新たな従業員の採用を決定した時に送付する採用通知書は、スムーズに入社してもらうために重要な役割を果たす書類です。同封しなければならない書類も数多くあるので、今一度正しい書き方をチェックしておきたいという方も多いでしょう。

採用通知書は、適切なタイミングで内容に抜け漏れがないように送付することが重要です。そこで今回は、採用通知書の書き方や同封書類、送付タイミングなどについて詳しく解説します。

採用通知書とは

採用通知書とは、企業が求職者に対して正式に採用の意思を伝えるための文書のことです。求職者は、採用通知書が届いた段階で採用が正式に決定したとみなします。

採用通知書の作成は義務ではありませんが、採用の意思を示すためにはできるだけ早めに発行することをおすすめします。求職者が「自分を採用したい企業がある」と把握することで、他社の就職活動をストップしたり入社を本格的に検討したりする可能性が高まるからです。

内定通知書との違いは？

内定通知書と採用通知書は間違えられやすい傾向にありますが、厳密には異なる役割をもちます。面接などの選考をすべて終了した求職者に対して、企業として内定の意思を表す文書が「内定通知書」です。

特に新卒学生の就職活動においては、選考終了から入社までの期間が長期化しやすいため、内定を出している証拠として発行するのが一般的です。中途採用などで選考後すぐに入社するケースでは、内定通知書が発行されないケースもあります。

不採用の時は「不採用通知」を送付

選考の結果、残念ながら縁がなかった求職者に対して不採用の意思を示すために発行するのが「不採用通知書」です。最近では文書に限らず電話やメール等で不採用を知らせる企業も増えています。

不採用通知を送付する際は、単に「あなたは不採用です」という主旨を伝えるだけではなく、面接のために時間を割いて訪問してくれたことへの謝意を伝えましょう。面接に進む前の書類選考の段階であれば、書類を送って頂いたことへの謝意を伝えます。

「なぜ不採用となったのか」については伝えないのが一般的です。理由を記載しないように注意しましょう。

採用通知書の書き方

採用通知書を書く際は、テンプレートを活用すると正確かつスムーズです。

一般的に必要な記載事項が抜けていると、求職者との間でトラブルが発生する原因にもなりえます。自社独自に新たな書式を用意するより、既存のテンプレートを流用して手直しした方がミスの少ない採用通知書を作成できるでしょう。

採用通知書に記載しなければならない内容は数多くあります。例えば「発行日」「宛名」「差出人名」などはどのような文書にも必要不可欠です。加えて、表題は「採用通知書」とするのが良いでしょう。本文には採用したい意思を記載し、同封している書類の一覧や各書類の返送期限、書類の返送先などを記しましょう。
最後に今後のスケジュールをわかりやすく伝えて、人事担当の連絡先を記載しておきます。

採用通知書の例文

採用通知書に同封する書類

採用通知書に同封する書類として必要なものは、主に次の4種類です。抜け漏れがないようによくチェックして送付しましょう。

添え状

添え状は「どのような書類を送るのか」を伝えるための書類です。採用通知書の本文だけを送付するのは失礼にあたるので、忘れずに添え状を作成しましょう。文書中には季節の挨拶などを添えるのが一般的です。

入社承諾書

入社予定の求職者が記入するための書類で、「何らかのやむを得ない事情がない限りは入社する」という意思を示すためのものです。入社までの期間が長くなる場合などは記入してもらうと良いでしょう。

記載事項としては「採用内定通知書を受領したこと」「入社の日付」「入社を誓約すること」「入社承諾書に記載した日付」「求職者の住所記入欄」「求職者の氏名記入欄」「押印欄」などを用意するケースが多いといえます。

「求職者自身が記入する」ことが重要であり、場合によって「正当な理由がない場合は入社を拒否しない」などの付帯事項も付記しておくことをおすすめします。

入社誓約書

入社にあたって「履歴書に偽りがないこと」「会社の名誉を傷つける振る舞いをしないこと」などを、誓約書を通して約束してもらうための書類です。入社承諾書と同じ書面上に誓約書の内容を記載するケースもありますが、別々に作成することもめずらしくありません。

返送用封筒

書類と併せて返送用の封筒も用意しておきましょう。返信用封筒を用意しないと求職者の自己負担で書類を返送しなければならず、信頼低下や返信の遅延を招く可能性があります。加えて、返信先の住所や宛名をあらかじめ記載しておくと親切です。

採用通知書を送るタイミング

採用通知書は一般的には1週間以内に送付しますが、その前に求職者へ電話などで連絡するケースも多いといえます。

できれば1週間以内に送付しよう

求職者は1つの企業だけに絞って面接を受けていることは多くなく、たいていの場合は2社以上の企業で並行して就職活動を行っています。

そのため採用を決めてから採用通知書の送付までに間が開きすぎると、求職者は「他の企業へ入社したい」と考えてしまう可能性があります。採用を決めたら、遅くとも1週間以内を限度にできる限り早い段階で送付するのが望ましいといえます。

送付前に電話連絡すると親切

採用通知書を送付する前に、採用が決定した旨を電話連絡しておくと親切です。電話を通じて求職者に少しでも早く採用の意思を伝えることで誠意を示すことができるうえに、求職者の就職活動の状況を確認することも可能になります。

メールで送ることも可能

採用通知は文書でなければならないという決まりはないため、メールで送付することも可能です。以前は書面で通知するのが一般的でしたが、最近ではメールを活用する企業も増えてきました。メールを利用することで文書が届くまでのタイムラグが発生せず、スムーズに求職者とやり取りできるという利点もあります。

まとめ

面接に来てくれた求職者の採用が決定したら、できる限り速やかに採用通知書を送りましょう。遅くなりすぎると求職者の入社の意思が薄れたり、他の企業への入社を考えてしまったりする可能性もないとはいえません。

とはいえ、焦りすぎると伝えたい内容に抜け漏れが発生する恐れもあります。事前に内容を十分にチェックしてから、万全の状態で送付することが大切です。