現代のビジネス環境では、顧客管理や営業活動の効率化が重要な課題となっています。これを実現するため、多くの企業が活用しているのがCRM（Customer Relationship Management）ツールです。中でも世界的に高い評価を受けているのがSalesforceです。特に、顧客との接点を一元管理し、営業活動やマーケティング施策を効果的に展開できる点が強みとして挙げられます。
本記事では、Salesforceを用いたメール配信の方法や、よくある課題についてご紹介します。

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Salesforceとは

SalesforceはクラウドベースのCRMツールで、世界中の企業が導入しているプラットフォームです。1999年に創業した同名の企業が提供しており、当初からクラウド技術を活用した革新的なサービスで注目を集めました。現在では、CRM市場で圧倒的なシェアを誇り、幅広い業界で活用されています。

Salesforceの基本機能は、顧客情報の一元管理です。営業チームが顧客との商談内容や連絡履歴を記録できるほか、マーケティング部門がキャンペーンの効果を分析し、カスタマーサポートが顧客からの問い合わせを管理するなど、多岐にわたる用途があります。これにより、部門間の連携が強化され、顧客満足度を向上させることが可能です。また、Salesforceは非常に柔軟なカスタマイズが可能で、企業ごとに異なるニーズに応じて機能を追加したり、独自のフローを構築したりできます。

もう一つの特徴は、クラウド技術を基盤としているため、インターネット環境があれば世界中どこからでも利用できる点です。これにより、リモートワークが広がる現代の働き方にも非常に適しています。

さらに、セキュリティ対策も充実しており、顧客情報や業務データを安全に管理できる点も、多くの企業に選ばれる理由の一つです。

Salesforceは単なるツールではなく、営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの業務プロセス全体を最適化するための強力なプラットフォームです。そのため、導入するだけでなく、効果的に活用することで、企業全体の生産性向上や売上増加が期待できます。

Salesforceからメール配信する際によくある問題

Salesforceは強力なCRMツールとして知られており、メール配信機能もその一部として利用できます。しかし、このメール配信機能を活用する際には、いくつかの制約や課題に直面する場合があります。

ここでは、Salesforceからメールを配信する際によく課題となる項目を7つ紹介します。

• 1日の配信上限数が存在する
• 1度の作業で200通までしか送信できない
• 大量のメール配信には時間がかかる
• MAツールのコストが大きな負担になる
• 別ツールと組み合わせる場合に運用が煩雑になる
• カスタムオブジェクトの顧客にメール配信できない
• メール本文中のリンククリックの記録が難しい

これらの問題点を正確に理解し、適切に対処することが重要です。それぞれ詳しく解説します。

1日の配信上限数が存在する

Salesforceのメール配信機能には、システム上で設定された1日の配信上限数が存在します。この制限は、スパム行為の防止やシステムの安定性を確保するために設けられています。具体的な上限値は利用しているSalesforceのプランや設定内容によって異なりますが、標準機能では、1日に5,000件が上限です。これにより、大規模なキャンペーンを計画している企業にとっては、計画通りにメールを配信できないという問題が発生します。

さらに、この上限に達した場合、追加のメール送信は翌日まで待たなければならず、時間的な遅れが発生します。特に、短期間で多数の顧客に連絡を取る必要がある場面では、この制限が業務効率に大きな影響を及ぼす可能性があるでしょう。

1度の作業で200通までしか送信できない

Salesforceでは、リストビューやキャンペーン機能を利用してメールを配信する際、1回の操作で送信できるメール数に制限があります。この制限は基本的に200通までとなっており、特に大量のメールを配信する際には繰り返し操作を行う必要があります。そのため、送信作業に多くの時間を要し、効率的な運用が難しくなってしまうでしょう。

たとえば、数千人規模の顧客リストに対してメールを送信する場合、複数回に分けて操作を行う必要があるため、ミスが発生しやすくなります。また、途中で送信作業が中断された場合には、再開する際に進捗状況を確認する手間がかかることもあるでしょう。このような制約は、大規模なマーケティング活動を実施する企業にとって大きな負担となります。

大量のメール配信には時間がかかる

Salesforceから大量のメールを配信する場合、配信に時間がかかることも課題の一つです。システムの負荷を軽減するために、メールが順次送信される仕組みが採用されており、この過程で数時間を要する場合があります。特に、特定の時間帯にメールを一斉配信したい場合には、計画的なスケジュール設定が必要となります。

また、配信時間が長引くと、受信者側でのメール到着時間が予定とずれることもあり、これがキャンペーンの効果に影響を与える可能性があるでしょう。特に、セールやイベント告知など、タイミングが重要なメール配信では、この遅延が顧客体験に悪影響を及ぼすことが懸念されます。

MAツールのコストが大きな負担になる

Salesforceのメール配信機能を補完するために、多くの企業がMA（マーケティングオートメーション）ツールを併用しています。これにより、大量のメールを一括で配信したり、顧客の行動に基づいてパーソナライズされたメッセージを送信したりすることが可能となります。しかし、MAツールの導入には高額なコストが伴います。

特に、中小企業や予算に制約のある企業にとっては、このコストが導入をためらう要因となることが少なくありません。さらに、MAツールの運用やメンテナンスにも追加のリソースが必要となり、これが人的コストの増加にもつながります。

コストパフォーマンスを最大化するためには、利用するツールの選定や適切な運用計画が重要です。

別ツールと組み合わせる場合に運用が煩雑になる

Salesforceにはメール配信機能が備わっていますが、その基本機能だけでは大規模なマーケティング活動や高度なカスタマイズには対応しきれない場合があります。このため、多くの企業が外部ツールを併用する選択をしています。しかし、こうした外部ツールの併用がかえって運用の複雑さを増してしまうケースも少なくありません。

たとえば、Salesforceとマーケティングオートメーション（MA）ツールを連携させる場合、データの同期や設定の管理が必要です。この同期作業は一見便利なように思えますが、ツール間でデータが正確に連携されていないと、顧客情報の齟齬が発生するリスクがあります。また、複数のシステムを管理するために、スタッフの負担が増えることも避けられません。特に、ツール間の操作方法や仕様が異なる場合、それぞれのツールに関する知識を持つ必要があり、これが学習コストを押し上げる要因となります。

さらに、別ツールを導入する場合、初期設定や運用の際に想定外のトラブルが発生するケースもあるでしょう。たとえば、Salesforce上で顧客リストを作成し、それを外部ツールにインポートする際、フォーマットの違いによってエラーが発生する場合があります。これにより、余計な手間や時間が必要となり、業務効率が低下する可能性があります。

カスタムオブジェクトの顧客にメール配信できない

Salesforceの標準機能では、主にリードや取引先責任者といった標準オブジェクトに紐づいたデータをもとにメール配信が行われます。しかし、企業の運用によっては、標準オブジェクトではなく、カスタムオブジェクトにデータを登録しているケースも少なくありません。このような場合、標準機能ではカスタムオブジェクトに登録された顧客情報を直接活用してメール配信を行うことができないという課題があります。

たとえば、特定のキャンペーンやイベント専用のカスタムオブジェクトを作成し、そのオブジェクトに顧客データを登録している場合、標準のメール配信機能ではこれらの顧客にメールを送れません。この制約を解消するためには、開発者によるカスタマイズや、外部ツールとの連携が必要となります。しかし、これには追加のコストが発生するうえ、ツールの導入や設定に時間を要することが多いです。

また、カスタムオブジェクトを使用している場合、メール配信以外の機能との連携が難しくなる場合があります。これにより、データ活用の幅が狭まり、CRMとしての本来のパフォーマンスを十分に発揮できなくなることが懸念されます。そのため、事前にカスタムオブジェクトをどう運用するかを計画し、必要であれば開発リソースを確保しておくことが重要です。

メール本文中のリンククリックの記録が難しい

メールマーケティングにおいて、配信したメールの効果を測定するためには、顧客がメール内のリンクをクリックした履歴の記録が重要です。クリックデータを正確に把握することで、顧客の関心や行動を分析し、次回のマーケティング施策に活かせるでしょう。しかし、Salesforceの標準メール配信機能では、リンククリックの詳細な記録やトラッキングを行うことが難しいという課題があります。

この問題を解決するために、多くの企業が外部ツールやアドオンを利用しています。たとえば、マーケティングオートメーションツールや専用のトラッキングサービスを活用することで、クリックデータの収集が可能です。ただし、これらのツールを導入する場合、事前にSalesforceとの連携が可能かどうかを確認する必要があります。また、トラッキングの精度を向上させるためには、リンクURLの設定やメールテンプレートの作成にも注意が必要です。

リンククリックのデータが正確に記録されると、特定の商品やサービスに対する顧客の関心を可視化できるため、営業活動や次のメール配信計画において大きな効果を発揮します。一方で、これが適切に行われない場合、メールの効果測定が困難になり、マーケティング施策全体の効果が不透明になる可能性があるでしょう。これらの課題をクリアするためには、Salesforceの標準機能を補完するツールや設定の導入を検討することが必要です。

Salesforceからメールを配信する方法

Salesforceを活用したメール配信にはいくつかの方法があります。よく利用されるのは次の5つの方法です。

• リストビューからリストメール送信
• キャンペーンからリストメール送信
• Autobahn for AppExchangeを利用したメール送信
• MAツールを利用したメール送信
• 外部のメール配信サービスを利用したメール送信

それぞれの方法には特徴があり、配信対象や目的によって使い分けることが必要になります。各配信方法について詳しく見ていきましょう。

リストビューからリストメール送信

Salesforceには、リストビュー機能が標準搭載されています。リストビューは、特定の条件に基づいて顧客データをフィルタリングし、必要な情報を一覧表示する機能です。このリストビューを活用すれば、条件に該当する顧客に対して一斉にメールを送信できます。この方法は、顧客属性や商談状況に応じて柔軟にメール配信を行いたい場合に特に有効です。

具体的には、リードや取引先責任者のリストビューを開き、メールを送信したい対象者を選択します。その後、「リストメール送信」ボタンをクリックすると、複数の受信者に対して一括でメールを送ることが可能です。この際、メールテンプレートを活用することで、統一感のある内容を簡単に作成できます。ただし、この機能には1回あたりの送信件数が最大200通に制限されているため、大量配信には不向きです。また、リストビュー自体の設定やフィルタ条件の設定が正確でないと、意図したターゲットにメールが届かない可能性があります。

この方法は、比較的シンプルな構成で少人数のターゲットに迅速にメールを送りたい場合に適しているでしょう。たとえば、新規顧客へのフォローアップや特定の条件に該当する見込み客へのお知らせに活用できます。ただし、送信数の制限を超える場合は、別の手段を検討する必要があります。

キャンペーンからリストメール送信

Salesforceには、キャンペーン管理機能も用意されています。この機能を利用することで、特定のマーケティング活動やプロモーションに関連する顧客に対して効率的にメール配信を行うことが可能です。キャンペーン機能は、リストビューとは異なり、あらかじめ設定されたキャンペーンメンバーに対してメールを送信する仕組みです。

キャンペーンメンバーとして登録できるのは、主にリードや取引先の責任者です。これらのデータを事前にキャンペーンに追加しておけば、手間をかけずに配信対象を管理できます。メール送信の際は、対象メンバーの中から必要な顧客を選び、指定したテンプレートを用いてメールを送ることが可能です。この方法は、複数回にわたる配信が想定されるキャンペーンや、特定のテーマに基づくマーケティング活動に適しています。

また、キャンペーン機能を利用すれば、配信後の状況を簡単に確認できるのも利点の一つです。キャンペーンのレポート機能を使うことで、配信状況や反応率などを把握でき、次の施策に活用できます。ただし、リストビューを使用した場合と同様に、送信数に制限があるため、大規模なメール配信には工夫が必要です。

Autobahn for AppExchangeを利用したメール送信

Salesforceからメールを効率的に送信する方法の一つに、「Autobahn for AppExchange」の利用があります。このツールは、Salesforceプラットフォームと連携して動作するサードパーティ製のアプリケーションで、大量のメール配信を可能にする点が大きな特徴です。標準のSalesforceメール機能では1回の送信に制限があるため、大規模なキャンペーンや数千件単位のメール配信を行う際には適切な選択肢となります。

Autobahnは、Salesforce AppExchange上で提供されており、比較的簡単にインストールできます。このツールを利用すると、通常のSalesforceの制限を超えて大量のメールを送信することが可能になります。たとえば、1日の送信上限数がなく、複雑な条件に基づいたターゲットセグメンテーションにも対応できます。また、送信後の追跡機能が充実しており、開封率やクリック率といった詳細なレポートを作成することも可能です。これにより、マーケティング活動の効果を具体的なデータで分析しやすくなります。

一方で、Autobahnの利用は基本的に有料です。そのため、導入を検討する際には、費用対効果や運用ニーズをしっかりと見極めることが重要です。特に、メール配信の頻度や規模が大きい企業にとっては、その利便性と費用を比較する価値があります。また、導入後の運用にはある程度の設定や管理が求められるため、Salesforceに精通したスタッフがいることが望ましいと言えるでしょう。

MAツールを利用したメール送信

もう一つの選択肢として、マーケティングオートメーション（MA）ツールを活用したメール配信があります。Salesforceと連携可能なMAツールは多数存在します。これらのツールは、単なるメール送信機能にとどまらず、より高度なマーケティング機能を提供します。たとえば、顧客の行動データをもとにしたセグメント作成やパーソナライズされたメールの送信、さらに複雑なシナリオに基づいた自動化された配信が可能です。

MAツールの大きなメリットは、Salesforceとシームレスに連携できる点です。顧客データをリアルタイムで同期させることで、最新の情報をもとにしたメール配信が実現します。また、これらのツールにはキャンペーン管理やリードスコアリングといった高度な機能が搭載されており、マーケティング全体の効率化を図れるでしょう。さらに、メールの配信状況や顧客の反応を一元管理すれば、マーケティング施策全体の効果をより正確に測定できるようになります。

ただし、MAツールを利用する場合にはコストが発生する点に注意が必要です。特に中小企業にとっては、導入費用や月額利用料が大きな負担になる可能性があります。そのため、導入前には十分なコスト分析と運用計画が求められます。また、これらのツールの多くは機能が多岐にわたるため、使用方法の習得に時間がかかる場合もあります。

外部のメール配信サービスを利用したメール送信

Salesforceと連携可能な外部のメール配信サービスを活用する方法もあります。Salesforceのデータを活用しつつ、外部サービスの高度なメール配信機能を組み合わせることで、柔軟かつ効率的な運用が可能になります。

外部サービスを利用する主な利点は、大量配信への対応力です。Salesforceの標準機能では対応できない大量のメールを送信する場合でも、これらのサービスを活用することでスムーズに配信できます。また、送信後のデータ分析機能も充実しており、開封率やクリック率、さらには購買行動との関連性の分析が可能です。これにより、より具体的なマーケティング施策を展開できるようになります。

ただし、外部サービスを利用する際には、Salesforceとの連携設定が必要です。この設定にはある程度の技術的な知識が求められるため、専門のエンジニアやサポートを活用することが推奨されます。また、外部サービスの利用には追加費用が発生するため、自社の予算やニーズに応じた選択が求められます。

なお、Salesforceに外部のメール配信サービスを連携させる場合は「配配メール」がおすすめです。

「配配メール」は、Salesforceとのスムーズな連携を実現するための設定が容易であり、専門知識を有するエンジニアやサポートを利用することでさらに効率的な運用が可能です。また、Salesforceに蓄積されたデータをそのまま活用しつつ、「配配メール」の強力な配信機能を組み合わせることで、顧客のニーズに応じた柔軟な対応が可能になります。

さらに、「配配メール」は高機能ながらコストを抑えられる点も大きなメリットです。初期投資やランニングコストの面でも企業の予算にやさしい選択肢です。

Salesforceと配配メールの連携について、詳しくはこちらをご覧ください。

https://www.hai2mail.jp/alignment/salesforce/

Salesforceからのメール配信方法を選ぶポイント

Salesforceでメール配信を行う際には、自社の目的やリソースに応じて適切な方法の選択が重要です。配信方法によって得られる機能やメリットが異なるため、それぞれの特徴を理解したうえで最適な選択を行う必要があります。

実施にあたって考慮すべき項目は、主に次の3点です。

• 配信規模や頻度
• マーケティング施策の複雑さ
• 外部ツールやMAツールなどのコスト

まず考慮すべき点は、配信規模や頻度です。小規模なリストに対して定期的にメールを送る場合、Salesforce標準のリストメール機能が適しています。この方法では追加コストが発生せず、簡単に設定や送信が可能です。しかし、大規模なキャンペーンや数千通以上のメールを一度に送信する必要がある場合は、外部のメール配信サービスの利用がおすすめです。これらのツールは大量の配信に対応しており、安定した送信が期待できます。

次に考えるべきは、マーケティング施策の複雑さです。たとえば、ターゲット顧客ごとに異なる内容を配信するパーソナライズドメールや、複雑なシナリオに基づいた自動化を実現したい場合は、MAツールが適しています。これらのツールは、顧客の行動データや属性を活用し、より精緻なメール配信を可能にします。また、配信後のデータ分析や効果測定機能も強力で、マーケティング全体の改善に役立ちます。

さらに、コストも重要なポイントです。外部ツールやMAツールは高額な費用がかかる場合が多いため、自社の予算と運用ニーズを見極める必要があります。無料や低コストで始められる方法を試しながら、必要に応じてステップアップしていくアプローチも有効です。最後に、自社内のリソースや技術的なスキルも考慮し、運用が可能な方法を選びましょう。適切な選択を行うことで、メール配信の効果を最大限に引き出せるでしょう。

把握しておくべきGmailガイドラインへの対応方法

Salesforceからメール配信を行う企業にとって、Gmailのガイドラインへの対応は避けて通れません。Gmailは全世界で広く利用されており、配信先の多くを占めることが多いため、ガイドラインに従わないと、配信したメールが迷惑メールフォルダに振り分けられたり、送信自体が拒否されたりするリスクがあります。ここでは、ガイドラインへの対応方法をご紹介します。

Gmailガイドラインとは

Gmailのガイドラインは、Googleがメールの品質を維持し、ユーザー体験を向上させるために設けたルールです。このガイドラインでは、メールが適切に送信・受信されるための技術的な要件や、内容に関する注意点が記されています。

たとえば、送信者の身元が確実に確認できるよう、送信ドメイン認証とTLS接続が求められています。送信ドメインには、SPF（Sender Policy Framework）やDKIM（DomainKeys Identified Mail）などが挙げられます。また、DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）を活用して、送信者の正当性を証明することも推奨されています。これらの技術的な設定が不足していると、Gmailはメールを不審と判断し、配信が失敗する場合があるでしょう。

さらに、ガイドラインでは受信者の同意を得たメール配信が強調されており、許可を得ていない大量送信は厳しく制限されます。これはスパム行為を防ぐためであり、購読解除リンクの明示や、受信者情報の適切な管理も求められます。ガイドラインを理解し、適切に対応することで、配信の信頼性を高められるでしょう。

【2025年版】メールを一斉送信する際に必要な対応

2024年2月以降、Gmailはガイドラインの一部を厳格化しました。1日あたり5,000件のメールを送信する場合、「送信メール認証」「未承諾のメールや迷惑メールを送信しないこと」「受信者がメールの配信登録を容易に解除できるようにすること」が義務付けられています。

ガイドラインには、全部で10項目が記載されています。一度確認しておきましょう。

メール送信者のガイドライン

まとめ

Salesforceを利用したメール配信には、効果的な運用のためにいくつかの課題や注意点が存在します。配信上限数や運用の煩雑さなどの制約を理解し、適切なツールや手法を選ぶことが重要です。

また、Gmailガイドラインの遵守やDMARC設定の強化など、技術的な対応も不可欠です。特に2024年2月以降の変更を確認しておきましょう。

これらのポイントを押さえることで、配信効率を高め、顧客体験を向上させるメールマーケティングを実現できます。適切な対応を進めれば、企業の信頼性と成果を最大化する運用が可能となるでしょう。