提案書や契約書などの文書を作成するとき、テンプレートを活用することが多いかと思いますが、メルマガでもテンプレートを活用することで多くのメリットが得られます。メルマガでテンプレートを使用する際のメリットや注意点について解説します。

テンプレートを利用するメリット

メルマガでテンプレートを活用するメリットとしては、主に以下の3つがあげられます。

情報がどこにあるのか分かりやすくなる

テンプレートを利用すると、毎回決まったレイアウトでメルマガを作成することになります。配信する側がどこに何を書けばよいのか分かりやすいのはもちろん、読者側も毎回同じレイアウトであるためほしい情報がどこに書かれているのか分かりやすくなります。こうした分かりやすさは読みやすさに直結するため、読者の満足度も向上します。

「変化」が分かりやすい

レイアウトが毎回同じということは、いつもと違った箇所があれば目立つということでもあります。特別知らせたい情報の色を変えたり装飾の形を変えたりすると、ひと目で分かりやすくなります。ただし、あまりにも使い過ぎるとその変化もテンプレートになってしまうため注意が必要です。
変化が分かりやすいということは、効果検証がしやすいことにもつながります。テンプレートの一部を変更してユーザーの反応が変わった場合、変更した部分に対する反応であること分かります。こうして反応をみながらマイナーチェンジを繰り返すことで、よりよいメルマガを作り上げることができます。

作業効率の向上

メルマガを配信する側からみたテンプレート化の大きなメリットは、作業効率の向上です。この効果は、テンプレート本来の機能であるといえます。毎回用意されているレイアウトに従って入力するだけでよいので、一から打ち込むのに比べて早くメルマガを作成することができます。これは、HTML形式でもテキスト形式でも同じことが言えます。

関連記事はこちら超基本？メールの一斉送信ではマナーの遵守と効率化が成功の肝！

メルマガをテンプレート化する場合の注意点

メルマガのテンプレート化には、配信側・読者側ともにさまざまなメリットがあります。しかし、それと同時に注意点もあり、テンプレートを活用するためにはどちらも理解しておくことが大切です。

テンプレートの注意点としては、レイアウトをある程度定めているがゆえに融通が利きにくいという点があげられます。また、上述したように特別な情報を記載する際などまれに変化をつけるのは効果的ですが、それが何度も続くとテンプレートを使う意味が薄れてしまいます。
さらに、「機械的でつまらない」という印象を与えてしまう可能性もあります。テンプレートのデザインは、メルマガによってさまざまです。自社で作成している場合もあれば、自社以外で作成されたものを流用している場合もあります。そうしたテンプレートのデザインが配信するメルマガに合っていない場合や読みにくい場合、シンプル過ぎる場合などでは、「機械的」「つまらない」という印象になりかねません。

目的によって変わるメルマガの構成

メルマガを配信する目的は、大きく分けてふたつあります。それぞれで構成が異なるため、テンプレート化する際にはどちらのメルマガであるかも考慮しなければなりません。
ひとつは、読者を特定のWebページに誘導するためのメルマガです。例えば、キャンペーンページへの案内や期間限定品の案内などで利用されます。このタイプのメルマガでは、最後に誘導先のURLを掲載し、そこをクリックしてもらうのが目的です。そのため、メルマガを開いた時点で誘導先のURLが見えるくらいの文量が理想的です。
もうひとつは、読んでもらうこと自体が目的となっているメルマガです。自社への理解を深めてもらいたい場合や、テーマに沿って定期的に配信する場合などで利用されます。この構成のメルマガは必然的にコンテンツの数が多くなるため、目次を設置するなど分かりやすくする工夫が必要です。

HTML形式のテンプレートの選び方

メルマガにはHTML形式とテキスト形式があります。テキスト形式のテンプレートの場合、種類がたくさんあると言っても装飾に使われている記号やコンテンツの順序が異なる程度で、一般的な人でもコピー＆ペーストによって簡単にカスタマイズが可能です。一方、HTML形式の場合は、公開されているテンプレートによって使い勝手が大きく変わってくるため、選ぶ際には注意が必要です。

特にHTML初心者の場合は、テンプレートを利用することをおすすめします。

また、画像と文章の配置を自分で決めるのが難しいという方は、メールのテーマ別に用意されたテンプレートを使うと、初めてでもハイセンスなメールを作成できるでしょう。「PSDファイルでダウンロード」と書かれているものは、Adobe Photoshopという画像編集ソフトで取り扱うファイル形式のため中級者向けです。HTML形式のメールに慣れてきたら、細かいカスタマイズが可能な上級者向けテンプレートも公開されているため、レベルに合わせて選んでみましょう。

HTML用のテンプレートの選び方についてご紹介しましたが、「そもそも自作ではダメなの？」という疑問を持っている方もいると思います。結論から言うと、きちんとHTMLメールの知識を身につけている方以外は、自作よりも既存のテンプレートのほうが安心です。自作の場合は、1つのメーラーでは綺麗に表示されても他のメーラーで受信した際にレイアウトが崩れてしまうことがあります。その点、公開されているテンプレートのほとんどはレスポンスデザインとなっており、複数のメーラーに対応しているため受信環境の心配がいりません。

また、最近では、テンプレートをドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で修正できるメール配信サービスもありますので、こういったシステムを活用するのも手です。

テンプレートを有効活用するための装飾

特定のページに誘導するためのメルマガも読み物としてのメルマガも、単にレイアウトを一定にするだけでは効果は得られません。それどころか機械的な印象になり、読んでもらえなくなることもあります。しっかりとメルマガの目的を果たすためには、それぞれの目的に合わせた装飾をレイアウトに含めることが大切です。

特定のページに誘導するためのメルマガの場合、最も装飾すべきはURLです。URLをクリックしてもらわなければメルマガの目的を達成できないため、ひと目で分かるように記号で囲むなどの装飾が必要です。また、読みやすさという観点から、リード文とコンテンツ本文を区切るために見出しを装飾するのも効果的です。

読み物としてのメルマガの場合、必然的にコンテンツが長くなります。そのため、ひと目でメルマガ全体の内容を把握することはできません。この問題を解決するために、前項では目次をつけることをおすすめしました。読み物としてのメルマガで最も装飾すべきは、この目次です。目次に注目することで自然にメルマガ全体の内容を把握することができ、最後まで読んでもらいやすくなります。また、コンテンツが多くなるということから、それぞれを区切るために見出しの装飾も重要です。

コンテンツを装飾する際の注意点

コンテンツを適切に装飾すると、メルマガが読みやすくなったり機械的な印象が薄れたり、読者の満足度を向上させることができます。なお、コンテンツを装飾する際には以下の点に注意が必要です。

メールの表示幅と装飾の幅

見出しやURLなどを強調するために、前後や上下に記号を配置するのは基本的な装飾です。しかし、この配置する記号の数が多くなるとメールの表示幅を超えてしまい、デザインが崩れる可能性があります。装飾をする場合には、デザインが崩れない範囲で行う必要があります。また、意外な盲点に挙げられることが「URLの幅」。メール配信サービスなどを利用していると、URLの変換やパラメータ付与の処理によって、URLの文字数が変わることがあります。そのため、装飾の幅とURLの幅は完全に揃えるのは難しいという認識を持ち、多少ずれても違和感の少ない装飾を施すことをおすすめします。

文字化けの可能性

データ化された文字には、文字コードというものがあります。パソコンやスマホなど環境によっては表示できない文字コードがあり、それらをテンプレートの装飾に使用すると表示できない環境には毎回文字化けしたメルマガが送られることになります。読者を不快にさせる大きな要因となるため、文字コードには注意が必要です。

いくつか注意点はありますが、メルマガをテンプレート化するメリットは大きいといえます。これからメルマガの配信を始める、または今あるメルマガを改善したいという場合には、ぜひテンプレートを使用してみてはいかがでしょうか。

関連記事はこちらメルマガのテンプレートはラインが重要！デザインの秘訣を紹介