オプトインは「同意する」、「選択する」という意味で、メールマーケティングでは顧客に配信許可を頂いたオプトインメールの配信が基本です。
この設定が開封率や顧客との信頼関係に関わるため、メルマガ配信担当者は内容を確認しておきましょう。

オプトインとは

オプトイン（opt in）は「同意する」や「参加する」、「選択する」といった意味です。 メールマーケティングにおいては、広告や宣伝を含むメールを配信することについて、事前に顧客の同意を得ることを指します。

広告や宣伝を含むメール・メルマガを送る場合は、このオプトインを取得することが法律で義務付けられています。 HPやWeb広告を見て興味を持った顧客が、登録フォームからメルマガ配信登録を行う形が一般的です。ほかにもECサイトの会員登録やセミナー受講の申し込みフォームの中に「メールマガジンに登録」のような項目を作り、配信希望の有無を確認する形があります。
この形であれば、メール配信について事前にユーザーに許可をもらっているため、スパムメールと判断されづらく、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性も低くなります。そのため、開封率や広告効果の向上が期待できるでしょう。

オプトアウトとの違い

オプトアウト（opt　out）は「身を引く」、「脱退する」という意味です。 メールマーケティングにおいては、メール配信を停止するための手続きを指します。

メールを受け取る顧客が「これ以上受け取りたくない」と感じた時に、自身で配信拒否の通知や手続きが簡単に行えるようにしておく必要があり、広告や宣伝を含むメールではオプトアウトの導線設置が義務づけられています。

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ユーザーから見たオプトイン

企業から見たオプトインについて説明してきましたが、視点を変えてユーザーから見たオプトインについてもご紹介します。企業から見たオプトインは「メルマガ配信の許可を取る」ことでしたが、ユーザーからすれば「メルマガへの登録」をすることがオプトインです。

企業から見たオプトインは、安全なメール配信をする上で必要不可欠なものですが、ユーザーから見たオプトインは「メールを受け取りたい」という意思表示となります。

メール配信の必須事項だからといって、「気づいたら許可していた」というようなオプトインを設計するのではなく、「このメールを読んでみたい」とユーザーが考えるようなオプトインを目指しましょう。結果的にユーザーも好意的にメルマガを読んでくれるので、アクション率を高めることもできます。

オプトインしても「スパム」には要注意

平成20年の法改正でオプトイン以外でのメール配信は規制されるようになりました。しかし、オプトインで許可を得たからといって何をしてもいいわけではありません。

例えばユーザーの心変わりでオプトアウトを考えた時に、配信解除の設定がわかりづらいと、ユーザーから迷惑メール判定をされかねません。迷惑メールと判定されると、送信元の信頼性が失われるため、新しいユーザーが配信を許可しても迷惑メールボックスに送られてしまう可能性があります。

さらにオプトアウト、つまり受信拒否の意思表示をされたにも関わらず、メールを配信し続けてしまうと、完全に「スパム」扱いをされてしまいます。オプトイン方式であっても、ユーザーが配信解除をしやすくするよう設計し、間違っても受信拒否をしたユーザーにメールが配信されないように気をつけましょう。

オプトインの取得方法

Webサイト上にメルマガ登録フォームを設置する、問い合わせをしてきた顧客へメルマガ登録を促すといった方法でオプトインの取得ができます。

参考：メールマーケティングサービス「配配メール」メルマガ登録フォーム

ただし、「メールマガジンに登録する」という行動に対し、小さい文字やわかりにくい表記で同意を取得してはいけません。「顧客にあらかじめメール配信が行われると認識してもらう」、「配信について許可をする意思表示をしてもらう」このふたつがオプトインの取得に必要です。そのために、顧客が理解しやすいようにフォントサイズを大きくしたり色を変えて目立たせたりといった形で表示してください。「オプトイン、オプトアウトのどちらも顧客にとってわかりにくい」「配信停止がしにくいもの」では、メルマガ自体が迷惑メールと認識される可能性があります。また、配信の効果が期待できないだけでなく、企業としての信頼低下にも繋がるため、こうしたオプトインの取得をしない場合は、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律に抵触する明確な違反行為となります。

もうひとつの例として、個人情報の取り扱いに関する同意文の中にオプトイン取得を含める方法があります。具体的には、「ご記入いただいた個人情報は、当社が扱う商品およびサービスの情報提供に利用します」といった一文を記載します。ユーザーが個人情報の取り扱いに同意した時点で、オプトインも取得できるのが特徴です。

オプトイン取得の推奨事項

先ほどご紹介したわかりにくい表示を避けるほかにも、何度もスクロールを必要とするようなページ下部への記載は避けましょう。また、顧客が誤って同意しないように配信希望欄のチェックをデフォルトオフにする、デフォルトの場合は注意事項を目立つように記載することが推奨事項として挙げられます。

同意したことを示す記録の保管期間

オプトインで確認した、顧客の「同意した」ことを証明する記録は時期や方法などがわかるように保管しておく必要があります。保管期間は配信の停止日から1ヵ月間です。ただし、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律に基づく措置命令を受けている場合は、1年間の保存義務が発生します。

オプトイン取得につながるフォームの作成方法

ここでは、前述のオプトイン取得の方法をもとに、どのようにWebの問い合わせフォームへオプトインの内容を組み込むかといった作成方法について解説していきます。

顧客からの問い合わせ時にオプトインを取得する場合、自社のプライバシーポリシーに基づいて適切に管理する旨と顧客から広告を含むご案内メールを送る場合がある旨に同意いただく必要があります。そのため、これらの旨の記載だけではなく、同意することに対するアクションも含める必要があります。例えば必須のチェックボックスを設ける、最終的な送信ボタンに同意する文言を追加するなどの施策があります。配配メールでは以下のようなフォームで送信ボタンに同意する文言を追加してオプトイン取得を行っています。

参考：配配メールの資料請求フォーム

また、セミナーではチェックボックス形式にてオプトイン取得を行っております。こちらもご参考ください。

迷惑メール防止のための「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」

「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」（特定電子メール法）は2002年7月に施行され、過去何度か改正されている法律です。2008年12月の改正では、これまでのオプトアウトでの配信に替わり、オプトイン配信へと変更されました。「特定電子メール」は事業者が営業のための広告、または宣伝として配信するメールと定義されています。

関連記事はこちら【メルマガの法律】特定電子メール法って何？適用範囲と4つのポイントとは

同意のない配信は違反行為

受信拒否をしている方や同意のない方への配信、または送信者の情報を偽った配信は違反行為です。対象はEメールだけでなくSMS、海外サーバーを経由した送信も含みます。違反行為が発覚した場合、大臣措置命令として、電子メールの送信方法の改善に関し必要な措置が命じられます。万が一、措置命令を無視して配信を続けた場合は、「最高で1年以下の懲役もしくは、100万円以下の罰金」が処されます。

メール送信者の表示義務

メール送信者には、送信者情報の表示が義務づけられています。まず挙げられるのが、メール送信者の氏名または名称、住所の記載です。リンク先での表示は認められておらず、原則としてメール本文に記載します。

2008年12月の法改正において、オプトアウト方法の表示も義務づけられました。メール本文に配信停止フォームへのリンクを設定したり、配信停止の旨を通知する連絡先を記載したりしなければなりません。これらは、受信者側が容易に確認できる場所に記載するのが原則です。一目でわかりにくい場所に記載した場合、法律違反となる恐れがあります。なお、料金の通知やお知らせなど、受信拒否の対象とならないメールにおいては、オプトアウト方法の表示は不要です。

クレームや問い合わせを受ける電話番号、メールアドレスも記載します。これらはリンク先での表示が認められており、メール本文に記載する必要はありません。

なりすまし送信の禁止

送信者情報を偽る“なりすまし送信”は禁止されています。同様に特定のソフトウェアを使用し、送信元アドレスをわからなくする行為も禁止です。これに違反すると、「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」となります。また法人が違反した場合、行為者への罰則に加えて「最大3,000万円の罰金」が法人に科せられます。

違反時の罰則

前述のとおり、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律に違反すると個人には「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」が科せられます。法人が違反した場合は、違反した本人への行為者への「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」だけでなく、法人に対して「最大3,000万円の罰金」が科せられます。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律の違反とみなされるケースには「送信者情報を故意に偽ってメールを送信した場合」「存在しないメールアドレス宛にメールを送信した場合」などがあります。架空のメールアドレス宛にメールを送信した場合には、罰則が科せられる前に総務大臣および内閣総理大臣からの是正勧告が行われます。

加えて「受信を拒否する意思を示している人にメールを送信した場合」「表示義務に違反している場合」「オプトインを得ていない人にメールを送信した場合」も違反とみなされます。
さらに「オプトインを得ていることを記録していない場合」にも、記録義務違反として罰せられる可能性がある点にも注意が必要です。

クレーム対策としてメルマガ配信時に記載すべき項目

顧客との信頼関係を良好に保つためにも、メルマガ配信時には「どこでメールアドレスを取得したのか」、「配信停止フォームへのリンク」について明確に記載しておきましょう。

メールアドレスの取得方法の記載

メールアドレスをどこで取得したかを記載することで、どこで情報を手に入れたのかといったクレーム対策になります。特に名刺交換や問い合わせフォームからメールアドレスを取得している場合、顧客が忘れているケースがあります。配信希望を忘れて「いつの間にメールアドレスが知られたのだろう…」といった事態にならないよう、初めてメルマガを配信する顧客については、本文の上部に取得方法について一文加えておきましょう。そうすることで、信頼低下を防ぐことに繋がります。文面としては次のような簡単なもので構いません。

• このメールはセミナーに参加いただいた方に配信しております。
• この度はメルマガ登録ありがとう御座います。
• 製品をご購入いただいた方に配信しております。

配信停止フォームへ繋がるリンクは必ず設置する

受信拒否の手続きを行った顧客について、メール配信を継続することは特定電子メールの送信の適正化等に関する法律によって禁止されています。また、配信元の企業は配信停止フォームへ繋がるURLもしくはメールアドレスの記載をしなければなりません。注意事項として、配信停止の手続きにあたり、氏名や電話番号などの個人情報の通知を求めることは避けましょう。基本的に、顧客は受信を拒否するメールアドレスと受信を拒否する意思表示以外は伝える必要がないので、不用意に顧客の情報を集める行為はトラブルを招く可能性があります。

オプトインの必要ないケース

次のような場合は、顧客の同意なしにメール配信が可能です。

名刺など書面でメールアドレスを通知した方にメールを送る場合

名刺に記載されたアドレスへ、メルマガ配信の同意を確認するためのメールはオプトインの必要がありません。同様に契約や取引に関する事項を通知するメールに、付属的に広告宣伝が行われるケースも顧客の同意なしに配信できます。

取引先へのメール

契約や取引に関するメールを送るのなら、オプトインの必要はないでしょう。ただし、通信販売等のメール広告を配信する場合は、事前の承諾なしに配信することはできません。

自身のメールアドレスをWeb上に公開している方へ送る場合

個人事業主の方などに配信する場合は、オプトインの必要はありません。ただし、メールアドレスと合わせ広告宣伝のメール送信を拒否する旨が告知されている場合は、相手の同意なく配信してはいけません。

メール配信時のクレーム回避術

メールを配信する時に受信者からクレームが入らないようにするためには、次の3つのポイントに注意してメールを作成することが大切です。

BCCによる一斉送信は避ける

BCCによる一斉送信を行うとメールアドレスの管理が難しくなり、オプトインを得ていない配信先にまでメールを送ってしまう恐れがあります。
BCCによる一斉送信は避けて、メール配信システムなどの専用ツールを使うのが望ましいでしょう。

メールアドレスの収集経路を明示する

どこでメールアドレスを収集したのかを明示することで、「登録した覚えがないのに勝手にメールが送られてくる」というクレームを回避できます。
一方で収集経路を明示できない状態の場合オプトインを得ていない可能性が高いため、メールを配信する前に十分な調査が必要です。

顧客とより良い関係を取り続ける

オプトイン、オプトアウト方式の一番の違いは「メール配信のユーザーの許可が事前に行われるか事後に行われるか」です。オプトイン方式は事前の顧客の許可がなければ配信できません。一方で、オプトアウト方式は停止の判断がメール配信後に行われるため、保持しているリストへの配信時点での許可は問われませんでした。そのため、オプトアウト方式では、身に覚えのないメールに対する苦情が数多く報告されること事となり、日本国内ではオプトイン方式での配信をするよう法整備が行われました。メルマガは定期的に配信されるため、顧客との信頼関係を維持し続けることが大切です。そのため、最初の配信で不信感を与えては効果が期待できません。顧客とより良い関係を築くためのツールとして、顧客にとって良い環境を保つようにメルマガを活用していきましょう。