ビジネスの場では、顧客との商談予定や社内会議の設定など、日程調整が頻繁に発生します。日程調整メールのやりとりに慣れていない方の場合、返信の際に「間違った書き方をしていないか」「印象は悪くないか」など不安に感じることがあるかもしれません。そこで本記事では、日程調整メールの返信ポイントや押さえておきたいマナーについて解説します。

日程調整メールへの返信のポイント

日程調整メールが届いたら、適切な返信をして相手に良い印象をもってもらいたいものです。返信の際に押さえておきたいポイントがいくつかありますので、詳しく見ていきましょう。

返信はなるべく早く

日程調整メールが届いたら、期限に限らずなるべく早く返信しましょう。

相手方は提示した日時の予定を空けているため、スケジュールがなかなか決まらなければ迷惑をかけてしまいます。

もし何らかの事情ですぐに返信できない場合は、その旨をメールで伝えましょう。返信ができる日時を伝えることで、相手方もスケジュールを立てやすくなります。

メールの件名は変更しない

送信するメールは件名を変更しないようにしましょう。返信する際に自動で入力される「Re:」も、そのまま残して送信します。新規ではなく返信のメールであると伝えるためです。件名を残すことで、どの内容のメールなのかもすぐに把握できます。

なお、一部のメールソフトでは、メールを何度もやり取りすると「Re:」の数が増えて件名が見づらくなることがあります。その場合は3つ目以降の「Re:」を削除して返信するとよいでしょう。

日程調整への感謝を述べる

返信の際、まずは相手方が日程調整をしてくれたことに対し、感謝の旨を述べましょう。

例えば、メールの最初に「お忙しい中、日程を調整いただきましてありがとうございます」といった一文を加えると、誠実さが伝わります。

感謝の一言を添えることで、相手方に好印象を与えられ、やりとりをスムーズに進められるでしょう。

日程が合わない場合は候補日を複数打診する

日程調整の依頼を受けても、相手方から提示された日程が合わないこともあります。その場合は「調整できずに申し訳ない」という旨の文章を添えたうえで、こちらから候補日を複数打診しましょう。

相手方から提示された日と近い日付を提示し、改めて日程調整をお願いします。

なお、日程を提案する場合は、候補を3つ以上用意すると良いでしょう。候補が少ないと日程が決まりづらくなり、やり取りの回数が増えてしまいます。お互いの手間を減らすよう配慮することが大切です。

確認のため日程と場所を明記する

そもそも日程調整は、相手方との打ち合わせや会議について日時を決定するために行います。

そのため日程や開催形態（Web会議か対面か）、場所などは、端的にわかりやすく記載しましょう。

不明点を確認しておく

日程調整が完了したら、不明点を確認しておきましょう。

場所や時間帯以外の不明点を明確にし、事前に確認することで必要な準備も行え、スムーズに打ち合わせを進められます。

正しい敬語を使う

基礎的な項目ですが、相手方に失礼のないよう、返信するメールには正しい敬語を使いましょう。

間違えやすい敬語の例を以下の表にまとめました。

誤	正
わかりました/了解です	かしこまりました/承知しました
見ました	拝見しました
御社	貴社（メールでは貴社と表記する）

また、相手方への配慮を示すために、伝えたい文章の前には「クッション言葉」を挟み、やわらかい印象を与えるようにしましょう。

クッション言葉の例を、いくつか紹介します。

• お手数おかけしますが
• 差し支えなければ
• よろしければ
• 誠に勝手ながら
• 申し訳ございませんが
• 可能であれば

日程調整の返信メールの構成・要素

日程調整の返信メールは、相手方に正しい内容を分かりやすく伝えるため、基本的な構成が決まっています。ここでは、日程調整メールの構成や、必要とされる要素を詳しく見てみましょう。

件名

先述した通り、日程調整メールは、件名を変更せずにそのまま返信します。「Re:」は返信メールであることが判別できるよう自動で記入されるため、消さずに残しましょう。件名の例を挙げると「Re:△△のお打ち合わせ日程のご相談」となります。

宛名

宛名は「企業名・部署名・役職名・氏名」の順番で書くのが一般的です。また、氏名の後に「さま」と敬称をつけます。企業名や部署名を略して記載することは、相手方に対して失礼であるため、宛名は全て略さずに記載しましょう。

なお、社内の方へ返信する場合は、宛名を「部署名・役職名・氏名」の順番で書きます。敬称は「〇〇さん」や「〇〇課長（役職）」などを用います。

挨拶、名乗り

宛名の次は、すぐに本題に入らず本文の最初に挨拶文を記載して、自身の名前を名乗ります。

挨拶文は、社内の方へは「お疲れさまです」、社外の方へは「お世話になっております」が一般的です。名乗りでは、社内の方へは「部署名・氏名」、社外の方へは「企業名・部署名・氏名」を記載しましょう。

用件

日程調整に関する返信メールである旨を、端的に伝えます。また、相手方が日程調整の対応をしてくれたことに対し、感謝の言葉を述べることもポイントです。

例えば「日程の調整にご対応いただき、ありがとうございます」と感謝の言葉を述べると、印象が良くなるでしょう。

詳細

日程調整に関して、詳しく回答を記載します。

相手方から希望日を聞かれている場合は、希望日を3つ以上挙げましょう。複数の希望日を挙げる際は、箇条書きで記載すると見やすくなります。

一方、相手方から希望日を提示されている場合は、その中から自身の都合の良い日程を回答しましょう。

相手方が一番知りたい情報を書く部分のため、わかりやすく簡潔に記載するよう心がけます。

結び

ビジネスメールでは、文末を挨拶で締めるのがマナーです。

以下の文章を用いてメールの結びを記載しましょう。

• どうぞよろしくお願いいたします。
• 引き続き、よろしくお願いいたします。
• なにとぞ、よろしくお願いいたします。など

希望日をこちらから送信する場合は「ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」という文章も適しています。状況に合わせて適切な文章を選びましょう。

署名

メールの最後に署名を記入します。記入する項目は以下の通りです。

• 企業名
• 部署名
• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

ビジネスにおけるメールの送受信に、署名は欠かせません。自動で署名が入るよう、あらかじめ設定しておきましょう。

日程調整への返信メール例文

日程調整の返信メールの例文を状況別に紹介します。返信に困ったときは参考にしてみてください。

複数の日程を提示された場合

複数の日程を提示され承諾する場合、日程の誤認を防ぐため、希望の日時を省略せずに改めて明記しましょう。

また、参加人数をあらかじめ伝えておくと相手方に親切です。

例文

1つの日程を提示された場合

一つの日程を提示された場合でも、返信メールに日時を明記しておくと、誤認を防げます。

例文

提示された日程で調整できない場合

提示された日程で調整できない場合は、おわびの文章とともに、都合の良い日程を提案しましょう。
メールでやり取りする回数を少なくするために、3つ程度の希望日程を候補に挙げることがおすすめです。

例文

相手から日程の提示がない場合

相手方から日程の提示がない場合は、こちらから日程調整します。3〜5つの候補を提示すると、相手方が選びやすいでしょう。

時間を指定する際は、時間の余裕がある場合は「◌時まで」「終日」などと幅広い時間を提示すると、メールの回数を最小限にできます。

また、提示した日程が合わなければ、別の日で調整する旨も記載しましょう。

例文

調整済みの日程を再調整したい場合

調整済みの日程での打ち合わせが困難になった場合、わかり次第すぐに連絡することが大切です。

おわびの文章を記載するとともに、再度日程の候補を3つ程度提示します。

もしも日程直前に変更が必要になった場合には、メールではなく電話で連絡してもよいでしょう。

例文

調整済みの日程をキャンセルする場合

調整済みの日程を何らかの理由でキャンセルする場合も、決まり次第速やかにメールを送信しましょう。キャンセルの理由をはっきり伝えると、相手方に納得してもらいやすく、相手方に対する誠実さも表せます。

例文

まとめ

ビジネスにおける日程調整のシーンで相手方からいただいたメールに返信する際は、なるべく早く対応する、日程調整に対する感謝を伝えることなどが好印象をもってもらえるポイントです。

また、メールに記載する候補日は、複数提示するとスムーズに日程調整できます。正しい敬語を使用し、返信しやすい文面を意識して、メールを作成しましょう。