ビジネスメールを送る際に、「インラインで失礼します」や「インラインで回答いたします」といった表現を見たことや使ったことがあると思いますが、正確な意味や使い方を理解していますか？
「インライン」を無意識に使っていると、相手に不快感を与えてしまうこともあります。
本記事では、ビジネスメールにおける「インライン」の意味と使い方について詳しく解説します。

インラインとは

インラインとは、「相手から受け取った文章を引用して、質問・疑問への返答を挟み込む形で記入するメールの返信方法」のことを指します。

インラインを利用すれば受信者側が過去のメールを遡らなくても質問と回答を確認でき、見落とし防止などにつながります。

「インライン」は、もともとIT用語で「一直線に並んだ」という意味で使われていました。ITの現場で使われているうちに「その場に挟み込む」という意味合いでも用いられるようになり、現在のメール返信における「インライン」という言葉につながったと考えられています。

インラインを使用するメリット

インラインを使用してメールに返信するメリットには、主に次の3つがあります。

返信の内容がわかりやすい

インラインを使用したメールは、返信メールを受け取る側が相手からの回答内容を容易に把握できるというメリットがあります。

インラインではなく一から文章を起こす形で返信されると、質問を投げかけた側は毎回「過去に自分がどのようなメールを送ったのか」を確認しなければなりません。
インラインが使われていれば、送られてきたメールを読むだけで過去に送信した自分の質問を把握できます。

複数人のやり取りでも確認や共有が容易になる

インラインで回答するメールは、3人以上の複数人でメールをやり取りしている場合でも質問事項や返答を確認・共有しやすいのが特徴です。

1対1のやり取りではなく複数名でメールをやり取りしていると、誰がどのような質問を送り、それに対して誰が返答したのかがわかりにくくなります。
そこでインラインを使用すれば、複数名のやり取りであっても質問者や回答者が整理されて経緯が伝わりやすくなるといえます。

本文を見落としにくい

インラインを利用したメールでは、質問の内容に合わせて1つずつ回答することから本文を見落としにくいというメリットもあります。
メールの受信者が送信者からの質問に返答する際は、送られてきた複数の質問へ一度にまとめて返信することが多いといえます。この場合、送信者から送られてきた質問の一部を見落としてしまい、回答漏れが発生する可能性も少なくありません。

回答が漏れているとメールの往復回数が増えてしまい、すべての質問への回答が済むまでに時間がかかってしまうことも十分に考えられます。
インラインで回答すれば送られてきた質問を1つずつ確認しながら返信できるため、見落としを防いでメールの往復回数を最小限にできるでしょう。

インラインを使用するデメリット

インラインを使用したメールには多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。
ここでは、インラインを使用したメールにおいて考えられる3つのデメリットをご紹介します。

人によっては不快に感じる場合がある

インラインで返信するメールは、送信者が書いたメールの本文に挟み込む形で回答を記載します。そのため、人によっては「一から文章を起こさず、他人の文章を引用するなんて失礼だ」と感じる場合もあるでしょう。
全員が不快に感じるとは限りませんが、なかには不快に感じる人もいるということを念頭に置いて、インラインを使うかどうかを判断することが大切です。

本文が長くなりやすい

インラインは、メールの本文を簡潔に整理できるのがメリットです。一方で、インラインによる返信が何度も続くと本文が長くなりやすいというデメリットもあります。
「簡潔に返信できるから」とインラインを使っても、かえって本文が長すぎるメールになってしまうことも考えられるため、むやみにインラインを使用するのではなく適度に活用することをおすすめします。

多用しすぎるとわかりにくくなる

本文が長くなりやすいというデメリットに加えて、インラインを多用しすぎて全体がわかりにくくなってしまうというデメリットも起こり得ます。返信のたびに本文を引用して回答を重ねることによってメールが引用部分ばかりになってしまい、視認性が下がる可能性もあるでしょう。

インラインを利用する際は、引用する部分に「>」という記号を使うのが一般的です。インラインの入ったメールが何往復もすることによってこの記号が何重にも重なり、見にくいメールになってしまう可能性もあります。何度も往復することが考えられる内容の場合、インラインはあまり向いていないといえるでしょう。

インラインで返信する際の注意点

相手のメールにインラインで返信する際は、次の4点に注意することが大切です。

インラインで返信することをあらかじめ断る

以前は「インラインで返信するなんて失礼だ」と考える人も比較的多くいましたが、最近ではインラインによる返信を嫌う人はそれほど多くないといわれています。

しかし前述のとおり今でもインラインによる返信を好意的に思わない人は一部いるため、「インラインにて失礼します」や「インラインで回答いたします」のような断りをすると親切です。

長文になりすぎないように注意する

前述のとおり、インラインによる返信ではメールが長文になりやすいという特徴があります。特に何度もメールが往復するような場合には、新しく追加する文章に比べて引用部分が圧倒的に多くなってしまう可能性も考えられます。

そのため引用する文章が多くなりそうな場合は要点のみを抜き出して引用したり、インラインではない返信形式を採用したりすることを検討しましょう。

返信の際は「>」をつける

インラインで返信する際は、引用部分であることがはっきりと伝わるように「＞」の記号をつけることが大切です。引用であることがひと目で確認できない場合「どの部分が新しい返信なのか」がわかりづらいため、受信者は全文をくまなく読み直さなければならないでしょう。

記号が表記されていれば「この部分は引用だ」と送信者も受信者も明確に区別できるため、視認性が上がりスムーズな情報共有につながります。

誤字・脱字を修正しない

インラインによる返信では誤字や脱字を修正しないことがルールとされています。独断で相手から送られてきたメールの内容を変更すると、改ざんにつながる可能性があるためです。

後からお互いの認識に食い違いが発生するリスクがあるため、誤字や脱字を見つけてもそのまま引用することを心がけましょう。

メーラーでインラインを使う方法

仕事上でもGmailやOutlookなどのメーラーを活用されている方は多いでしょう。

それぞれのメーラーでインラインを用いて返信する場合の手順を解説します。

Gmailの場合

①返信ボタンをクリック
②返信するメール本文内で、引用部分を選択し、コピーする
③返信画面上でコピーした引用部分を貼り付ける
④貼り付けたテキストを選択したまま「A」をクリックし「”」をクリック
⑤Enterキーで改行し返信内容を入力

Outlookの場合

①返信ボタンをクリック
②返信するメール本文内で、引用部分を選択し、コピーする
③返信画面上でコピーした引用部分を貼り付ける
④貼り付けたテキストを選択したまま「・・・」をクリックし「”」をクリック
⑤Enterキーで改行し返信内容を入力

インラインの例文

最後に、実際に使えるインラインの例文をご紹介します。

まとめ

相手の文章を引用して返信するインラインは、メール全体の視認性を高めてスムーズに情報共有するために有効な手段のひとつです。内容の見落とし防止の効果も期待できるため、やり取りも最小限の回数に抑えることができるでしょう。

しかし人によってはインラインによる返信を快く思わない場合もあるので、事前にインラインによる返信であることを断っておくことも大切です。長文になってしまうようであれば他の手段も検討して、双方にとって快適なメールのやり取りができる工夫を行いましょう。

関連記事はこちら【例文付】ビジネスメールの返信マナーや書き方を解説