「株式会社カイトリー様」の配配メール導入事例
はじめに
-kintoneと配配メールの連携について
2023年3月に、サイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォーム「kintone」との連携をリリースいたしました。
その背景には、お客様から「顧客リストを配配メールに自動で連携させ、ラクに配信作業を行いたい」「配配メールで配信した結果を顧客管理システムに連携させたい」という声を多くいただいていたことがあります。
連携の要望があるお客様にヒアリングさせていただくと、連携したい顧客リストが存在するシステムとしてkintoneを挙げるお客様が多くいらっしゃったことから、まずはkintoneと連携する運びとなりました。
従来であれば、顧客管理システムと連携する際には数十万〜百万円の開発費用が発生するケースがありますが、連携システムの配配メールコネクタは開発費用なしでご利用いただける料金体系と手軽に始めやすいため、リリース以降多くのお客様に提供させていただいております。
今回は、配配メールとkintoneの連携サービスをご利用いただいている株式会社カイトリー様に取材をさせていただきました。
-株式会社カイトリー様について
株式会社カイトリー様は不動産売買にまつわるポータルサイト「KAITRY(カイトリー)」を運営しています。
「KAITRY」は、「住み替えを、もっと気軽に。もっと楽しく。」をコンセプトに、マンションを 「売りたい」「買いたい」「探したい」という 住み替えに関する総合的な要望に応えるプラットフォームです。
今回はカスタマー業務を担当されている門井様にお話をお伺いしました。
CRMとしてkintoneを活用
-まずkintoneの活用方法について教えてください。
基本的にはお客様のマンションを査定した情報をkintoneで管理しています。簡易的なCRMのような役割でお客様ごとの対応履歴や査定結果をkintoneに残していくという使い方をしています。
属人化してしまっていたお客様のフォロー体制
-メール配信の取り組みについて教えてください。
2つの目的でメール配信を行っています。
まず、社内メールです。
これはお客様のステータスが更新された際にお知らせとして使っている担当者への通知メールです。
例えば、お客様の元へ訪問が完了した際に、担当者へ接客内容の入力リマインドとしてメール通知を行っています。
もう一つが、弊社と過去に接点があったお客様への情報発信です。
成約に至らなかったお客様や査定をされたお客様のフォローアップとしてメルマガを配信しています。
お役立ち情報の一斉配信や、訪問査定を行ったお客様へはフォローメールを自動で配信しています。
-メール配信を行ううえでどのような課題がありましたか？
お客様フォローの部分で属人化してしまっていたことが大きな課題でした。
日々マンションの査定を行いたいお客様からの問い合わせがあり、問い合わせ情報はkintoneに自動登録されるようになっていたのですが、査定後にご契約いただくまでのフォローアップが属人化していました。
他にも元々利用していたメール配信システムでは、同じお客様から複数回問い合わせがあると問い合わせ回数分、同じメールが飛んでしまうのでお客様に迷惑をかけてしまうリスクがありました。また、kintoneと顧客リスト連携ができない仕様のため、手動での顧客リスト登録作業が発生してしまうので、機能面、業務効率面においても課題でした。
配配メールなら理想とする運用が実現できると感じた
-配配メールの導入のきっかけを教えてください。
お客様フォローの部分において、元々使用していたメール配信システムでは複数のお客様に対する一斉配信や、ステップメールの活用において理想とする運用が難しいと分かったため、配配メールを導入する運びとなりました。
-今回は他社サービスから乗り換えというような形でしょうか？
いえ、実はまだ利用していて用途ごとに使い分けをしています。お客様のステータスが更新された際の通知メールやお客様へ1対1で配信したいといった個別メールや社内通知メールは元々のメール配信システムを利用しています。
お客様へ訪問が決まった際や査定結果が更新された際に担当者へ通知を行うことで対応漏れを無くしたいのですが、人力の対応だとどうしても抜け漏れが起きてしまうので社内向けのお知らせとして活用しています。
一方配配メールでは、お客様フォローをする用途で活用しています。過去に査定依頼をいただきその時は成約に至らなかったお客様へのお役立ち情報を発信しています。
配配メールは、一斉配信や顧客ごとの自動追客には長けており、中でもHTMLメールが簡単に作れたり柔軟性が高いため、お客様フォローや営業活動において活用できるため重宝させていただいております。
価格ではなくkintoneと連携可能かどうか
-配配メールを選んでいただいた理由について教えてください。
配配メール導入の目的は、お客様が見やすいメルマガを作成することができ、顧客リストの自動連携や自動追客を実現させたかったためです。
配配メールは他社様より紹介いただいて知ったのですが、当時はkintoneと連携できることは知らず、「HTMLが簡単に作れる使いやすいサービス」というイメージでした。
ただ、当時の営業担当さんよりkintone連携のお話をお伺いして弊社がやりたい運用とマッチしていたので、導入検討を進める流れとなりました。もちろん他社様でも安く、無料のツールもあったのですがkintoneと連携ができるという点に非常に魅力を感じました。
-そうだったんですね！顧客リストの登録作業を簡略化しつつフォロー体制もある程度自動化したいという内容は配配メールへ良くお問合せいただいております。
kintoneで配信結果を管理して次のステップへ
-配配メール導入後の変化について教えてください。
これまでHTMLメールを作成する際は、エンジニアに依頼をして作成していたため、メール作成に1～2日ほど時間を要していました。
作成に時間がかかっていたため、設定されたステップメール以外のメール配信ができていませんでした。
また、オプトアウトの処理を手動で行っていたため、毎日5〜10分程度かかっていました。
配配メール導入後は、HTMLメールも1時間以内に作成することができるので、これまで配信ができていなかったステップメールを月2〜3通配信できるようになりました。
オプトアウトについても自動で処理してくれるため、メール配信にかかる稼働はかなり削減することができています。
そして、kintoneと連携することができるため、リスト連携と査定後の自動追客はとても楽になりました。配信担当者の負荷が減り業務の効率化に繋がりました。
また、使いやすいサービスとお伺いしていた通り、実際にHTMLメールがすぐ作成できるので軽微な修正や期間限定のキャンペーン情報を一時的に差し込んだり、メール作成に柔軟性を持たせることが出来ました。
-配配メールのkintone連携では顧客リストを自動連携できるだけでなく、メール開封やクリックといった配信結果もkintoneへ自動連携できるようになっています。
配信結果をkintoneに戻すことで営業担当者様の追客がより楽になると思いますがいかがでしょうか？
はい、配信結果の反映はぜひ行っていきたいです！
実際にお客様の検討状況は日々変わっており、メールの反応結果をkintoneに反映させることで営業の即時フォローを行っていきたいです。
-ぜひお願いします！連携設定自体もすぐ完了できますし、kintoneで顧客管理されているアプリ上で顧客ごとの反応履歴が確認できるようになっています。
ご不明点等ございましたら弊社までお問い合わせください！
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