「有限会社AIC JAPAN様」の配配メール導入事例
はじめに
オーストラリア専門のワーキングホリデー・留学エージェントとして日本に4支店、オーストラリアに6支店の拠点をかまえ、18年にわたって延べ10,000名以上の方々を支援してきた有限会社AIC JAPAN様。渡航前のビザ取得を含めた各種手続きのアドバイス、現地到着後の日本人スタッフの紹介や現地の手続き説明、帰国前の注意点などお客様へのフォローを中心に配配メールをご活用いただいております。なかでもお客様の不安を取り除き、安心してAIC JAPAN様のエージェント支援を受けていただけるよう、決められたタイミングでメールを自動で送付するステップメール機能を重宝いただいております。
そんなAIC JAPAN様が配配メールをお選びいただいている理由や、導入後に実感したステップメールの魅力、活用方法についてBranch managerの畠山様にお話を伺いました。
【AIC JAPAN社のメール配信とは】ステップメールの活用でメール作成時間を0に！
ーどのようなメール配信をされているのでしょうか。
当社では、オーストラリア専門のワーキングホリデー・留学エージェントとして、渡航前から現地滞在中、帰国時までトータルにサポートさせていただいております。そのなかで配配メールを利用して、すべてのお客様へのメルマガはもちろんのこと、資料請求を行っていただいた方に対して、AIC JAPANの会社紹介や担当者の自己紹介⇒他社エージェントとの違い⇒ビザの種類説明⇒オーストラリア各都市の情報⇒ホームステイ、学校の概要説明etc…といった流れでステップメールを配信しております。
ワーキングホリデー・留学エージェントとしては、お客様の考えのステップに沿ってフォローのメールを送ることは非常に重要で、配配メールを導入する前からお客様へのフォローはメールにて行っておりました。だいたい2週間に1回のペースで一般的なメーラーを利用してメールを送付していたのですが、個別に宛名付きのメールを毎回200通ほど作成して送っており、この宛名を変更するだけでも2～3時間かかっていました。また、一般的なメーラーを利用しての個別配信では、開封率などは取れませんので、ちゃんと読まれているかどうかもわからず、メールを送る事で手一杯となり、フォローが全員に行き届いておりませんでした。
ところが、配配メールを導入してステップメールを活用してからは、メール作成時の手間もなくなりました。さらに、留学について知ってもらいたい必要最低限のお役立ち情報のご提供を自動化できたことで、担当が都度個別で行っているお客様のフォロー活動がしっかりと行き届くようになりました！宛名に関しては差し込み機能を使ってデータベースから抽出していますので、入力する必要がなくなり、実質の作成時間は0になりました。また、配配メールでHTMLメールを送信することで、開封やクリックのデータが取得できるのはもちろんのこと、開封、クリックしなかったお客様リストを抽出することができるようになったので、メールを見落とした方々にも的確にフォローすることができるようになりました！。
【AIC JAPAN社における配配メールの導入効果とは】HTMLエディタ機能でメール作成の手間を削減！
ーそのほかに配配メールを導入して良かったポイントはどこでしょうか。
配配メールはお客様へのフォローのステップメールだけでなく、すべてのお客様に対する1ヶ月に4回のメルマガ配信でも活用しております。その際に大いに役立っているのがHTMLエディタ機能です。これまではHTMLメールの作成には、まずワードプレスにメールの文章を打ち込んで、そこからHTMLのコードを抽出し、メール本文に張り付ける、といった作業を行っておりました。
この作成方法では、作業に手間がかかってしまうのはもちろんのこと、文字の大小や色付けの調整しかできなかったのですが、HTMLエディタを使うことでドラック＆ドロップの直感的な操作でHTMLメールを作成できるので、作業時間が短縮されました。また、文体をキレイに調整でき、かつ画像も入れられるようになったのでより魅力的なメルマガを作成できるようになりました！
―配配メールのHTMLエディタ機能は直感的に作業することができるので、専門的な知識を必要とせず、誰でもカンタンにHTMLメールを作成できます。導入前から作業時間も短縮できて、魅力的なメルマガを作成できるようになったとのことでこちらもうれしい限りです。
【AIC JAPAN社のメール配信/作成方法】アドバイスは留学経験ある先輩目線？親しみをもたれるメールの作成法
ーメール作成の際に工夫されている点はありますか。
私もオーストラリアに留学やワーキングホリデーで滞在した経験があるので、先輩目線でアドバイスを送るようにしています。例えば、宛名は「様」ではなく「さん」にするというように堅苦しくない文面にすることで親しみをもってもらうようにしています。
資料請求のお客様には「早めのカウンセリングで料金割引」など次の行動を促進させる文言も入れております。全体的にはキャンペーンの訴求だと開封率はグッと上がります！さらに、配配メールの「マイページ機能」を利用すれば、お客様自身で住所や電話番号等のご登録情報を追加／修正頂くことが可能ですので、私たちの場合は、お客様の「渡航日」を自動的に、正確に収集することができるようになりました。それにより、各お客様の渡航日にあわせ、適切なタイミングで適切な内容のメールを配信できるようになりました！
もし、渡航日が未記入のお客様がいらっしゃった場合には、1年後に仮設定してあげるのもポイントです。まだ渡航日も決まっていないお客様でも、この仮設定とステップメール配信により、お客様自身が渡航に対して具体的なイメージをもっていただけることで、マイページを通じて正しい渡航日に修正してくれるようになりました。その結果、説明会やカウンセリングの参加数も全体的に増加し、よりお客様との関係性が深まったと感じています！
また、メール配信の用途によっても工夫するポイントは変わってきます。ステップメールに関しては、必ず次回予告をつけて次に送付する内容のタイトルなどを見せる、オーストラリア各都市の案内は興味をそそるようなタイトルをつけるなどですね。
メルマガでもカウンセリング訴求はウェブページへの遷移だけでなく、メルマガ上で返信項目を設けています。この文面にしたことで、メルマガに設定しているfromアドレスに返信が来るようになり、カウンセリングの問い合わせ数が増加しました！
その他、シェアハウスの詐欺に関する注意喚起やsimロックの注意事項など、タイムリーな時事を絡めた内容は興味を持ってもらいやすいためか、開封率やクリック率が上がりました！
―メール作成方法、そして具体的なメールの文面なども公開いただき、ありがとうございます！差し込み機能の使い方などは、私共も勉強になりました！また、インタビュー時も様々な機能要望を出していただき、配配メールを使ってメール配信をより効果的なものにしていきたいという気持ちが伝わってきました！私共としても、最終的なお客様の成功を目指し、日々サポートさせて頂いておりますので、今後も何かお困りの際はぜひご相談くださいませ！本日は本当に、ありがとうございました！
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