SFAとは何か？CRM・MAとの違いや主な機能、メリットを解説

営業支援システムを意味するSFAは、営業活動を効率化するツールとしてさまざまな企業で導入されています。そこで今回は、SFAとCRM・MAとの違いや主な機能、導入のメリットや注意点をわかりやすく解説します。

SFAとは

SFAは「Sales Force Automation」の頭文字を取った言葉で、日本語に直すと「営業の自動化」という意味を持っています。
SFAは営業部門の業務を自動化して業務効率を向上させるためのITツールの一種であり、顧客管理や日報管理、売上管理など、営業部門の案件管理や顧客管理を行えるのが特徴です。

ツールを使わずに案件管理をアナログで行うと膨大な工数がかかり、管理中に抜け漏れが発生する可能性も高まります。ツールを導入してSFAによる管理に切り替えることで、管理工数を削減できるだけでなく管理の抜け漏れを削減し、社内でのスムーズな情報共有が可能になります。

CRMとの違い

SFAと同時に導入されることも多いCRMは「Customer Relationship Management」の頭文字を取った言葉で、日本語では「顧客関係管理」という意味になります。
SFAが営業部門の案件管理を主体としたシステムであるのに対して、CRMは顧客情報の管理を主体としたシステムであるという違いがあります。

CRMが活躍するのは、顧客情報を活用したマーケティング活動を行う場面です。
顧客の属性やセグメントを詳細に管理し、これまでに自社が行ってきたマーケティング活動の履歴を記録することによって、顧客ごとに適したアプローチを行うことができます。これにより成約率を高めたり売上を向上させたりする効果が期待できます。

MAとの違い

MAは「マーケティングオートメーション」の略称であり、「マーケティング業務を自動化すること」を指しています。見込み客が求めている情報を適切なタイミングで提供することを目指していく中で煩雑化するマーケティング活動を、IT技術を活用することで自動化・省力化し、マーケティング活動の効率を高めることで売上を拡大させるという目的があります。
SFAは営業活動を効率化させるためのツールですが、MAはリードの獲得やナーチャリング（育成）を目的としたマーケティング活動を効率化させるためのツールです。SFAとMAは連携させて使われることも多く、お互いのメリットを活かすことによって相乗効果も期待できます。

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SFAの主な機能

SFAには、営業活動を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。ここでは、SFAにどのような機能があるのかについて解説します。

顧客管理

SFAには、顧客情報を一元管理する機能が搭載されています。
SFAにおいて顧客情報の管理は最も重要な機能のひとつであり、収集した顧客の社名やメールアドレス、電話番号、本社所在地、問い合わせ履歴などあらゆる情報を管理できます。顧客の情報を一元管理することによって営業部門全体で顧客情報を共有できるようになり、ひとつの顧客に対して複数人が同時にアプローチしてしまったり、担当者変更の際に引き継ぎし忘れたりするトラブルを防止できます。

案件管理

案件管理とは、社内のさまざまな営業活動を一元管理する機能です。
従来型の営業活動においては案件の詳しい内容を担当者のみが把握しているケースが多く、担当者が何らかの理由で不在にしていると他の社員が対応できずに営業活動が滞ってしまう事例がよくありました。しかし、SFAの案件管理機能を使うことによって案件の進捗状況が担当者以外にもはっきりと見えるようになり、担当者が不在であっても適切な対応を取れるようになります。

加えて、案件管理によって社内の案件をまとめて見える化できるため、営業のノウハウを営業部門内で共有できます。過去に他の担当者が行ったアプローチなどを参考にしながら、顧客別の最適なアプローチを行えるというメリットがあります。

行動管理

行動管理は、社内の営業活動を可視化して統合的に管理するための機能です。テレマーケティングの架電数や顧客先への訪問数、成約率、商談に発展した回数など、営業活動にかかわるあらゆる行動を数値にして管理を行います。
各営業担当者の行動を細かく把握できるため、評価の材料としても役立ちます。また、営業活動においてボトルネックになっている箇所を発見し、改善につなげる効果も期待できます。

見積書作成

見積書の発行機能も、SFAには欠かせない機能のひとつです。
営業担当者が受け持っている顧客に対して、見積書を依頼されるたびに一件ずつ手作業で発行するのは、手間と時間がかかります。しかし、SFAに備わっている見積書作成機能を使えばシステムの力を借りながらスムーズに見積書を発行できます。
見積書の発行が遅れると顧客が競合他社に流れてしまう可能性が高まるため、見積依頼を受けてからスムーズに見積書の発行に移れるのは見積書作成機能のメリットです。

それだけでなく、項目に従って数値や文字を入力するだけでテンプレートに沿った見積書が完成するため、最小限の労力で見栄えの良い見積書が完成するのも魅力といえます。

売上管理

SFAツールの売上管理機能は、営業担当者別や部署別、サービス別など、さまざまな項目別の営業活動による売上予測や実績値を管理できます。あらかじめ各案件の売上予測値を登録しておき、受注に至った段階で実績値を入力することで予実の差異を簡単に把握することが可能です。
一つひとつの案件の売上を詳細に管理することで、会社全体の最終的な目標に対する到達率なども管理しやすくなります。

タスク管理

スケジュールを一元管理できる「タスク管理機能」もSFAの重要な機能のひとつです。
タスク管理機能を使うと営業部門全体のスケジュールをひと目で確認できるため、管理者が従業員の業務内容やスケジュールを把握して適切な管理を行う上で重宝するでしょう。
さらに、従業員同士がお互いのスケジュールを把握することで、部門内の連携がしやすくなるというメリットもあります。

日報入力

SFAには、営業担当者が簡単に日報を入力するための機能もあります。
日本では昔から営業活動に対して日報をつける習慣があるため、商習慣にならってSFAにも日報入力機能が備わっているのです。営業担当者が各案件の進捗状況や商談内容などを入力することによって、管理者が従業員の行動を把握しやすくなり、組織全体の効率的な運用を可能にします。

詳細な情報を入力する日報入力機能のほかに、商談した日や商談内容を簡易的に入力できる簡易日報入力機能が搭載されているSFAもあります。

レポート出力

SFAツールには、入力された情報に基づいてレポートを出力できる機能が備わっているものもあります。
売上や進捗率、受注確度などさまざまな情報を抽出してレポートを作成できるため、今後の営業活動の方針を定めたり、社内で営業会議を行うための資料作成を行ったりする際にも役立ちます。

最近ではAIが搭載されているSFAもあり、自動的にデータを分析して今後の最適な営業方針を導き出すことができるようになっています。

SFA導入のメリット

SFAを導入することでさまざまなメリットが期待できます。ここでは、SFA導入の5つのメリットについて解説します。

営業効率が向上する

SFAツールは、前述のように案件管理や顧客管理、見積書作成機能、タスク管理機能など、営業活動にかかわる事務作業を効率化するための機能が揃っています。そのため、うまく活用することで営業部門全体の営業効率が向上し、営業にかかる手間やコストを大幅に削減できる可能性が高まります。

営業部門全体で情報を共有してSFA内の案件や顧客情報を充実させることによって、今後新たな案件が登場したときに、過去の事例を参考にしながらアプローチ方法を決めることも可能になります。新たな人材を採用したときに、人材育成ツールのひとつとして使うこともできるでしょう。

営業プロセスが見える化される

各営業担当者の営業プロセスが見える化されるのは、SFAのメリットとして非常に大きいといえるでしょう。
営業担当者一人ひとりの行動が可視化されるため、管理者や同僚から適切な助言をもらいやすくなります。それにより営業担当者が自分の行動においてボトルネックになっている部分を省みられるようになり、業務効率向上のきっかけになります。

一人ひとりが高い意識を持って営業プロセスを改善できれば、社内全体の営業効率が改善され、売上の拡大にもつながるでしょう。

ノウハウやナレッジを共有できる

SFAを導入することによって、気軽にノウハウやナレッジを共有できるようになります。
これまでのアナログな手法でノウハウやナレッジを共有しようとすると、各営業担当者が自身の受け持つ案件を説明するために膨大な資料を作らなければならなかったり、ノウハウやナレッジを伝えるための長い会議を行ったりしなければなりませんでした。

しかし、SFAを使えば自分の担当する案件や顧客情報を登録するだけで他の営業担当者が案件情報を閲覧できるようになるため、一つひとつ説明しなくても各々のタイミングで事例を参考にできるようになります。

営業プロセスを平準化できる

案件情報を蓄積することで営業プロセスを平準化できるため、営業部門内の誰もが高い成果を上げやすくなるのもメリットです。SFAに登録された案件情報の中から成功事例を抽出して次回のアプローチに流用できるようになるため、SFAを活用するたびに営業活動が洗練されていき、営業部門全体の成果が上がりやすくなります。

これまでのアナログな営業活動では「成果を上げられる営業」と「成果がなかなか上がらない営業」に分かれやすい構造がよくありました。しかし、SFAを使って営業プロセスを平準化すれば属人的な営業活動になりにくく、誰でも成果の高いアプローチを行いやすくなります。

顧客管理やタスク管理がしやすくなる

SFAは入力しなければならない情報がテンプレート化されていることから、営業担当によって異なる様式で顧客管理やタスク管理を行うことがなくなります。
事前にある程度のルール化は必要ですが、管理者にとっては社内全体の営業活動の状況を見通しやすくなり、管理にかかる手間や時間を大幅に削減できるでしょう。

また、全員があらかじめテンプレート化された様式を使って案件情報やスケジュールを登録することで、誰にとっても見やすい統合的な情報が蓄積されるようになるというメリットもあります。このような点においても、SFAは属人化の解消に貢献できるといえます。

SFAを導入する際の注意点

SFAには多くのメリットがありますが、導入にあたっていくつか注意しておきたい点もあります。ここでは、SFAを導入する際に注意しておきたい3つのポイントをご紹介します。

導入目的を明確にする

SFAを導入したいと考えたとき、まずは「何のためにSFAを導入するのか」を考える必要があります。導入目的を明確にしないままSFAを導入しても、やみくもな運用になりやすく、期待したとおりの効果が出ないことが多いからです。

SFAの導入にありがちな失敗例として、「売上を増加させたい」「情報を一元化して管理を楽にしたい」など、あいまいな目標を掲げてしまうことが挙げられます。
導入の際は具体的な数値を定義した定量的な目標も設定しながら、「SFAを導入することによって何を達成したいのか」を考えて、社内の従業員にもSFAの必要性を理解してもらうことが大切です。

機能とコストのバランスをはかる

機能とコストのバランスをはかることも、SFAの導入の際に注意したいポイントのひとつです。
機能が充実しているほど良いSFAのように思えますが、自社の目的によっては使わない機能が搭載されていることもあるでしょう。一般的に機能が豊富であればあるほど導入費用も高額になりやすい傾向にあるため、機能性ばかりを追い求めてSFAを選定すると高額な導入費用に悩まされてしまう可能性があります。

自社に必要な機能はどの範囲なのかを明確にした上で、必要な機能を網羅しつつ予算内に収まるようなSFAを選定することが重要です。

CRMやMAと連携する

SFAは、CRM（顧客管理システム）やMA（マーケティングオートメーション）と連携することが可能です。
SFAだけでも営業活動の効率化はできますが、これらのシステムと連携することによってさらに営業効率を高めたり、顧客の育成や継続的なフォローを行ったりできるようになります。

商談したものの案件化に至らずに休眠顧客となってしまったリードにも、MAツールを使えば自動的にアプローチし続けられます。加えて、案件化に至らなかったリードの動向をCRMで追い続けることによって、リードが自社に再度興味を持った最適なタイミングでアプローチすることも可能です。

失敗しないSFAツールの選び方

実際に活用できるSFAツールを選ぶためには、機能や価格をチェックするだけでは不十分です。下記3点も忘れずに確認するようにしましょう。

UIや操作性が営業担当に受け入れられるか

SFAは営業担当者が日常的に使用するツールです。画面を見たときに「使いやすそう」と感じること、実際のデータ入力が簡単にできることが重要です。商談前後に外出先でもスマートデバイスから操作できれば、より浸透しやすいでしょう。

既存ツールとの連携ができるか

前述の通り、SFAはCRMやMAと連携することで真価を発揮するツールです。他にも、WEB会議ツールや経費精算システム、名刺管理システムなどと連携できるものもあります。すでに利用しているツールと連携したい場合は、必ず確認しておきましょう。

サポートが充実しているか

SFAは導入しただけでは効果を発揮しません。新しいツールを導入した直後は、操作方法など細かい質問がたくさん発生します。いつでも気軽に問い合わせができる環境であれば定着も促進されるでしょう。また、収集したデータの活用方法や、定着・運用面のサポートを用意しているベンダーもあります。

SFAツールを活用する際のポイント

SFAツールを活用する際は、社内の理解を得て適切な指標を設定する事前準備を入念に行うことが大切です。ここでは、SFAツールを活用する際の3つのポイントについて解説します。

社内の理解を得る

SFAを導入する際にハードルになりやすい問題のひとつとして、「社内の理解が十分に得られない」というものがあります。社内の理解を得るプロセスを経ないまま経営層の判断でSFAを導入してしまうと現場が抵抗感を持ち、使われないまま社内で放置されてしまう可能性があります。

新しいシステムの導入には社内の反発が起こりやすいため、まずはなぜSFAを導入する必要があるのかを現場に寄り添いながら丁寧に説明し、社内の理解を得ておくことが重要です。それだけでなく、導入後も従業員がスムーズにSFAを使えるように、社内研修などを開催してスキルを習得する機会を設ける必要があるでしょう。

導入を促進する努力をしても、使いにくいシステムを選定すると放置されてしまう可能性は高まります。従業員に馴染みやすく、自社の目的を達成できるツールを慎重に選定することが大切です。

KPI・KGIを設定する

SFAの導入効果を高めるためには、適切なKPIとKGIを設定することも重要です。
KPIは「目標を達成する途中段階の進捗率」を、KGIは「ゴールとなる指標」を表します。営業活動におけるKPIは、訪問件数や案件数、受注率、顧客単価などが設定されるケースが多いでしょう。KGIは売上金額や成約件数など、ゴールに直結する指標が設定されます。

KPIやKGIを設定することによって、従業員が目標を達成するためにどのような営業活動を行わなければならないのかが明確になります。また、目標を達成するまでの道のりがわかりやすくなり、営業担当一人ひとりのモチベーションを維持しやすくなるというメリットもあります。

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PDCAサイクルを回す

SFAは、導入したからといってすぐに効果が出るものではありません。成果を上げるためには案件や顧客情報を蓄積していき、営業活動を進める上でどのような課題があるのかを明確にして、見つかった課題を常に改善し続ける必要があるからです。

設定したKPIやKGIを定期的に振り返って、目標としている達成率に到達しているかどうかを確認し、必要に応じて目標の変更も行うと良いでしょう。PDCAサイクルを何度も回し続けて運用を改善することで、より効果的なSFAの活用に近づきます。

まとめ

SFAには、営業活動を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。CRMやMAとは異なるツールですが、連携させることによってさらなる業務効率の向上も期待できるため、必要に応じて複数のツールを導入するのもおすすめです。

SFAを導入する際は、自社がSFAを必要としている目的を必ず明確にしておきましょう。その上で社内の理解を十分に促進し、適切なKPIやKGIを設定して、常に効果の測定と改善を続けることが大切です。