多くのメールソフトには、自動応答メール（自動返信メール）の機能が備わっており、休暇や出張などでメールの返信が滞ってしまうときに設定しておくと便利です。
今回は、メールの自動返信機能について、有効に使うためのポイントや注意点をご紹介します。コピペで使える例文も掲載しますので、ぜひご活用ください。

自動応答（自動返信メール）とは

自動応答メールとは、あらかじめ設定したテンプレートを使って自動的にメールを返信する機能です。例えば注文が入ったときの受付完了メールや休暇中であることを知らせるメール、商品のレビューがあったときのお礼メールなどが代表的です。一件ずつ対応するのが難しいメールでも、自動応答を設定しておけば迅速に相手にレスポンスできるため、企業ではよく用いられています。

自動返信メールを使うメリット

メールの自動返信機能を設定する前に、まずはどのようなメリットがあるのかを把握しておきましょう。

メール作成や返信の手間が省ける

メールは基本的に用事があって送るものですが、その重要度には差があります。例えば問い合わせや注文を確かに受け取ったという確認メールのために、毎回手作業で文面を入力して送信していては通常の業務に割く時間や労力がなくなってしまいます。業務の効率化や労働生産性の向上に注目が集まっている現在、このようなコア業務以外の作業は極力省きたいものです。しかし、確認メールを送信しないというわけにもいきません。そこで、定型文の返信で十分かつ迅速な返信が望ましい場合には、自動返信機能が最適です。受け手も「相手が確かに受理した」と知ることができれば十分ですので、必要以上に労力を割く必要はありません。

相手の心証を損ねにくい

通常通りに業務を行っていれば、多少の時間はかかったとしてもメールの返信はできるものです。しかし出張でパソコンを触れない、あるいは休暇で業務外にあるという場合には、メールの返信はできずに溜まる一方になってしまいます。

人は、理由もわからずに待たされ続けると不信感を抱いてしまうものです。それが出張や休暇などの正当な理由によるものであっても、相手に伝わっていなければイライラさせてしまいます。次に返信したときには相手が大きなストレスを感じた状態になっているとなれば、今後の仕事にも悪い影響を与えてしまいかねません。

そこで長期的にメールの返信ができないと事前にわかっている場合には、自動返信機能を設定しておくことをおすすめします。返信できないため仕事の話を具体的に進めることができないという状況には変わりがありませんが、相手に自分の状況を伝達することで相手の心証が極端に悪くなることを防ぐことができます。

【状況別】メールの自動返信機能の活用ポイント

自動返信機能を設定する際には、いくつか気を付けておくべき点があります。

休暇のため返信できない場合

休暇中は業務時間外ですから、自動返信機能を設定しているという方も多いでしょう。休暇中であるということが先方に伝われば、返信がないことで不安感やストレスを与えてしまいます。
より丁寧な対応を心がけるなら、休暇の期間を返信メールの文面に記載しておくという方法がおすすめです。次に業務が再開される日程がわかっていれば先方も予定を合わせることができますし、与えるストレスもより小さくすることができます。

メールの要件が休暇明けの対応で十分な場合はこれで問題ありませんが、緊急である場合には誰かが対応しなければなりません。そのため、自分以外のメンバーに自分宛てのメールが転送されるような設定をしておくと良いでしょう。業務が完全に止まってしまう事態を防ぐことができます。

出張で返信できない場合

出張で返信ができない場合も、休暇のときと同じく次に出勤する日程を相手に知らせるようにするとより丁寧です。出張時は業務時間内ですので、緊急の要件が発生した場合に備えて、緊急連絡先を返信メールに記載しておくことも大切です。
実際に連絡が入ることがなかったとしても、万が一に備えているという姿勢を示すことで、相手に大きな安心感を与えることができます。

求人応募に返信する場合

相手は無事に応募できたかを心配に感じているはずなので、確認メールは非常に重要な役割を果たしています。確認できるということが重要なポイントですので、「いつまでに次の連絡をするのか（あるいはしないのか）」という旨を記載しておくとより丁寧です。いつ連絡がくるかもわからずに待ち続ける状態は大きなストレスとなりますので、目安となる期限を伝えるようにしましょう。

お問い合わせに返信する場合

お問い合わせメールを確かに受け取ったという要件のメールです。お問い合わせをしたということは、疑問であれ要望であれ自社への何らかの関心がある証拠です。そのような相手に「お問い合わせを受け付けました」というシンプルな返信だけで対応すると、冷たい印象を与えてしまうことになり今後のお取り引きに響きかねません。

丁寧な文章での返信を心がけるだけでなく、お問い合わせフォームに顧客が入力した内容、氏名、連絡先などを、自動返信メールの中に入力することも大切です。顧客自身が入力した連絡先に間違いがないか、どんな文面で問い合わせをしたかなどの確認にもなり、その後のメール返信や電話などの円滑な応対にもつながります。

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メールの自動返信機能を使う際の注意点

自動応答メールは便利な機能ですが、利用時にはいくつかの注意点があります。ここでは、特におさえておきたい自動応答メール利用時の3つの注意点をご紹介します。

不在であることを誰かに伝えておく

休暇や出張などで本人がメールを返信できない状況になる場合は、自動応答メールに返信を任せるのみではなく、最低限自分が不在になる旨は周囲の人に伝えておきましょう。
取引先やお客様から送られてくるメールの中には、自動応答メールだけでは対応しきれない要件が含まれていることもあります。本人が不在であることが周知されていれば、重要性の高いメールが送られてきたときや不慮のトラブルが起こったときに周囲がスムーズに対応できるため、業務を円滑に進められます。
前述のように、取引先やお客様から送られてきたメールがほかのメンバーへ転送される設定にしておくことも効果的です。

必要以上の情報を記載しない

自動応答メールに必要以上の情報を記載しないことも、セキュリティ対策の観点から重要です。
例えば「担当者がいつからいつまで不在なのか」が記載されていると、悪質な第三者が不在の期間をねらってサイバー攻撃を仕掛けてくる可能性もあります。そのため、必要以上に詳細な情報を記載しないことも自社を守ることにつながるといえるでしょう。
担当者の直通電話番号や個人の携帯電話番号、自分以外の担当者の名前やメールアドレスなども、一般消費者をはじめとした不特定多数宛ての自動応答メールにおいては記載しないほうが望ましいといえます。

内部向けと外部向けに本文を変える

内部向けと外部向けとで、開示する情報を変えることも重要です。
例えば内部向けの自動応答メールには「〇月〇日から〇日間休暇のため不在にします」といった情報を記載しても問題ありませんが、前述のように悪質な第三者から自社を守るためには、外部向けの自動応答メールに詳細な日付を書かないことが望ましいでしょう。
自動応答メールには相手によって返信内容を分ける機能があるため、そのような機能を活用しながら適切な内容を提供することも有効です。

自動返信メールのテンプレート

以上に紹介した注意点をふまえて、自動返信メールに登録しておくと便利なテンプレートをいくつかご紹介します。それぞれの状況や内容に合わせて、柔軟にアレンジして登録してみてください。

休暇中を知らせる返信

出張を知らせる返信

応募受付を知らせる返信

お問い合わせ受付を知らせる返信

会員登録完了のお知らせ

セミナー申込完了のお知らせ

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資料請求完了のお知らせ

営業時間外のお知らせ

まとめ

すでに利用されていて馴染みがあるという方も、今一度文面などを見直してみると、改善すべきポイントが見つかるかもしれません。自動返信メールの大きな役割のひとつは、相手に不安感やストレスを必要以上に与えないということです。それによって催促や確認のための追加連絡が来ることを防ぐことができ、自分にとっても相手にとっても余計な手間を省くことができるという効果もあります。また自動返信メールの内容ひとつをとっても、休暇の日程や緊急連絡先を記載するなど、より安心感を与えるためのポイントがあります。

大切なのは、そのメールを受け取る相手の立場に立って、自分ならどのように感じるのか、どのような情報が書かれていればより安心して待つことができるのかを考えてみることです。文面が作成できたら、テストとして自分宛てに送ってみるのも良いでしょう。受け取る側の立場に立って、最適な文面を作成しましょう。このような細かな気遣いによって、休暇や出張明けから再開する仕事にも、スムーズに取り掛かることができるようになります。もし現在利用しているメールソフトの自動返信機能では不十分だと感じるようなら、外部のツールを導入してみるのも効果的です。メールに関するさまざま機能を備えたサービスがありますから、検討されてみてはいかがでしょうか。