メールの開封確認は、送信したメールが相手に読まれたかを知るために重要です。
この記事では、メールの開封確認の方法から、設定、利用時の注意点までを詳しく解説します。
OutlookやGmailなど、主要なメーラーでの設定方法や、ビジネスシーンでの適切な利用方法、さらにメール配信システムの活用まで、幅広くご紹介します。

主要メーラーでの開封確認設定方法

Outlookでの設定方法

Microsoft社が提供するOutlookでは、メール作成時に開封確認をリクエストする設定が可能です。

まず、新規メールを作成し、上部のメニューバーにある「オプション」タブをクリックします。次に、「開封確認の要求」という項目にチェックを入れることで、開封確認のリクエストが設定されます。メールを送信すると、受信者がメールを開いた際に、送信者に通知が届きます。

ただし、Outlookの開封確認機能は、受信側の設定によって動作が左右される点に注意が必要です。

受信者が開封確認の返信を拒否する設定にしている場合、または、使用しているメールソフトが開封確認に対応していない場合、送信者には開封通知が届きません。そのため、開封確認は、あくまでも目安として捉える必要があります。

また、Outlookのバージョンによっては、設定方法が若干異なる場合があります。最新版のOutlookでは、より簡単に開封確認を設定できるよう、ユーザーインターフェースが改善されています。具体的な手順については、Outlookのヘルプページを参照することをおすすめします。

Gmailでの設定方法

Google社が提供するGmailでは、標準機能として開封確認の機能は提供されていません。

しかし、Google Chromeの拡張機能や、サードパーティ製のツールを利用することで、開封確認を行うことができます。これらのツールを利用することで、送信したメールが開封された際に通知を受け取ることが可能です。

例えば、Chromeウェブストアで提供されている拡張機能の中には、無料で利用できるものも多数あります。これらの拡張機能をインストールすると、Gmailのメール作成画面に開封確認のオプションが追加され、メールを送信する際に簡単に設定することができます。開封確認の設定が完了すると、受信者がメールを開封した際に、送信者に通知が届きます。

ただし、これらの拡張機能やツールは、Googleが公式に提供しているものではないため、セキュリティ上のリスクも考慮する必要があります。利用する際には、信頼できる提供元であるか、また、利用規約やプライバシーポリシーをよく確認することが重要です。

また、開封確認機能を提供するサードパーティ製のツールの中には、有料のものも存在します。これらのツールは、より高度な機能を提供している場合が多く、例えば、開封時間や場所を追跡できるものもあります。

ビジネスで本格的に開封確認を利用する場合は、これらの有料ツールを検討するのも一つの選択肢となります。

Gmailで開封確認を行う場合は、拡張機能やツールの利用を検討する必要があり、その際はセキュリティにも注意しながら利用することが重要です。

その他のメールソフトでの設定

OutlookやGmail以外にも、様々なメールソフトが存在し、それぞれのソフトで開封確認の方法や機能が異なります。

例えば、Mac標準のメールアプリである「Mail」では、Outlookと同様に、メール作成時に開封確認のリクエストを設定することができます。設定方法は、メール作成画面のオプションメニューから、「開封確認を要求」などの項目を選択することで行えます。

ただし、こちらも受信側の設定によっては、開封通知が届かない場合があります。

また、一部のメールソフトでは、開封確認機能が標準では搭載されておらず、プラグインやアドオンを導入する必要がある場合もあります。これらのプラグインやアドオンは、各メールソフトの公式ストアや、サードパーティのウェブサイトで入手できます。

導入方法や設定方法は、それぞれのプラグインやアドオンによって異なるため、利用する際は提供元の情報を確認するようにしましょう。

さらに、企業向けのメールソフトやグループウェアでは、より高度な開封確認機能が搭載されている場合があります。例えば、開封状況を一覧で確認できる機能や、未開封のメールを再送する機能などがあります。

利用しているメールソフトによって、開封確認の設定方法や機能は異なるため、それぞれのソフトのマニュアルやヘルプページを参照し、適切な設定を行うことが重要です。また、受信側の環境によって、開封確認が正常に機能しない場合があることも理解しておく必要があります。

メール配信システムによる開封確認の活用

メール配信システムは、大量のメールを効率的に配信し、その効果を測定するためのツールです。

主要メーラーで開封確認を行う際には、相手に開封以外の作業を発生させてしまいますが、メール配信システム「配配メール」を活用することで、メール開封確認を受信者に通知されることなく計測することが可能です。

そのため、受信者に手間や不快感を与えることもなくなります。

メール開封者の自動抽出でアポ率アップ「配配メール」

メール配信システム「配配メール」は、配信したメールの開封情報を取得することができます（開封チェック機能）。配信したメールについて「いつ（時間帯や曜日）」、「誰が（開封した顧客）」を特定することが可能です。それにより興味や関心が高い顧客を特定・抽出することが可能で適切なタイミングでアプローチすることができます。

顧客の温度感がつかめないままリストの上から順に架電してしまい、非効率を感じている方も多いでしょう。その結果、肝心の商談や成約に時間を割けてないという問題が発生してしまいます。

「配配メール」を開封チェック機能を活用すれば、メールの反応者だけを抽出して顧客架電することができるため、効率的な営業活動を行うことができます。

配配メールの詳細は下記よりご確認いただけます。

「いつ」「だれが」開封したかがわかる「配配メール」はこちら

引用元：配配メールの公式サイト

開封確認を利用する際のマナーと注意点

開封確認を依頼する際の注意点

メール開封確認は便利な機能ですが、利用する際にはいくつかの注意点があります。

まず、開封確認を頻繁に利用すると、相手に不快感を与える可能性があります。特に、日常的なやり取りや、個人的なメールに対して開封確認を求めると、相手は監視されているように感じてしまうことがあります。

そのため、開封確認は、本当に重要なメールや、ビジネス上の重要な連絡に限定して利用することが望ましいです。

また、開封確認を依頼する際には、相手に事前に確認を取ることが望ましいです。

例えば、「今回のメールは重要な内容なので、開封確認をさせていただきます。」など、事前に伝えることで、相手の理解を得ることができます。また、受信者によっては、開封確認の通知を望まない人もいるため、相手の意向を尊重することも大切です。

さらに、開封確認は、あくまでもメールが開封されたことを確認するだけであり、メールの内容が読まれたかどうかを保証するものではないという点も理解しておく必要があります。開封確認の通知が届いたとしても、相手がメールの内容を理解したかどうかは、別途確認する必要があります。

開封確認は、相手との信頼関係を損なわないように、慎重に利用する必要があります。相手に不快感を与えないよう、マナーを守って利用することが重要になります。

開封確認への返信方法

メール開封確認のリクエストを受け取った場合、どのように返信するのが適切かは、状況によって異なります。

まず、多くのメールソフトでは、開封確認のリクエストに対して、「通知を送信する」または「通知を送信しない」という選択肢が表示されます。開封確認を求められた場合は、基本的には「通知を送信する」を選択するのが礼儀正しい対応です。

しかし、毎回開封確認の通知を送信することが、必ずしも適切とは限りません。例えば、大量のメールを受信する場合や、開封確認の通知が煩わしいと感じる場合は、返信しないという選択肢も考えられます。ただし、その場合は、相手に誤解を与えないように、事前にその旨を伝えておくことが望ましいでしょう。

開封確認への返信は、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。相手に不快感を与えないよう、適切な対応を心がけましょう。

開封確認が返信されない場合の対処

メール開封確認を依頼したにも関わらず、返信がない場合は、メールが相手に届いていない可能性、受信者が開封確認の返信を拒否している可能性、または、メールソフトの設定によって開封確認が正常に機能していない可能性などが考えられます。

この場合、まずは相手にメールが届いているかどうかを別の手段で確認することが重要です。例えば、電話やチャットなどで直接連絡を取り、メールが届いているかどうか、また、内容を確認したかどうかを聞いてみるのも一つの手です。

もし、相手がメールを受け取っているにも関わらず、開封確認の返信がない場合は、開封確認を過度に気にしすぎないことも大切です。

相手が開封確認の返信を拒否している可能性や、メールを読んだとしても、必ずしも返信が必要ではないと考えている場合もあります。開封確認の返信がないからといって、相手がメールを読んでいないと断定することはできません。

開封確認はあくまでも補助的なツールとして捉え、過度に依存しないことが重要です。

まとめ

メールの開封確認は、送信したメールが相手に届き、開封されたかを確かめるために重要になります。

ビジネスシーンでは契約書や請求書、イベント招待メールの送付時に情報が伝わったかを確認する手段として使用されています。

また、メールマーケティングでは開封率を測定することで配信効果を分析し、改善に役立てることができます。ただし、頻繁に開封確認を依頼すると相手に不快感を与える可能性があります。そのため、本当に必要な場合に限定し、事前の受信者側への配慮も重要になります。

開封確認はあくまで開封の事実を確認するための機能であり、内容が読まれた保証にはなりません。適切に活用すれば、ビジネスにおけるコミュニケーションを円滑にし、情報を確実に届ける手助けとなります。