業務効率化を実現するためには、メール対応に関する業務を効率化することが大切です。メール対応にかかる時間を短縮できれば、コア業務に注力できるようになります。生産性向上にもつながるでしょう。今回は、メール業務の課題を解決できる方法を具体的に紹介します。

メール管理・処理業務によくある問題

仕事の生産性を高めるためには、メール管理や処理にかかる時間を短縮し、効率化することが大切です。メール管理・処理業務について、以下のような問題を抱えている方は多いでしょう。

• 対応するべきメールの数が多すぎる
• 件名だけで内容を判断できない

メール管理・処理業務におけるよくある問題を紹介します。

対応するべきメールの数が多すぎる

1つ目は、対応するべきメールの数が多く、管理が手に負えなくなっているということです。

ビジネスにおいて、メールは電話に並ぶコミュニケーションの手段です。顧客からの問い合わせや商談依頼、他部署からの業務連絡など、1日で多くのメールを受信しているでしょう。さらに、テレワークが進んだことにより、メールでコミュニケーションをとる機会が増えました。

メールの受信数が増えすぎると、対応しきれなくなり、見落としや返信漏れなどのミスにつながりかねません。

件名だけで内容を判断できない

2つ目は、メールの件名だけで内容を判断できず、メール管理が難しいという問題です。

相手から送られてきたメールの件名が適当だったり抽象的だったりすると、後でメールを見返す際、検索してもなかなか見つけられないことがあります。

特に、何通も返信を重ねたメールは、件名とメールの内容が徐々にずれていくため、検索が難しくなりがちです。

また、メールを開封・返信する必要があるのか、本文を読まないと判断できないため、重要性の低いメール対応にも時間を使ってしまう場合もあります。

メール作成・送信業務によくある問題

メール作成・送信業務では、文章作成に時間がかかり、コア業務に注力できていないという問題が挙げられます。

ビジネスにおいては、送る相手や相手との関係性、メールの内容によって守るべきマナーもあるため、慣れていないとメール作成だけに多くの時間を費やしてしまうこともあるでしょう。

また、一斉送信など複数の相手に対してメールを送る場合は、送信作業にも時間がかかります。Gmailなどのメーラーを使って手作業で一斉メールを送る場合、宛先設定や送信完了までに時間がかかります。また、メーラーによって一度に送れるアドレス数が決まっていることもあるので、何度も送信作業を行わないといけないケースもあり、送信するだけなのに時間がかかってしまうこともあります。

そもそも、CCやBCCでの一斉送信は、BCCに追加すべきアドレスを誤ってCCに追加してしまうことで、情報漏洩リスクがあります。 一斉送信をする場合は、手作業に行うのではなく、メール配信サービスの利用をおすすめします。

メール管理・処理の効率が悪くなる習慣

メール管理や処理に時間がかかっていると感じたら、受信ボックスや通知を気にしすぎていないかを確認しましょう。

メールが届いていないか気になり、受信ボックスや通知を何度も確認してしまう方もいるでしょう。

メールに素早く対応することも重要ですが、受信ボックスや通知を何度も確認していると、ほかの業務に集中できず効率が悪くなってしまいます。また、メールが届くたびに返信するよりも、まとめて返信した方が集中して対応できる場合が多いです。

決まった時間にメールをチェックする習慣をつけるとよいでしょう。

メール作成・送信の効率が悪くなる習慣

以下の習慣がついている方は、メール作成・送信の効率が悪くなってしまいがちです。

• メールの内容を何度も確認する
• メールの文を全て手打ちしている

ここでは、メール作成・送信の効率が悪くなる習慣を紹介します。

メールの内容を何度も確認する

メールを送る際、内容を何度も確認しないと気が済まない場合は、メール送信に時間がかかりすぎてしまいます。

もちろん、メールの内容に間違いや誤字脱字がないか、送信先が間違っていないかなどを確認することは重要です。しかし、文法や表現などを気にしすぎるあまり、何度も確認してからではないと送れない場合は注意が必要です。メール送信はコア業務ではないので、時間をかけすぎると業務の生産性が低下してしまいます。

また、メールを確認した後、返信を後回しにする癖がついている方も注意しましょう。返信にあたってもう一度メールを読み直す必要があり、効率が悪いためです。

メールを全て手打ちで作成している

メールの文章を全て手打ちしている場合は、返信に時間がかかってしまいます。また、誤字脱字や、相手の企業名や担当者名を間違える、などのミスが発生する可能性も高いです。

宛先はコピー＆ペーストする、挨拶文や自社情報などはテンプレート化するなどして、少しでも効率よくメールを作成できるよう工夫することが大切です。

関連記事はこちらメールの署名デザインテンプレート15選！作成から設定方法も詳しく紹介

メール管理・処理業務を効率化する方法

それでは、メール対応にかかる時間を短縮して業務効率化を実現するためには、具体的にどうすればよいのでしょうか。

メール管理・処理業務を効率化するためには、メールを適切に仕分けることが大切です。フォルダを作成したり、不要なメールは削除したりして、受信ボックスを整理しましょう。

メールの仕分けによる効率化の方法は、以下のとおりです。

• フォルダ分けを行い受信トレイを空にする
• 不要なメール・古いメールは削除やブロックする
• 一目で内容がわかる件名をつける

それぞれの方法について解説します。

フォルダ分けを行い受信トレイを空にする

メールを仕分けるためには、メールの内容や商品、顧客別などにフォルダを作成する必要があります。そして、受信したメールはそれぞれのフォルダに移動させ、受信トレイが空になるようにしましょう。

すべてのメールが一緒くたになっていると、顧客からの重要なメールが埋もれてしまったり、あとでメールを探すのが大変になったりします。

未読メールを貯めると仕分けに時間がかかるため、メールをチェックする際に適宜フォルダ分けすることが大切です。

ただし、フォルダを細かく分けすぎないよう注意してください。フォルダ分けに時間がかかり、かえって効率が悪くなってしまいます。

関連記事はこちら画像で解説！Gmailの自動振り分けでメールを効率的に管理しよう

不要なメール・古いメールは削除やブロックする

不要なメールや古いメールについては、定期的に削除・ブロックして溜め込まないようにしましょう。

終了した案件や不要なメルマガ、重要性が低いお礼メールなどは削除して、フォルダを整理しましょう。

削除するか迷うメールは、専用のフォルダを作成して振り分けておくのがおすすめです。また、アーカイブを活用するという方法もあります。アーカイブを使えば、受信トレイには表示されなくなるものの、メール自体が消えるわけではありません。万が一メールを参照したくなった場合も安心です。

一目で内容がわかる件名をつける

メールを綺麗に仕分けるためにも、一目で内容がわかる件名をつけることが大切です。「◯月◯日の打ち合わせについて」「製品Aの期間限定セールについて」など、メールの内容を簡潔に表せるような件名を設定しましょう。

また、件名の冒頭に【】を使い、【重要】【至急】【お知らせ】のように、メールの概要や優先度を記入するのも効果的です。

自分がメールを整理しやすくなるだけでなく、相手にとってもメールの内容がわかりやすくなるため親切です。ほかのメールに埋もれて開封してもらえなかったり、返信を忘れられたりするリスクも軽減できます。

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メールの作成・返信を効率化する方法

メールの作成・返信を効率化する方法は、以下のとおりです。

• 対応する時間を決める
• すぐに対応できるものはその場で対応する
• 返信に時間がかかる場合はその旨のみを一旦返信する
• テンプレートや辞書機能を活用する
• 件名と用件はシンプルに記載する
• 1通のメールの用件は1案件だけにする

それぞれ解説します。

対応する時間を決める

メールチェックや返信に充てる時間を決めておくことで、まとめてメールに対応できるようになります。それ以外の時間はメール対応に気を取られることないため、別の業務にも集中しやすくなるでしょう。

「出社してすぐにメールをチェックする」「お昼休憩が終わったタイミングはメール対応に充てる」など、メールに対応する時間を決めて、スケジュールに組み込むことが大切です。

時間を決める際は、1日のうちでよくメールが届く時間帯を分析するのがおすすめです。たとえば、「始業時刻から1時間と、夕方16時以降がピーク」とわかれば、その時間帯にメールをチェックするようにしましょう。

すぐに対応できるものはその場で対応する

すぐに対応できる簡単なメールについては、開封したらその場で対応することが大切です。返信を後回しにすると、返信時にもう一度同じメールを読み直すことになるため、非効率的です。また、未読メールに埋もれてしまい、メールの返信をつい忘れてしまう可能性もあります。

「承知いたしました」程度で済む簡単なメールは、その場ですぐに対応する習慣をつけましょう。

返信に時間がかかる場合はその旨のみを一旦返信する

すぐに返信できないようなメールについては、「内容を確認次第追って連絡する」という旨を一旦返信しましょう。

メール返信に時間がかかると、メールが届いていないのでは、と相手に不安を与えてしまいます。メールの確認は済んでおり、対応中であることがわかれば、相手も安心できるでしょう。

そして、忘れないようToDoリストやスケジュール帳に追加しておきましょう。Googleカレンダーのようなカレンダーツールを使用している場合は、タスク機能を使うのもおすすめです。また、あとで返信する用のメールフォルダを作成し、そこにメールを移すという方法もあります。

テンプレートや辞書機能を活用する

よく使うフレーズや固有名詞などについては、テンプレートや辞書機能を活用するのがおすすめです。

「返信用」「アポイント取得用」など、目的ごとにテンプレートを作成しておくことで、複数のメールに素早く対応できるようになります。GmailやOutlookなどのメールツールには、テンプレートの作成や挿入ができる機能が搭載されています。

また、よく入力する長い言葉については、辞書機能を使って登録しておきましょう。たとえば、自社のメールアドレスを「メアド」で登録しておけば、「メアド」と入力するだけで簡単にメールアドレスを入力できます。

件名と用件はシンプルに記載する

メールを作成する際、件名と用件はシンプルに記載することを心がけましょう。あとでメールを見返したい場合も、必要なメールをすぐに調べられるでしょう。

特に、返信を繰り返す場合は、適宜件名を変更することが大切です。そのままでは「Re：」が増えていき、件名を確認するのが難しくなります。「Re：」を1個に減らしたり、内容に応じて件名を設定し直したりして、メールの内容がわかりやすくなるようにしましょう。

1通のメールの用件は1案件だけにする

メールを作成する際は、1通につき1つの案件について記載することがポイントです。1通に複数の要件を詰め込むと、メール作成に時間がかかってしまいます。内容に抜け漏れが生じるリスクも高いです。

また、読みにくいメールになってしまい、相手に内容が伝わらなくなる可能性もあります。相手のメール対応の負担も考えて、わかりやすいメールを作成することが大切です。

どうしても複数の内容を入れる必要がある場合は、改行や箇条書きを使って読みやすいメールになるよう工夫しましょう。

メール業務を効率化して生産性を高めよう

業務効率化や生産性向上を実現するためには、メール業務を効率化することが有効です。ビジネスではメールをやりとりする機会が非常に多く、メール対応にはかなりの時間がかかっています。

メール業務を効率化するためには、メールを簡単に作成できるよう工夫したり、メールを仕分けて管理しやすくしたりしましょう。

本記事でご紹介した内容以外にもケースによってはツール導入がおすすめの場合もあります。 例えば、チームなど複数人で共有アドレスを利用している場合、各担当者宛のメールが1日に何十通もと届くので、メールの見落としや対応漏れが発生しやすくなります。
こうした場合は、メール共有システムの利用がおすすめです。

メール共有システム「メールディーラー」

また、大量の宛先へメールを送る頻度が高い場合は、手作業だとアドレス設定ミスにより、連絡漏れや情報漏洩のリスクがありますので、メール配信サービスを利用も解決方法の1つです。

メール配信サービス「配配メール」

自社の課題感や状況に合わせて、適切な解決手段を実践し、業務を効率化しましょう。