ビジネスメールの作成・送信では、注意点を踏まえた上で、構成に沿って書くことが重要です。ここでは、メールの特徴や種類にあわせた使い分けの方法、一般的な構成にあわせたテンプレートの重要性、そして添付資料の扱い方について紹介します。

ビジネスメールの使い分け方

メールは他の連絡方法にはない特性や、形式・送信方法などがあります。適切なビジネスメールを送るために、それぞれの違いを紹介します。

1. メールの特性を理解する

ビジネスメールのメリットとして、一度にたくさん送れること、必要なときに読めること、資料データを添付できることがあげられます。その一方で、一度送信が完了すれば相手の手元に残り取り消すことができません。間違って社内のみの機密情報を送ってしまったり無関係な相手に送ってしまったりしないために、送信先の間違いなどのミスに十分に注意する必要があります。

2. メール形式を使い分ける

メールの作成形式には、「テキストメール」と「HTMLメール」の2種類があります。テキストメールは、テキストだけで書くシンプルな形式のメールです。シンプルなため作成がしやすく、容量も軽いというメリットがあります。HTMLメールは、ウェブサイトの作成にも使われているHTML形式で作成するメールです。文字の色や大きさ、画像の挿入などで見栄えの良いメール作成が可能で、メルマガなどの広告で用いられています。しかし、容量が大きくなりやすく、相手の環境によっては受信が拒否されたり表示されなかったりすることがデメリットです。こうした違いがあるため、ビジネスメールの場合では、シンプルで送る側と受け取る側の双方で扱いやすいテキストメールを選ぶ必要があります。

3. To・CC・BCCの使い方

ビジネスメールを送るときには、宛先欄の使い分けが重要です。宛先欄の入力には、To・CC・BCCの3種類があります。Toは用件を伝えたいメインの相手を選びます。CCは、上司など参考のために内容を共有しておきたい相手がいる場合に選択します。BCCで送信すると、ToやCCに送った相手には表示されずに送ることができます。複数の取引先に送るときなど、他の送信相手にメールアドレスを知られたくない場合に役立つ設定です。BCCを使うつもりで他の設定を間違えてしまうと、他の相手に送信先のメールアドレスを知らせてしまうため、宛先欄の設定には細心の注意を払いましょう。

4. 送信相手にあわせた用語を使う

メールを書くときは、用語の扱い方にも注意が必要です。業界内のみで通じる専門用語や、社内で使われている略語が入っていないか確認しましょう。もし特殊な用語や略語が入っていた場合は、誰にでも伝わる一般的な言葉に置き換えます。

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールではプライベートで送信するメールとは違い、形式に沿った対応が必要です。本文の構成と注意点を紹介します。

1. 宛名

ビジネスメールの本文は、まず宛名を書くことが重要です。送信先のアドレスを複数人で使っている場合や、CCなどで複数の関係者に送るときもあるため、誰宛なのか一目で分かるようにしましょう。相手の団体名、部署名、敬称つきの名前を入れます。

2. 挨拶

宛名の次は挨拶を書きます。ビジネスメールでは込み入った長い挨拶は避け、簡潔な表現で書くことが重要です。「いつもお世話になっております」、「先日は○○の件、ありがとうございました」など、シンプルで気持ちの良い挨拶を心がけましょう。

3. 名乗り

宛名と同じように、団体名と部署名を入れ、自分の名前を書きます。うっかり敬称をつけないように注意してください。

4. 用件

分かりやすく、簡潔に伝えます。用件が複雑な場合は、要旨を先に伝え、詳細は箇条書きで伝えるなどの工夫を加えるのもポイントです。予定の日時や返事の期日など、必要な情報を漏らさないように注意しましょう。

5. 結び

結びの挨拶も、冒頭の挨拶と同じようにシンプルさが重要です。「今後ともよろしくお願いします」など一言か二言ほどで締めましょう。メールの返事が必要な場合は、「ご返信をお待ちしております」、「お手数ですが、○○までにご返信をお願いいたします」など一言添えておくことがマナーです。

6. 署名

ビジネスメールの最後は、署名で締めます。団体名、部署名、名前などの情報の他、住所や郵便番号、連絡先の電話番号、メールアドレスを忘れずに記載します。手打ちで入力するのではなく、あらかじめ用意しておいた定型文を挿入しましょう。

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ビジネスメールは添付資料の扱いに注意

ビジネスメールを送信するときに注意が必要なのは、宛先欄や本文だけではありません。メールに資料を添付する際の注意点を紹介します。

1. セキュリティチェックを欠かさない

添付する資料がマルウェアに感染していないか、確認が必要です。マルウェアに感染したビジネスメールを送ってしまうと、相手に多大な迷惑をかけ、自社の信用も失ってしまいます。相手に迷惑をかけないためにも、日々のセキュリティチェックは欠かさずに行いましょう。

2. 相手が開ける形式か

添付する資料のファイル形式によっては、相手が開けない可能性があります。相手が開けるように一般的な形式で作成して添付したり、事前に開けるか確認しておいたりする気遣いが重要です。どうしても特殊な形式で送らなければならない場合は、そのこともメールの本文中で伝えておきましょう。

3. データ容量を確認する

データ容量が大きすぎると、メールの送受信でエラーが発生する可能性があります。さらに、相手のデータ通信の契約によって通信容量を多く使うことで料金が割り増しになり、迷惑をかけてしまうかもしれません。そのため、資料の容量が大きい場合はデータを圧縮してから送りましょう。

メールの送受信や共有管理ができるシステムには、添付ファイルをURL化して相手に送ることができるものもあります。添付ファイルをURL化すると、メールの容量を抑えて添付ファイルの送信ができるので、ぜひご検討ください。

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4. ファイル名は適切か

ファイル名を適当につけていると、相手が見落としたり、ダウンロードしたあとで探すのに苦労したりする可能性があります。そのため、一目で内容が分かるファイル名をつけることが肝心です。その資料を送った理由や件名を入れておくと、相手も分かりやすくなります。また、似たような内容の資料を何度か送る場合は日付も入れるなど、より見分けやすくなる工夫を加えておくのがおすすめです。

5. 添付資料の概要を添える

資料の内容は、あらかじめメールの本文中で要旨を伝えておくことがマナーです。複数の資料を添付するときは、読んで欲しい順番に並べ、ファイル名の前に番号を振っておけば、一目で分かりやすくなります。また、概要を書いておくことは、添付ミスの事後対策としても有効な手段です。資料を添付し忘れたときや、誤った資料を添付してしまったとき、何も書いていなければ気づかれないままになってしまいます。しかし、本文中に記載があれば相手も気づくので、指摘を受けることができます。

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ビジネスメールのテンプレート

ビジネスメールのテンプレートを社内向け・社外向けに分け、紹介します。

社内の相手向けテンプレート

社外の相手向けテンプレート

ビジネスメールはマナーが大切

ビジネスメールでは、マナーに則った作成・送信を心がけることが必要です。メールの形式や宛先欄の使い分け、本文の構成、添付資料の扱い方の注意点を踏まえ、相手に負担をかけないメールを作成していきましょう。

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