導入前に抱えていた課題1通1通手入力による非効率な配信業務

ー導入前にどのような課題をお持ちだったのでしょうか？

私の部署では、教育研修や講演会実施への業務支援を行っていまして、その中で無料PRセミナーの企画から集客を担当しています。

無料PRセミナーの集客は基本的にメールで行っています。

配配メール導入前は顧客情報をExcelで管理し、1通1通個別でメールを作成し配信していたため、時間がかかっていました。

また、手作業だとやはり配信宛先の入力ミスが起きてしまう可能性もあります。
今まで幸いにもこうしたミスは起きていませんが、いつミスが起きてもおかしくないですし、起きてしまってからは取り返しのつかない事態になってしまいます。

そのため、手作業による配信作業や顧客情報の管理方法を見直したいというのが大きかったですね。

配配メール導入後の成果手入力による作業ミスの回避による安心感とデータ活用

ー配配メールご導入後はどのような変化がありましたでしょうか？

中村様

これまで手入力で宛先を追加したり、名前を変更したりという作業が、配配メールを導入したことでゼロになったのが1番大きいと思います。

配信数にもよりますが1回あたり30分〜1時間ほど稼働が発生していました。

配配メールの導入後は、配信数に関わらず1回あたり10分程度で作業を終えられるようになりました。

今まではExcelから宛先を1件1件入力していましたが、リストを選択するだけで宛先の設定ができますし、無料PRセミナーを案内する時はテンプレートがある程度決まっているので、テンプレート機能(※)を活用して文言を少し変更するだけでメール作成ができています。

また、HTMLメールで配信をすると、開封率が分かるのでお客様がどのようなセミナーに興味があるのか反応を見られるようになりました。
これにより、私たちが発信する情報に興味があるお客様が可視化されるようになったので、その方には個別で連絡をしてアプローチすることで、営業活動の効率化にも寄与しています。

白倉様

メール配信作業の効率化に加えて、データ共有ができるようになりました。

私たちは東京本部の他に名古屋、大阪、福岡、北海道と全国5拠点で活動しています。

配配メール導入前は、各拠点でデータの管理方法がバラバラでした。
それぞれの拠点でデータを管理するツールが異なっていたので、もちろん入力方法などもバラバラでした。

そのため、オンラインセミナーを全国のお客様へご紹介することに非常に手間がかかっていました。

配配メール導入後は、配配メール上で各拠点のデータを見ることができるようになったので情報の共有がしやすくなりましたね。