顧客リストの活用方法は？作り方や管理のポイントもわかりやすく解説

#営業手法

最終更新日：2024年09月18日

顧客リストとは、企業が保有する顧客の情報をまとめたリストのことです。顧客情報を一元管理することで営業活動を効率化し、顧客満足度のアップにも役立ちます。
今回は顧客リストを活用するメリットや有効な活用方法、作成方法を紹介します。管理する際の注意点も解説しますので、参考にしてください。

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顧客リストとは

顧客リストとは、企業が保有する顧客の情報をまとめたリストのことです。BtoCであれば顧客の氏名や連絡先・性別・職業・過去の取引履歴など、BtoBであれば企業名・担当者名・会社所在地・これまでの商談履歴などがまとめられています。

顧客リストを作成して一元管理しておけば、顧客データの削除や追加が効率的にできます。大量の顧客データから、必要なデータを必要なタイミングで抽出できるのも便利です。

顧客リストを適切に管理しておくことでメルマガやダイレクトメールの送付、テレアポなどのマーケティング活動を効率的に行えます。売上や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。また、顧客データをまとめて管理することで、情報漏洩の防止にも役立ちます。

顧客リストを活用するメリット

顧客リストの作成により、マーケティングや営業活動を効率化でき、情報の一元化により社内で共有しやすくなるなどのメリットがあります。

ここでは、顧客リストを活用する3つのメリットをみていきましょう。

マーケティングへの活用や営業活動の効率化を行える

顧客リストの作成により情報を一元化し、いつでも必要なときに顧客データを取り出せます。適切な顧客管理ができ、マーケティングや営業活動を効率化できる点がメリットです。

顧客リストにあるデータはこれまで自社と何らかの接点があり、商品・サービスに対して興味を持つ見込み客です。新規顧客を開拓するよりも成約の可能性が高く、マーケティングや営業活動を効率よく行うことができます。

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社内で情報を共有しやすくなる

顧客リストで情報を一元化することで、社内全体で共有できることもメリットです。顧客リストを作成せず、データを担当社員が別々に保有する場合、属人化するリスクがあります。

一部の社員しか顧客情報を知らないというのでは、効率的なアプローチができません。担当者が不在のとき、適切な対応ができなくなることもあります。そのようなリスクを防ぐためにも、顧客リストの作成が必要です。

顧客満足度向上につなげられる

顧客リストの作成は、顧客満足度向上につながるというメリットもあります。リストにより顧客の購入履歴や行動履歴を確認できるため、顧客のニーズを把握できます。

ニーズに合った商品・サービスの提案や顧客に合わせたキャンペーン・サービスを行うなどの工夫が可能です。顧客リストをうまく活用することで、顧客とのコミュニケーションを深めることができるでしょう。

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顧客リストを活用する方法

顧客リストの活用方法はさまざまですが、代表的なものは以下の3点です。

メルマガ配信
ダイレクトメールやチラシの配布
テレアポ

それぞれ、詳しくみていきましょう。

メルマガ配信

メルマガとはメールマガジンの略で、顧客に向けてメールを一斉に配信するマーケティング手法です。顧客リストにあるメールアドレスを利用し、顧客に役立つコンテンツやキャンペーン情報を提供します。

顧客にとって有用な情報を提供することで接点を増やし、コミュニケーションを促進する役割があります。提供する情報に価値を感じてもらうことで自社への信頼性を高め、売上アップも期待できるでしょう。他の集客方法と比較してコストを抑えられ、BtoC・BtoBともに有効な方法です。

メルマガにはメリットが多い一方、他のメールに埋もれたり迷惑メールと思われて開封してもらえなかったりするというデメリットもあります。開封されやすい件名にするなど、開封率を上げる工夫も必要になるでしょう。

ダイレクトメールやチラシの配布

顧客の住所宛に、ダイレクトメールを送ったりチラシを配布したりする方法でも活用できます。紙媒体は古くからあるマーケティング手法ですが、手にとって開封されやすいため、メルマガとは異なる効果が期待できるでしょう。

特にリピート率や見込み度が高い顧客に向けて、興味を惹く情報やキャンペーンなどを盛り込んだダイレクトメール・チラシを配布すると効果的です。リストでターゲットを絞ることで開封率を高め、効果的な訴求が可能です。

ただし、ダイレクトメール・チラシは印刷や発送の手間・コストが発生するため、効果測定と改善を繰り返し、より効率化していく必要があります。

テレアポ

テレアポとは、顧客に電話でアプローチをして、訪問や商談などのアポイントを獲得するマーケティング手法です。

テレアポでアポイントを獲得できる確率は低めで、成功率を高めるためにはより多くの顧客に架電しなければなりません。そのため、見込みの高い顧客に絞ることが必要です。

詳細な顧客情報を網羅した顧客リストがあればアポを取るターゲットの絞り込みが容易にでき、効率的なアプローチができます。アプローチの重複を減らすこともできるでしょう。

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顧客リストを作成する方法

顧客リストの作成方法はさまざまですが、代表的なものは以下の3点です。

エクセルやスプレッドシートで作成する
顧客情報の管理ができるツールを利用する
他社から顧客リストを購入する

ここでは、それぞれの内容を解説します。

エクセルやスプレッドシートで作成する

自社でOfficeを導入していれば、エクセルでコストをかけずに顧客リストを作成できます。また、Googleが提供している表計算ソフト・スプレッドシートでも、エクセルと同じような作業を行えます。スプレッドシートは無料で利用でき、データはクラウド上に保存されて管理・編集できるため便利です。

エクセルで顧客リストを作成する手順を簡単にみてみましょう。

リスト項目を作成する
項目をデータベース化する
フィルタを作る

リスト項目とは顧客番号や企業・個人情報などで、企業によって必要な情報は異なります。1行目のセル内に項目を入力し、現在社内で保有している顧客情報を入力していきましょう。

顧客情報を入力したら、データベース化します。入力したセルをすべて選択し、「ホーム」右上の「テーブルとして書式設定」をクリックして完了です。

次に、リスト項目にフィルタを付けます。1行目に入力しているリスト項目のセルをすべて選択し、「ホーム」右上の「フィルター」を選択してください。フィルターの付与により、セルの三角形マークをクリックするだけで顧客情報の並び替えや検索が簡単にできるようになります。

管理する顧客や項目が少ない場合は、エクセルやスプレッドシートでも問題なく顧客リストとして活用できるでしょう。

ただし、エクセルやスプレッドシートで顧客リストを作成する場合、1からフォーマットを作成しなければなりません。管理運用しやすいフォーマットを作成する必要があり、顧客数が多くなるほど更新作業やデータ検索も煩雑になるでしょう。スキルを持つ担当者がいない場合、自社で作成するのは難しい場合もあります。

顧客情報の管理ができるツールを利用する

より活用しやすい顧客リストの作成には、次のようなツールの利用がおすすめです。

名刺管理システム
SFA
CRM

名刺管理システムとは、名刺情報をデータ化し、効率的に社内で一元管理できるシステムです。紙の名刺をスキャナーやスマホアプリで読み取り、テキストデータ化します。データ化した情報は項目ごとに分類され、データベースとして管理できる仕組みです。取り込んだ名刺情報をもとに、顧客リストを作成できます。

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、営業支援システムとも呼ばれます。営業活動の効率化や顧客情報管理を支援するツールです。営業部門における情報や業務プロセスを自動化し、営業活動で管理する情報全般をデータ化して蓄積・分析します。

顧客リスト作成機能がついているSFAもあり、項目を設定することでシステム内にある顧客データのリスト化が可能です。

CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、顧客管理システムと呼ばれます。顧客管理に特化し、顧客の氏名や属性などの基本情報や購買履歴など、顧客に関わる情報を一元管理するツールです。蓄積した情報をもとに、マーケティングをサポートします。

他社から顧客リストを購入する

顧客リストのうち、法人営業で使用するための営業先がリスト化された「営業リスト」は、業者から購入することもできます。営業リストの販売業者は法人営業のニーズを把握しており、提供している営業リストには企業名や代表者、本社所在地など、営業活動に役立つ情報が網羅されています。

自社のニーズに合ったリストを購入することで、自社でリストを作成する手間を省け、より効率的なマーケティングを行えるのがメリットです。

営業リストを購入してメール配信やテレアポなど新規開拓を行っていきたいとお考えの方には、メール配信サービス「配配メール」の企業リストダウンロード機能（オプション）がおすすめです。

効率的な新規顧客開拓を実現！「配配メール」の企業リストダウンロード機能とは

メール配信サービス「配配メール」のオプション機能「企業リストダウンロード」では、国内最大級の企業データベースから自社に合ったターゲットを絞り込み、質の高い企業リストをダウンロードすることができます。企業リストに対してメールで継続的にアプローチすることで、効率的な新規顧客開拓が実現可能です。

詳細は以下よりご確認いただけます。
オプション機能：企業リストダウンロードpowerd by BIZMAPS

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顧客リストを管理するときのポイント

顧客リストを作成後、管理する際は、運用ルールを決めるなど注意したいポイントがあります。

ここでは、顧客リストを管理するときのポイントを解説します。

運用ルールを定めて社内に浸透させる

社内で顧客リストを管理する際は、運用ルールの設定が不可欠です。ルールを明確にせずに各自が自己流の使い方をすると、トラブルの原因になります。更新の際もルールがなければ、重複した内容が登録されるなど問題が起こりやすいでしょう。

トラブルを避けて円滑に運用するためにも、運用ルールや保管場所を定め、社内に共有することが必要です。

ルールは社内全体で統一させなければなりません。部署ごとでルールが異なると、担当者が異動したときなどに混乱が起こる可能性があります。

常に最新情報を記載しておく

顧客リストの情報は、常に最新の状態を保つことも重要です。移転や担当者の変更などを定期的にチェックし、更新していきましょう。リストが最新の状態でない場合、連絡が取れなくなってから新住所を調べることにもなり、営業活動に支障をきたします。

定期的な更新をスムーズに行うためには、管理項目を増やしすぎないことも大切です。管理項目が多すぎるとそれだけ顧客リストの管理・運用に手間がかかり、負担が大きくなります。ただし、顧客情報は多いほど利便性は高まるため、増やすこと自体が間違いとはいえません。マーケティングのために複数の項目設定が必要な場合には、それだけ手間が増えることを認識し、更新などの管理をしっかり行いましょう。

また、更新とともに、不要な項目の削除や必要な項目の追加なども適切に行ってください。

案件の成約・進捗状況を一目で確認できるようにしておく

リストでは、顧客を見込み客と既存顧客に分けておきましょう。見込み客か既存顧客かにより、アプローチ方法が変わるためです。

さらに、顧客リストには「成約履歴」の項目を設け、進捗状況がわかるようにしておくことも必要です。進捗状況がわかることで全社員が情報を共有でき、同じ顧客にアプローチするなど無駄な営業を避けることができます。

必要に応じてセキュリティを強化する

顧客リストは顧客の重要な個人情報であり、情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策は万全にしなければなりません。

リストを社内全体で共有する場合、クラウドストレージに保存するのが便利です。しかし、インターネットはウイルスの感染や外部からのサイバー攻撃を受けるなどのリスクがあり、対策ソフトの導入が欠かせません。ソフトを導入する場合は、ウイルス検知データを常に最新の状態にしておくことも大切です。相手先の不明なメールや添付ファイルを開かないことも徹底しなければなりません。

ファイル形式でリストを保管する場合は保管用のパソコンを用意し、パスワードやアクセス権限の厳重管理も必要です。