OutlookやGmailでメールの送信予約・時間指定をする方法

メールの時間指定は、リマインドメールの送信や、メルマガ配信など、様々なビジネスシーンで活用できる機能です。時間指定はGmailやOutlook、Thunderbirdといったビジネスでよく使用されているメーラーでも設定することができます。今回はメーラーやメールサービスを使った時間指定メールの活用事例と時間指定・送信予約の設定方法を紹介します。

時間指定メールの具体的な活用事例とメリット

時間指定メールのメリットは、メール作成後ただちに送信したくない時に、送信したい時間を指定すれば自動で送信できることです。例えば、送信先が就業時間外でいま送信するのが適切ではないと思われる場合やメルマガのように常に決まった時間に送信する場合など、メール作成時刻と送信したい時刻が異なる場合にで便利です。まずは、時間指定メールをビジネスで活用する事例とメリットを確認していきましょう。

活用例1.顧客や関係者へのお祝いメール

時間指定メールは、お祝いの気持ちを示すメールを、決まった日時に送信したいときに役立ちます。日々のお祝いごとを毎日確認してメールを作成し、送信まで行うのは大変な手間です。しかし、時間指定メールなら事前にメール作成ができるため、確認の手間を省けるでしょう。元旦の年賀メールなど、祝日に職場のPCからお祝いのメールを送信したいが、職場が休日で送信が難しいというシーンにも活用できます。

活用例2.関係者へのリマインド

重要な会議の出欠確認や書類の提出期限など、ビジネスでは期日に沿った確認が欠かせません。そうした大事な確認は一度の周知ではなく、期日の前に再確認を促すリマインドメールを送信することが必要です。時間指定メールなら、期日前の忙しい時期にメール作成・送信する時間を作ったり送信し忘れてしまったりするリスクを軽減できます。

活用例3.顧客へのステップメール

時間指定メールは、見込み客へのステップメールなど、段階ごとに分けて送る必要があるメールにも最適です。ステップメールとは、顧客が商品を購入したときや資料を請求したときを起点にして、一定期間ごとに送信するメールのことです。
例として、商品を購入した直後にお礼のメールを送ります。そして、1日後に、その商品を使った他の顧客の使用例を提示すれば、より深い印象付けが可能です。次は実際に使い始めた1週間後にアンケートの回答を依頼して正確な使用感を調査、といったように効果的なタイミングにあわせてメールを送信します。しかし、こうしたタイミングにあわせていちいち手動で送信することは手間であり、送信し忘れる可能性もあるため、大変非効率です。そのため、購入時にあらかじめタイミングにあわせて時間指定をしておけば、無駄なくメールを送信することができます。さらに顧客の誕生日など、あらかじめ登録しておいた情報に合わせて、メールを送ることも可能です。

活用例4.夜勤の仕事の方へのメルマガ配信

メルマガは、ユーザーのライフスタイルにあわせて配信することが有効とされています。届いた直後に相手が忙しかった場合、開封されずに放置されてしまうリスクが高まってしまうためです。しかし、配信先にとって都合の良い時間が、配信元の就業時間内であるとは限りません。配信先のライフスタイルによって、深夜や早朝に配信を受けとりたいと考えている場合もあります。こうした個々のタイミングにあわせるために、24時間人員を配置するのは非効率的です。こうした場合でも時間指定を使えば、相手にとって最適なタイミングでメールを送信することができます。

メーラー・メールサービスを使った時間指定

時間指定の方法は1つではない

メールを時間指定で送信する方法はメーラー・メールサービスによって様々です。特殊な設定が必要なものや拡張機能のインストールが必要なものもあります。ここでは、ビジネスツールとしてよく使用されているメーラー・メールサービスの時間指定方法のなかから、使いやすく簡単な設定方法をピックアップして解説します。

Thunderbirdでの時間指定をする手順

Thunderbirdは、GmailとOutlookに続き世界3位のシェアを誇るメーラーです。Gmailと同様に拡張機能を使うことで時間指定メールを送信できるようになります。代表的なものは「後で送信」という拡張機能です。まずはThunderbirdを起動し、メニューから「ツール」を開き、「アドオン」をクリックして右上の検索ボックスで「後で送信」と検索します。表示された「後で送信」をインストールし、再起動してください。そして、メールを作成しメニューから「ファイル」→「後で送信」を選択します。「このメールを後で送信する」という画面が表示されたら、時間指定を行い「送信予定日時」と書かれたボタンをクリックして送信予約完了です。

スマートフォンの場合

スマートフォンは、AndroidもiPhoneも純正のメーラーでは時間指定ができません。そのため、スマートフォンでメールの時間指定をするために別のメーラーアプリをインストールする必要があります。Androidの場合は、「Boomerang for Gmail」のAndroidアプリ版である「Gmail＆Exchange 用メールアプリ」が使用可能です。iPhoneの場合は、「Spark」というメールアプリで時間指定ができます。インストールしてから、アドレスのログイン設定を行い、メールを作成してください。その後、紙飛行機と時計アイコンの「タイマー送信」ボタンをタップし、「日時を選択」から時間指定を行って送信ボタンをタップして予約完了です。また、これらのアプリの他に、ブラウザからアクセスできる「MaiList」などのクラウド型サービスを使用することもできます。

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Gmailで時間指定をする手順

まずはメールの新規作成画面を開き、宛先と件名、本文を入力します。ブラウザ版のGmalで送信予約をする場合、「送信」ボタンの右側にある「△」をクリックし、「送信日時を設定」という項目が出たらそれを選択します。スマホ版においては、メール作成画面の右上にある「:」をタップした後、表示されたメニューのなかから「送信日時を設定」を選択します。ここで任意の送信日時を入力すると、送信予約が完了します。

なお、メールの送信予約は途中でキャンセルすることも可能です。ブラウザ版では「予定」、スマホ版では「送信予定」のフォルダにメールが格納されています。当該フォルダを開くと「送信をキャンセル」という項目が表示されるため、それをクリックするとキャンセルが完了します。

Outlookで時間指定をする手順

Outlookでは新規メールの作成後に「オプション」タブをクリックし、画面右側にある「配信タイミング」を選択します。表示されたプロパティ画面のなかから、「配信オプション」直下の「指定日以降に配信」というチェックボックスをクリックします。その右側に送信予定日を決めるプルダウンがあるため、任意の日時を設定してください。これで送信予約が完了します。
注意点として、予定日時にOutlookが起動していないとメールは送信されません。パソコンの電源を切ったり、スリープモードにしたりするのは避けてください。

時間指定メールを送信予約するときの注意すべきポイント

メールの送信予約でもっとも注意したいのは「遅延」です。利用端末やインターネット環境次第ではサーバー遅延による影響を受け、予定時間丁度にメールが届かない可能性があります。リマインドメールやタイムセールの告知メールなど、配信時間を重視するメールにおいては何らかの遅延対策が必要です。具体的には、メール本文に配信時間が前後する旨を記載したり、送信数を減らしてサーバーの負荷を軽減したりするのが効果的です。

時間指定メールを利用する際の注意点

時間指定メールを利用する際は、次の4つのポイントに注意しましょう。
あらかじめ知っておかなければ思わぬトラブルの原因になる可能性もあるため、必ず確認しておくことをおすすめします。

使用できるメールクライアントが限定される

時間指定メールは、すべてのメールクライアントに搭載されている機能というわけではありません。そのため、時間指定メール機能を利用したいのであれば、あらかじめ利用するメールクライアントに時間指定メール機能が搭載されているかどうかを確認しておく必要があります。
時間指定メール機能が必須の場合は使用できるメールクライアントが限定されてしまうため、複数のツールを比較してから使い勝手の良いものを選ぶことが大切です。

遅延が生じやすくなる

送信者のメールを受信者が受信するまでに、メールは複数のサーバーを経由します。そのため、送信中にいずれかのサーバーにトラブルが起きると、メールの遅延が起きる原因となります。
このように、送信元の端末やネットワークの環境次第で指定した時間どおりに届かず、遅延が発生する可能性があることは頭に入れておきましょう。

配信数が多いとさらに遅延の可能性が高まる

サーバーの状況次第で指定時間ぴったりに届かない可能性があることに加えて、配信数が多ければ多いほどさらに遅延の可能性が高まるというリスクもあります。
配信数が多いと、その分サーバーの処理時間も長くなります。したがって、すべてのメールを処理するために想定以上の時間がかかった結果、事前に指定したとおりの時間にメールが届かない結果になることがあります。

タイムセールのお知らせなど開始時刻ぴったりに送信しなければならないメールが遅延すると、お客様からのクレームや問い合わせが増加する原因になります。
定期的に配信しているメルマガなど、配信時間が指定時刻と多少ずれても問題がないメールに時間指定メールを利用するか、あらかじめ指定時間どおりに配信できない可能性があることを本文内に明記しておくことをおすすめします。

時間指定メールのセキュリティ

時間指定メールに限りませんが、送信先の個人情報やメール内容の保護のため、利用するメーラー・メールサービスでの送信データの暗号化やアクセス管理を徹底する必要があります。また、利用するツールの定期的なセキュリティチェックを行い、強固なパスワードの設定・管理を心掛けましょう。

時間指定メールの送信はメール配信サービスがおすすめ

これまで解説してきた時間指定方法は、少数のメールなら十分ですが大量のメールを送信することには向いていません。具体的には、1通1通作成するたびに手動で時間指定を行う必要があり、さらに同時に大量のメールを送信すると送信エラーが発生する可能性があります。こうした理由があるため、大量の時間指定メールを送信する必要がある企業では、メール配信サービスの導入が欠かせません。多機能で簡単にメールの送信指定ができるメール配信サービスのメリットについて解説します。

メール配信サービスならではのメリット

メール配信サービスには、時間指定メール以外にも、様々な機能が備わっています。代表例は、配信したメールの開封率や記載したリンクのクリック率を測定する機能や、何度も配信エラーが発生するアドレスへの自動配信停止などです。これらの他にも、メール測定のためには必須のHTMLメールを簡単に作成できるエディター機能や、HTMLメールが受信できない環境のためにテキストメールも同時に配信するマルチパート配信などの機能も重要です。さらにラクスが提供している配配メールでは、これらの機能に加えて同日中に複数のステップメールを送信できる機能も備わっています。より細やかなアフターフォローを実現できるため、数日単位のフォローでは不十分だと感じている企業に最適です。

時間指定でメールを活用しよう

仕事上の要件を伝えるビジネスメールや、マーケティングの重要な手段であるメルマガ配信では、先方の都合に沿った時間帯にメールを送らなければなりません。相手に不快感を与えず、ベストなタイミングで受け取ってもらうために、時間指定機能を使いこなしていきましょう。

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