営業を効率化する重要性やメリット、達成のための4ステップを解説

営業の効率化をはかることは、1件ごとの顧客の商談時間を増やして顧客満足度を高めるとともに、働きやすい社内環境を整える上で重要です。働き方改革が重視される現代において、どのように営業活動を効率化していくかは優先して考えていかなければならない課題のひとつといえるでしょう。

営業活動の効率化は、4つのステップによって達成に近づきます。そこで今回は営業を効率化する重要性やメリット、達成のための4つのステップについて詳しく解説します。

営業活動を効率化することの重要性

企業としての営業活動の目的は、「売上を確保すること」です。限られた時間のなかで少しでも多く商談を取りつけて、受注に結びつけることが営業部門には求められているといえるでしょう。
しかし日本における営業活動では商談やクロージングなどのメイン業務以外の事務処理にかかる時間が長く、肝心の営業活動に使える時間が削られてしまっているという課題があります。
このような課題を解決するためには、営業活動全般を効率化して少しでも本来の業務に割り当てられる時間を増やす必要があります。

近年では働き方改革が提唱されるとともに、リモートワークの普及もあり営業であってもオンライン上で業務を行わなければならない場面があります。オンラインであっても商談やヒアリングなどは可能ですが、従来とは異なるスタイルの働き方であることから評価方法が明確化されていない企業もまだまだ多いといえるでしょう。

リモートワークではプロセスが見えにくいために「成果主義」の側面が強くなりがちですが、この傾向に合わせて事務処理にかける時間を効率化し、ますます商談に割り当てられる時間を増やす必要があることも、営業活動を効率化しなければならない理由のひとつです。

営業の効率化をはかるメリット

営業活動の効率化をはかることによって得られる代表的なメリットとして、次の4つが挙げられます。

顧客回りの時間を増やせる

営業活動を効率化して事務処理にかける時間を削減できれば、顧客回りの時間を増やし、今まで以上にきめ細かい顧客対応が可能になります。新規開拓であればアポを取りつける件数を増やしたり、提案書をよりこだわって作成したりすることができるでしょう。

既存顧客をメインに営業しているのであれば、今よりもさらに定期訪問の頻度を増やして困りごとがないかどうかを確かめたり、顧客にとって利益のある提案を自発的に行ったりするといった選択肢が生まれます。

売上が向上する

営業活動の効率化は、企業全体の売上向上にも貢献します。顧客回りに割り当てられるリソースが増加し、商談やクロージングに集中できる環境が整うということは、受注に結びつく確率が高まって直接的に売上増加が期待できるということでもあります。したがって、これまで以上に売上アップが期待できるといえます。

加えて、営業活動の効率化によって生産性が低い事務処理にかける人件費が削減されるため、コストカットによって間接的に売上が向上するという側面もあります。

顧客満足度を高められる

顧客満足度を高められるのも、営業活動を効率化するメリットのひとつだといえます。顧客対応に割り当てられるリソースが増えるため、顧客のニーズを満たすために十分な時間を使えるようになるのが顧客満足度の向上につながる理由です。

営業が働きやすい環境になる

これまでは事務処理が「外回りを終えてからオフィスに帰って、残業をしながらこなすのが当たり前の仕事」になっていた営業も多いことでしょう。しかし営業効率化によって事務処理にかける時間が短くなれば、事務処理のために長い時間をかけて働く必要がなくなり、労働環境の改善につながります。

営業活動を効率化するための4ステップ

営業活動を効率化するためには、次の4つのステップを意識することが重要です。

1.現在の業務フローを洗い出す

どのように効率化をはかるのかを決める前に、現在の業務フローを洗い出してみましょう。社内にどういった業務があるのかがわからなければ、具体的な効率化の方法を考案することもできません。

社内には比較的時間のかかる定型的な業務から、ときどき発生する不定期の業務までさまざまな業務があります。漏れがないように全ての業務を明らかにできたら、次のステップへと進みます。

2.必要な業務と不要な業務を分類する

明らかになった業務のうち、今後も必要な業務と削減しても問題のない業務に分類します。
今まで当たり前のようにこなしていた業務であっても、突き詰めると不要な業務であると気がつく場合も少なくありません。固定観念に縛られすぎず、柔軟に考えることが大切です。

3.効率化を完了するためのスケジュールを立てる

必要な業務と不要な業務の分類を終えたら、必要な業務に関して効率化をいつまでに完了するのかスケジュールを立てます。
あらかじめスケジュールを立てて行動しなければ、「いつまでに達成しなければならないのか」がわからないため、漫然とした取り組みになって充実した成果が得られず、効果測定もあいまいになってしまう可能性があるためです。

4.スケジュールに基づいて行動する

スケジュールを決めたら、スケジュールに基づいて実際に効率化への取り組みを開始します。実施した施策は一定の周期で効果測定を行い、改善点を洗い出して今後の取り組みに反映させることが大切です。

営業活動を効率化する方法

営業活動を効率化するための方法はひとつではないため、さまざまな方向からのアプローチによって改善をはかることが大切です。代表的な効率化の方法をご紹介します。

営業の意識変革を促す

営業の意識変革を促し、日々の業務のなかで効率化を意識するだけでも、営業効率が大きく改善するケースはめずらしくありません。
例えば「外回りから帰ったらゆっくり書類を作ればいいや」という考え方を転換し、「営業時間内に終えるための方法を考えよう」という意識を組織の全員がもちながら業務に臨むことが大切です。

外回りのルートを効率化する

これまでの外回りのルートが、実は非効率なルートになっていることも考えられます。あらためてルートの見直しを行い、ほかに最適な回り方ができないかどうかをチェックしてみるのもおすすめです。

1件あたりの差は小さくても、1日に数件の商談があれば差は顕著になります。無駄な移動がないかどうかを振り返る習慣づけが、効率化を達成するためのポイントです。

事務作業の手順を見直す

非効率な事務作業の運用手順が見直されないまま運用され続けていることも、現場ではよくあります。現在の事務作業の手順を振り返って最適化してみると、作業時間を大きく短縮できる可能性があります。

営業資料をテンプレート化する

業務が属人化していて人によってやり方が異なる作業があれば、マニュアルなどを作って営業資料をテンプレート化することで、何度も同じ資料を作成せずに商談に臨むことができます。
また共通の資料を作成しておけばスキルの平準化をはかれるようになり、どのような営業であっても一定の成果を出しやすいというメリットもあります。

ITツールを導入する

さらに営業活動を効率化したいと考えたときに、SFAなどの営業支援ツールを導入するのも手段のひとつです。
ツールによって営業活動の一部を自動化できれば、さらに顧客対応などの重要業務に割り当てられるリソースを増加させることが可能です。

営業活動を効率化するためのITツール

営業活動の効率化に役立つツールにはさまざまな特徴や機能を持つものがあり、自社の課題に合ったものを選択することが重要です。

SFA（セールス・フォース・オートメーション）

SFAとは、日常の営業活動におけるさまざまなデータを記録し、日々の営業活動を効率化できるツールです。商談の状況や案件管理、売上予測などを自動的に行うとともに、組織内で状況を簡単に共有できます。

MA（マーケティング・オートメーション）

MAとは、集客や販売促進、顧客管理などのマーケティングプロセスを自動化し、企業のマーケティング活動を支援するツールです。リード管理や、見込み顧客のスコアリング、メール配信機能を備えており、顧客の育成に効果を発揮します。

CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）

CRMとは、継続的に顧客情報を管理し、関係を構築・維持するためのツールです。商品の購入履歴や接触履歴、意見や要望などの情報を蓄積し、集計・分析することで、よりよいアプローチを支援します。

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日程調整ツール

打ち合わせや商談のスケジュール調整を自動化できるツールです。顧客との日程調整のやり取りを効率化し、ダブルブッキングを防止することができます。

名刺管理ツール

名刺に記載されている紙の情報をデータ化し、管理・共有できるツールです。情報入力の手間を削減できるうえ、検索性も向上します。

ツール導入で営業活動を効率化した成功事例

最後に、MAツール「配配メールBridge」を導入して営業活動の効率化に成功した事例をご紹介します。

株式会社SRJ様：来訪通知を活用し営業活動の属人化を解消

成約につながらなかった見込み客の後追いが営業メンバーの裁量に任されていたため、人手をかけずに均等なアプローチを実現する目的でツールを導入したそうです。顧客のWebサイト訪問を検知することで、効果的なアプローチを実現されています。

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株式会社テレ・マーカー様：脱アナログ営業で商談単価が1/2に

従来のテレアポ営業は営業生産性が低いと感じ、メール配信を思いついたそうです。自社ターゲットにあった条件で企業リストをダウンロードできるため、効率的な新規開拓ができていると実感いただいています。

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まとめ

営業活動の効率化には、顧客対応に割り当てられるリソースが増加して顧客満足度の向上をはかれたり、売上アップが期待できたりするといったさまざまなメリットがあります。営業部門の労働環境改善にもつながるため、積極的に取り組んでみることをおすすめします。

実際に効率化に取り組む際は、自社に存在するあらゆる業務を洗い出した上で、徹底的な分類を行い、明確なスケジュールを立てた上で取り組みを開始しましょう。ご紹介した4つのステップに沿って進めることで、効率化をスムーズに進めやすくなります。

また、ツールの導入によって劇的に効率化がはかれる場合もありますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。