「春日部商工会議所様」の配配メール導入事例
はじめに
－配配メールについて
「配配メール」は、企業の集客・販促活動に携わる方のメールマーケティング業務を支援するサービスです。ドラッグ＆ドロップで直感的にHTMLメールを作成できるエディタや、開封率・クリック率などの詳細な効果測定機能を搭載しています。グループ機能による配信先の細分化、添付ファイル対応、充実したサポート体制も特徴です。
初めての方でも簡単に操作できるうえ、操作から運用提案などサポートも充実しており、メール配信が初めての企業や団体でも安心して導入できます。
－春日部商工会議所について
春日部商工会議所様は、約3,000社の会員企業をサポートしています。飲食業、製造業など多岐にわたる業種の企業を支え、各種相談、労働保険事務、各種補助金申請支援、青色申告会運営など幅広い事業を展開してきました。広報業務では、会員企業への情報提供を通じて地域ビジネスの活性化に貢献しています。
今回は、春日部商工会議所で広報を担当する山田様に導入の経緯やコスト削減の効果、活用方法についてお話いただきました。
配送業者の廃業により会報誌の配送継続が困難に
―配配メールを導入いただいた背景を教えてください。
以前は印刷した会報誌を、約3,000社の会員企業様に毎月配送でお届けしていました。制作は外部のパートナー企業と連携し、配送は市内で個人事業として運送業を営んでいる方にお任せしている状況でした。
しかし、配送をお任せしていた方が高齢のため廃業されることになり、他の配送業者に見積もりを依頼したところ、これまでの3倍の費用が必要だと判明しました。それほどの予算をすぐには確保できないとなり、なんとかお願いをして廃業の予定を数ヶ月延長していただき、その間に代わりの手段を探すことになりました。
その結果、コストの面からも配送は諦めて、メール配信への切り替えを本格的に検討することにしたのです。
実はその数年前から、一部の役員から「時代の流れを考えてメール配信も検討してはどうか」という声はあがっていましたが、地域的にも会員の年齢層が高く、デジタルへの移行は受け入れられにくいのではと考え、実行には至っていなかったのです。
画面共有での実演とアフターサポートの充実が導入の決め手
―配配メールを選ばれた経緯をお聞かせください。
急いで複数のメール配信サービスの見積もりを取り、その中に配配メールさんも含まれていました。3～4社ほど比較検討しましたが、配配メールさんだけがオンラインで画面共有をしながら「このような手順でHTMLメールが簡単に作れます」と実際の操作画面を見せてくれて印象がとてもよかったですね。他社はメールや電話でのやりとりだけだったため、この時点で大きな差がありました。
さらに導入後も、不明点があれば画面共有しながらサポートを受けられると言ってもらえたことが導入の決め手になりました。広報担当は私一人で、上司や同僚にもこうしたメール配信の経験がある者はいません。だからこそ、私が操作でつまずいたとき気軽に頼れる仕組みがあるというのはとても心強かったです。
―機能的な評価はいかがでしょうか。
オンラインで説明していただいたとおり、HTMLメールが簡単に作成できる点に魅力を感じました。実際に、ドラッグ&ドロップで直感的に画像や文章を配置できたので、どなたでも比較的取り組みやすいと思います。
会報誌には、会員企業のお店を紹介するコーナーがありますが、外観や店内の写真などを併用しないとなかなか魅力が伝わりません。個人的にテキストのみのメールマガジンを読み始めても、途中でスクロールする手が止まり、離脱してしまうケースが多かったです。そのため、せっかくメール配信に切り替えるなら、画像やイラストと文章を組み合わせ「読んでもらえるメール」にしたいと思っていたので、その点でも非常にマッチしました。
―導入にあたって苦労したことはありましたか？
従来の会員企業からはメールアドレスをお聞きしていなかったため、アドレス収集は大きな課題でした。そのため配送からメールへの移行が決まってから約5ヶ月間で、あらゆる機会でメールアドレスの提出を呼びかけることにしました。
まずは登録フォームにアクセスするQRコードをさまざまな資料に掲載し、会議所内にも掲示しました。口頭でメールアドレスを伺い、代理で登録したこともあります。
また毎号の会報誌にもメールマガジン移行のお知らせと登録フォームを記載し続けて、登録を促しました。
移行が完了した現在は、新入会員の届出や労働保険の更新など、商工会議所が行うさまざまな業務でも、会員のメールアドレス記入を必須とし、メールアドレス登録の呼びかけを続けています。どうしても配送でなければ困るという方も例外的にはいますが、年配の方でもスマートフォンをお持ちの時代ですので周知を徹底することで協力いただけるようにしています。
会員の年齢層が高いため、メールアドレスの収集には苦戦することを予想していましたが、想定よりもスムーズに進み安心しています。
年間400万円以上のコスト削減と
タイムリーな情報発信を実現
―配配メールを導入したことによる成果をお聞かせください。
コストを削減できたことが最大の成果と言えます。従来は、制作費、印刷費、配送費をあわせて年間で約500万円かかっていましたが、現在は配配メールの利用料と、一部だけ配送している分のコストを足しても月3万円以内に収まっています。そのため年間では総計40万円程度と、実に90%以上のコスト削減を実現できました。
それだけでなく情報発信のスピードも大幅に改善されました。紙の場合は印刷スケジュールに合わせる必要があり、締め切りの迫った補助金情報などはタイムリーにお知らせできませんでした。しかし、メール配信なら情報が出たその日のうちに配信できます。
実際に補助金の案内をメールで配信した当日から電話での問い合わせが増えるなど、明確な効果を感じています。以前だと補助金情報に反応があるのは、一部の常連の会員に限られていましたが、最近では接点の少なかった会員からも「メールで補助金を知りました」という反響があるようになりました。メール配信によって、情報伝達のスピードと拡散力が劇的に向上したように感じています。
―紙からメールマガジンへ切り替えたことによる変化はありましたか？
メール配信を開始してから「どのくらい読まれているか」が数字で可視化されたのは、大きな変化でした。毎回必ず開封率をチェックしていますが、低いときで40%程度、反響が高いと50％台の後半まで上がることもあります。
紙で配送していた時は、送った後の反応は全く分からなかったので、これだけの会員様が読んでくれていると数字で分かるのは嬉しいですし、モチベーションにもつながっています。開封率が50％超というのは、かなり高い水準だと配配メールさんから教えていただきました。会員向けの限定された案内とはいえ、そう言っていただけるのは励みになりますね。
―想定していなかった効果やメリットはありましたか？
メールにしたことによって、１社から複数の方にメールアドレスを登録していただくケースが増えました。このことで、必要な人に必要な情報が直接届くようになったと手ごたえを感じています。紙で配送していた時は、コストの問題もあり各社1通のみ、代表者様宛だけでした。しかし大規模な企業では総務の方の手元で情報が止まったり、家族経営の場合には奥様が目を通すだけで代表には届いていなかったりというケースが多かったと思います。
たとえば、イベントへの出店募集、補助金の案内、会議のお知らせなどとテーマによって、同じ社内の方でも関心を寄せる内容は異なります。社長個人のアドレスと、会社の代表アドレスを両方登録しておくことで、漏れなく情報を行き渡らせることができると考えています。
さらにイベントの参加申し込みフォームのリンクをメールに添えておくことで、スムーズに申し込みが行えるようになりました。紙だった時には同封した申込書に記入してもらい、それをポストに投函するか、会議所まで持参していただく必要があり、加えてスタッフが手作業で転記したり、集計したりする作業も発生していました。こうした事務作業が省略され効率化できたのもメール配信の恩恵だと思っています。
これらの効果が追加費用なくあげられたのは非常に助かりました。
メール配信が広がるとともに利便性を提供できている
―会報を送る場面以外にも、メール配信の用途が広がっているとお聞きしました。
私たちと会員の双方がメール配信に慣れてきましたので、開催される定例会議の案内なども順次メールに切り替えています。ちょっとした工夫ですが、配配メールの設定には「グループ機能」があり、会議の種類に応じて送信対象を簡単に絞り込むことができてとても便利です。
また、会議で使用する資料をあらかじめメールで送付するようにしたことで、出席者の方々が事前に議題を把握したうえで会議に臨めるようになり、好評をいただいています。以前は「大量の議案書を当日に配られても読む時間がない」といった声もありましたが、この取り組みによって、審議の質の向上にもつながっていると思われます。
―今後の展望について教えてください。
積極的にこの実績をアピールしていくことも広報の役目だと思っています。配配メールを導入した時点ではそこまで考えていませんでしたが、一部の役員から「SDGsや環境問題の観点でも配送を減らすことは意味がある」という意見がありました。会議資料などには「春日部商工会議所はこのような取り組みでCO2を削減しました」と記載し、環境への配慮、SDGsへの貢献を伝えていけたらと思います。
利用開始から1年が経過し、だいぶ利用が浸透してきましたので、今後は開封率だけでなくURLのクリック率にも着目して、より効果的なコンテンツ配信を行いたいと考えています。クリックが多いということは、会員の関心が高い内容であるということです。商工会議所としては、会員の皆さんが求めている情報を優先的に配信し、反応の良い配信形式を増やすことも検討したいと思います。
―配配メールの利用を検討している企業や同じ商工会議所の方々に向けたメッセージをいただけますでしょうか。
かつての私たちのように、ITサービスの利用に慎重な姿勢の企業や団体の方にこそ、挑戦していただきたいと思います。
私たちも不安はありましたが、用意いただいている解説の動画を見れば、簡単に操作方法を覚えられ、すぐにHTMLメールを作成できるようになりましたので、配配メールは、初めての方でも使いやすいはずです。
一度作成したメールがテンプレートとして保存できるので、次回以降のメール作成時間を短縮することにもつながるため、効率化は短期間で体感できると思います。
また特に、配送からの切り替えは、コスト削減効果も大きいですし、会員サービスの向上にもつながります。数字で成果が見えるというのが、現場にとってモチベーションアップの源泉になることも一度使えば分かっていただけると思います。
―デジタル化への転換が組織運営の効率化だけでなく、会員サービスの向上にもつながったというお話がとても参考になりました。ありがとうございました。
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