「一般社団法人日本経営協会様」の配配メール導入事例

一般社団法人日本経営協会様
  • 公共・公益
  • イベント集客
  • 業務コスト削減

個別配信から配配メールへの切り替えで
稼働時間を約70%削減

一般社団法人 日本経営協会

経営イノベーションユニット 本部事務局 オンライン開発グループ 白倉 優 様

人材イノベーションユニット 本部事務局 経営開発グループ 中村 亮介 様

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はじめに

「経営およびオフィス・マネジメント」の革新と社会資産の創出ならびに新しい価値創造の推進によって、経済の発展と豊かな社会の実現に寄与することを目的に、公開講座やセミナーの開催、e-ラーニングなどのサービスを提供されている日本経営協会様。セミナー案内や受講者の方への連絡など様々な場面で配配メールをご活用いただいています。今回は主催セミナー等のオンライン施策全体をみられている白倉様と講師派遣業務の一環として無料PRセミナーなどの企画を担当されている中村様に配配メール導入に至った背景を伺いました。

導入前に抱えていた課題1通1通手入力による非効率な配信業務

ー導入前にどのような課題をお持ちだったのでしょうか?

中村様
経営開発グループ 中村様

私の部署では、教育研修や講演会実施への業務支援を行っていまして、その中で無料PRセミナーの企画から集客を担当しています。

無料PRセミナーの集客は基本的にメールで行っています。

配配メール導入前は顧客情報をExcelで管理し、1通1通個別でメールを作成し配信していたため、時間がかかっていました。

また、手作業だとやはり配信宛先の入力ミスが起きてしまう可能性もあります。
今まで幸いにもこうしたミスは起きていませんが、いつミスが起きてもおかしくないですし、起きてしまってからは取り返しのつかない事態になってしまいます。

そのため、手作業による配信作業や顧客情報の管理方法を見直したいというのが大きかったですね。

配配メール導入の理由メール配信に特化し、管理画面がわかりやすかった

ー配配メールをご導入いただいた理由はどのような点だったのでしょうか?

白倉様
オンライン開発グループ 白倉様

「メール配信に特化したサービス」であることが大きかったです!

操作も視覚的に分かりやすく設計されていて、タイトルで離脱者を防ぐポイントを教えてくれる機能があったり(※)、どこを改善したら良いかをひと目でわかるのがいいですね。

また、配配メールはメール配信に特化されているだけあって、全体的にシンプルな機能・操作画面になっている、マニュアルも充実しているので、みんなが使いやすいだろうなと思ったのが1つです。

そして、サポート体制も魅力的でした。

今回の導入を機に、各拠点で使っていたツールの統合も行ったのですが、統合を進める際にこういう風にデータを作りたいといった相談の場を設けていただけたのでスムーズにシステム統合を行うことができました。

配配メール導入後の成果手入力による作業ミスの回避による安心感とデータ活用

ー配配メールご導入後はどのような変化がありましたでしょうか?

中村様

これまで手入力で宛先を追加したり、名前を変更したりという作業が、配配メールを導入したことでゼロになったのが1番大きいと思います。

配信数にもよりますが1回あたり30分〜1時間ほど稼働が発生していました。

配配メールの導入後は、配信数に関わらず1回あたり10分程度で作業を終えられるようになりました。

今まではExcelから宛先を1件1件入力していましたが、リストを選択するだけで宛先の設定ができますし、無料PRセミナーを案内する時はテンプレートがある程度決まっているので、テンプレート機能(※)を活用して文言を少し変更するだけでメール作成ができています。

また、HTMLメールで配信をすると、開封率が分かるのでお客様がどのようなセミナーに興味があるのか反応を見られるようになりました。
これにより、私たちが発信する情報に興味があるお客様が可視化されるようになったので、その方には個別で連絡をしてアプローチすることで、営業活動の効率化にも寄与しています。

実際に配信されているメール本文(一部抜粋)
実際に配信されているメール本文(一部抜粋)

白倉様

メール配信作業の効率化に加えて、データ共有ができるようになりました。

私たちは東京本部の他に名古屋、大阪、福岡、北海道と全国5拠点で活動しています。

配配メール導入前は、各拠点でデータの管理方法がバラバラでした。
それぞれの拠点でデータを管理するツールが異なっていたので、もちろん入力方法などもバラバラでした。

そのため、オンラインセミナーを全国のお客様へご紹介することに非常に手間がかかっていました。

配配メール導入後は、配配メール上で各拠点のデータを見ることができるようになったので情報の共有がしやすくなりましたね。

今後の活用方法についてメール配信後の分析を強化

ー今後配配メールをどのように活用されていきたいかなどの展望がありましたらお伺い出来ればと思います。

中村様と白倉様

中村様

メール配信後の分析を強化していきたいですね。
今まで分析をあまり行えていなかったので、開封率のデータをもとに何曜日にメールを送るのがいいのか、配信時間帯で成果が変わるのかといった検証をやっていきたいですね。
こうした分析を通じて、無料PRセミナーの企画や集客を考えていきたいですね!

白倉様

A/Bテスト送信(※)はまだ使ったことがありませんが、面白そうですよね!

あとは、これからもメール配信に特化してやっていただきたいですね!
配配メールに決めた理由の1番は、「メール配信に特化している」こと。これに尽きると思うので、これからもこうしたコンセプトのもとサービスの改修などを行っていただけることを期待しています。

ー配配メールは今後もメール配信に特化して製品開発やサービスをお客様へ提供させていただきますのでご安心ください!本日は貴重なお話ありがとうございました!

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