なタイミングで声をかけることが重要です。興味を示している来場者には丁寧に対応し、情報提供を行いますが、立ち止まっただけの人や、他のブースを見ている人には無理に声をかけないようにしましょう。

また、声掛けの内容も重要で、一方的な製品説明ではなく来場者のニーズや関心事を聞き出すような質問から始めることが効果的です。たとえば、「何かお探しのものはありますか？」「どのような課題をお持ちですか？」といった開かれた質問を用いると良いでしょう。

奇抜なブース装飾はNG

展示会のブース装飾において、過度に奇抜なデザインは避けるのがおすすめです。

たしかに、目立つことで注目を集めやすくなりますが、それが自社のブランドイメージや展示会の目的と合致していない場合、逆効果になる可能性があります。シンプルかつ洗練されたデザインを心がけ、自社の製品やサービスの特徴を効果的に伝えることに注力しましょう。

色使いは企業カラーを基調とし、統一感のある装飾を心がけます。また、ブースの構造も、来場者が入りやすく、製品やサービスを見やすい設計にすることが重要です。照明や音響にも気を配り、落ち着いた雰囲気で商談ができる環境を整えましょう。

ブースの雰囲気にも気を配る

ブースの雰囲気作りは、来場者の滞在時間や商談の成功率に大きく影響します。まず、ブースのエントランスは開放的で入りやすい設計にし、来場者が気軽に立ち寄れるようにします。内部は明るく清潔感のある空間を心がけ、適度な照明と音響で快適な環境を創出しましょう。

また、商談スペースは他の来場者から少し離れた場所に設置し、落ち着いて話ができるよう配慮します。展示物やパネルの配置は、来場者の動線を考慮し、自然に流れるように設計します。

参加者へのアフターフォローの方法は？

せっかく多くの来場者と出会っても、アフターフォローを怠ればせっかくの機会を逃してしまいます。ここでは、展示会参加者へのアフターフォロー方法を網羅的に解説します。

メールでのアプローチ

展示会後のメールアプローチは効果的なフォロー方法です。まず、お礼のメールを送り、具体的な商談内容や提供した情報を振り返ります。その後、追加情報や関連資料を提供し、興味を持続させましょう。段階的なメール配信で、製品詳細、事例紹介、特別オファーなどを伝えます。

個人個人に合わせたメッセージを心がけ、受信者の関心に合わせた内容を提供するのがおすすめです。適切な頻度でメールを送信し、押し付けがましくならないよう注意しましょう。

アンケートの実施

アンケートは、顧客フィードバックを得る有効な手段です。展示会での体験、興味を持った製品、今後の需要などについて質問します。オンラインフォームを使用し、回答しやすい環境を整えましょう。アンケート結果は、製品開発やサービス改善に活用できます。

また、回答者には特典を用意するなど、参加意欲を高める工夫も効果的です。得られた情報をもとに、個別のフォローアップ計画を立てることで、より的確な顧客対応が可能になります。

電話等でのインサイドセールス

電話によるフォローアップは、直接的かつ個人的なアプローチが可能です。展示会での対話を振り返り、追加情報の提供や質問への回答を行います。押し売りにならないよう、相手の反応を見ながら進めることが重要です。

また、オンラインミーティングツールを活用し、製品デモンストレーションや詳細な説明も行えます。電話やオンライン面談は、メールでは伝えきれない細かなニュアンスや即時の反応を得られる利点があります。顧客の都合に合わせて柔軟に対応し、信頼関係を構築しましょう。

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まとめ

展示会での効果的な集客は、綿密な計画と実行によって実現されます。

まず、明確な目的設定が重要です。具体的な目標を定め、それに向けた集客戦略を立てることで、全ての活動に一貫性を持たせられます。自社の特性や目標に合わせた戦略を立案・実行することで、展示会での集客効果を最大化し、ビジネスチャンスの創出につなげられるでしょう。

展示会は顧客との直接的な対話や関係構築の貴重な機会です。経験を蓄積し、継続的に改善を図ることで、より効果的な集客戦略の構築が可能となり、ビジネスの成長に大きく貢献するでしょう。