同報メールを送信したい方必見！メールを効率よく送付できる2つの方法

メルマガの読者が増えてきて、配信に時間がかかる、ミスが頻発するとお悩みの方はいらっしゃいませんか？基本的な同報メールの知識と、2種類の配信方法のメリット・デメリットを解説します。同報メールを効率よく送るならメール配信サービスがおすすめです！

同報メールとは？

同報メールとは、同じ内容の文面で多数の相手に送信される電子メールのことです。通知や日時の確認など、あまり返信を必要としない情報を知らせる際によく使われ、一斉メール、一括メールとも呼ばれています。

メーリングリストとの違い

同じ内容の文面を多数に送信する、と言うとメーリングリストを思い浮かべる方もいるかと思いますが、メーリングリストとは別物です。同報メールは同じ文面の配信の場合でも、送信者が送信先のメールアドレスを100件なら100件全て管理しなければいけませんが、メーリングリストは1つの決まったメールアドレスに送信すれば登録者全員にメールが届くため、個人で100件分のメールアドレスを管理する必要はありません。1対多数の場合は同報メールが適しており、多数対多数の場合はメーリングリストが適しています。

To・Cc・Bccの使い分け

同報メールにはCcとBccの形式があります。メールを使ったことのある方なら、実際に使ったことはなくても目にしたことはあるのではないでしょうか。
誰もが一般的に使う宛先の形式といえば「To」ですが、これはそのまま「あなた宛てのメールです」という意味で使われます。私用のメールは大抵Toでこと足りますので、仕事で使うまでは宛先の形式など考えたこともなかった、という方は少なくないでしょう。次に「Cc」は、カーボンコピーの略で「写し」という意味です。Toのように、絶対に読んで欲しい相手ではなく、当事者以外の方に「念のため内容を把握しておいてください」という意味合いで使用されます。Toに比べ重要度は下がります。最後に「Bcc」は、ブラインドカーボンコピーの略です。ToとCcは、受信者が自分以外の誰にメールが届いたか、全てのメールアドレスを見ることができますが、Bccの場合は自分以外の受信者のメールアドレスを見ることはできません。メールアドレスも大切な個人情報ですので、不特定多数に公開しないように配慮することが必要です。

同報メールを送る方法

メールを送るシチュエーションは様々ありますが、今回はメルマガを配信する場合の同報メールの送り方、メリットやデメリットをご説明します。

1.Bccで送る

メルマガの場合、読者数が少ないうちは人の手でBccに入力する方法でもよいでしょう。

【メリット】

いつも使っているメールソフトがそのまま使えるので、コストがかからず、新しい操作方法などを覚える手間もありません。誰でも簡単に始められるので、初心者向けの方法と言えるでしょう。

【デメリット】

10件や20件なら人の目でチェックできるレベルですが、100件以上ともなるとアドレスの入力間違いや、CcとBccの入れ間違いなど、人為的なミスが発生する場合があります。
また、大勢に送るため、タイトルや内容を個人向けに書くことができず、いかにも「まとめて送った感」が出た当たり障りのない文章になってしまいます。「メルマガ読者の皆様」というような対象のぼやけたメールは読み手にとって重要度が低く、開封率が下がってしまう原因になります。自分宛ての便箋がポストに入っていれば「誰からだろう？何の用だろう？」と気になって読みたくなりますが、そうでないチラシなどは読まずに捨ててしまうのと同じです。
そして意外と知られていないことですが、同一のIPアドレスから一度に大量のメールを送信していると、受信元のプロバイダが迷惑メールと見なして受信をブロックしてしまうことがあるのです。こうなると、本来届くはずのメールアドレスにも届かなくなるため、メルマガ配信やアフィリエイトだけでなく、通常のメールのやり取りにも支障をきたすことがあります。メールの内容的には全く違法でないのに、大量送信という行為だけでメール配信がブロックされてしまうのは非常にもったいないことです。

2.メール配信サービスで送る

メルマガの読者が増えてきたら、メール配信サービスを利用した方が効率的です。今回は、10,000社以上の企業に利用されているメールマーケティングサービス「配配メール」をご紹介します。

【メリット】

使いはじめてすぐさま実感できるのが、送信時間の大幅な短縮です。配配メールを使えば、年齢、性別、地域など自由な条件でグループ配信できるため、送信先のメールアドレスをひとつひとつピックアップする必要がなくなります。
この機能はアフィリエイトにもとても役立ちます。例えば、英語学習に関するメルマガの中でおすすめの教材を販売した場合、「教材を買ったことのある読者」と「まだ買ったことがない読者」にグループ分けをして、それぞれに適した内容のメールを送信することができます。自分のレベルに合った教材の情報が送られてくれば、全員に同報メールを送るよりも、成約率は上がります。
さらに、宛名などを個別に設定できる、「差し込み機能」がついているため、「○○様」と距離感の近いメールを送ることが可能です。そのほか、メールソフトにはない機能として「効果測定」もあり、開封率やクリック率の確認を行うことでメルマガの内容を改善することができます。
手作業でBccを入力していると、入力ミスなどで読者の個人情報が漏えいするリスクが高いですが、メール配信サービスなら自動でBccに入力してくれるため、そういったリスクもほとんどなくなると言ってよいでしょう。大量配信に特化したメール配信サービスなので、メールソフトのように受信をブロックされることもありません。

【デメリット】

便利な機能が満載のメール配信サービスですが、唯一デメリットを挙げるとすれば、導入に費用がかかることです。すでにお手持ちのパソコンにインストールされているメールソフトを使えば何の費用もかけずにメルマガ配信をできますので、「わざわざメール配信サービスは使わなくてもいいかな・・・」と考えている方は少なくないでしょう。
しかし、メルマガを使って販促や集客を行いたいという方は、長い目で見てメール配信サービスを利用した方がよいでしょう。そうすることで、コストを抑えることができます。初期費用を抑えたいばかりに、手動での宛先入力に時間をかければ人件費がかさみますし、大量配信によってメール自体がブロックされたり読まれているか分からない状態で送り続けたりすること自体が建設的ではありません。
メール配信サービスなら、あらゆるトラブルを未然に防ぎ、万が一トラブルが起きても素早く対処できます。

同報メールを送る際の注意点

同報メールを送信する際は、次の4つのポイントに注意することが大切です。

To・Cc・Bccを適切に使い分ける

同報メールを送信するときはTo・Cc・Bccを適切に使い分けて、用途に合ったメールを送信する必要があります。

具体的には、Toは「本文をチェックした上で返信をもらいたい相手」に指定し、CcやBccは「返信は求めていないものの本文の内容に目を通して欲しい相手」を指定しましょう。
Ccでは「同時にメールを送った相手がお互いにメールアドレスを確認」することができ、Bccではできないといった違いがあるため使い分けには注意が必要です。

選び方を間違えると情報漏えいに繋がる可能性もあるため、送信前に宛先をチェックするなど細心の注意を払いましょう。

宛先が正しいか確認する

送信するメールの宛先が正しいかどうかも、十分にチェックしておきたいポイントのひとつです。宛先が合っていないと複数人のうち一部の人にメールが届いておらず、必要事項が伝わらないなどのトラブルに繋がる可能性があります。

メールアドレスのつづりが間違っていないかどうか、ドメイン（.comや.jpなど）が正しいかどうかなどもチェックした上でメールを送信しましょう。

機密情報を誤って送信しない

同報メールでは複数の人に同時にメールを送信するため、場合によっては自社の社員と取引先に同時にメールを送信するなどのシチュエーションも考えられます。そのため、機密情報を誤って送信しないように注意しなければなりません。
たとえば、取引先のメールアドレスが宛先に入ったまま社外秘の情報を誤って送信してしまうと、情報漏えいとなってセキュリティ事故として扱われる可能性があります。

メールアドレスの管理に注意する

同報メールの場合、メールアドレスの管理はサーバーではなく管理者が手動で行うことになります。そのため、セキュリティ事故が起こらないようにメールアドレスの管理を厳重に行う必要があります。
取引先やお客様のメールアドレスを管理するのであれば、一層の注意を払って厳重にメールアドレスを保管しましょう。

同報メールを送るならメール配信サービスがおすすめ

同報メールの種類と送り方について解説してきました。今までは深く考えずにBccの形式を利用して送っていた、という方も多いでしょう。しかし、通常のメールソフトでできることと、メール配信サービスでできることを比較してみると、リスクの少なさ、リターンの多さの両面でメール配信ソフトが優秀だということが分かります。メルマガ運用を軌道に乗せるためにも、安定してアフィリエイトの売り上げに繋げるためにも、導入しておくととても心強いツールです。
メルマガを配信している方にとって同報メールを送信することは基本的な作業であり、慣れたやり方があるかもしれませんが、ご紹介した『配配メール』なら申し込む前にトライアル版を試すこともできます。是非一度、その快適な使い心地を体験してみてはいかがでしょうか？

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