メールを誤送信してしまい、お詫びのメールを送ったことのある方は多いでしょう。ビジネスシーンにおいて、社内外問わずやり取りをメールで行うことは日常的にあります。しかし、メールは人の手によって送信するため、間違えた内容のまま送信してしまう可能性があります。このような状況に陥った場合も迅速に対処できるよう、誤送信をした際の対処法やお詫びのメール作成について身につけておきましょう。

メール誤送信の原因とは？

メール誤送信は、誰にでも起こり得るミスです。原因を把握し、対策を講じることで、再発を防止することができます。

主な原因としては、「宛先ミス」「文面（内容）ミス」「添付ファイルミス」が多いです。

具体的には、アドレスの直打ちミス、コピペミス、サジェスト機能の誤動作、CC/BCCの選択ミス、誤った内容の送信などです。 また、ウイルス感染やシステム障害等で誤送信となってしまうケースもあるため、注意が必要です。

メールの誤送信防止のための対策

メールの誤送信が起きた場合、謝罪の次に大切なのは、二度と誤送信を起こさないことです。再発防止のためにどのような対策があるかをご紹介します。

メール送信のルールを作成する

メール送信に関するルールを作成するのも対策の１つです。

例えば、送信前に確認する項目や内容、第三者チェックを入れるといったルールを設けることで誰がメールを送っても誤送信が発生しないような体制づくりをしましょう。

■送信前に確認すべき項目例

・宛先
　-送信先のアドレス、本文の宛名（会社名・役職・担当者名）
　-「To」「Cc」「Bcc」を、正しく使い分けできているか
※「Bcc」に入れるべき宛先を間違えて「Cc」に入れてしまう誤送信はよく発生しています。この場合、個人情報漏洩につながることもあり重大なミスを引き起こす可能性もありますので必ずチェックしましょう。

・本文/件名
　-誤字脱字はないか
　-内容に誤りはないか
　-金額や日付などの数字に誤りはないか

・添付ファイル
　-間違ったデータを添付していないか
　-添付ファイル名と中身が一致しているか
　-暗号化対応などの処理がされているか

第三者によるチェック

宛先や本文、添付ファイルの内容を第三者が事前にチェックする体制を整えることで、送信前にミスを発見することができます。

宛先のオートコンプリート機能を無効に

自動的に入力候補を表示してくれるオートコンプリート機能は便利ですが、確認が不十分なまま誤った宛先を設定してしまうミスを引き起こしやすい傾向にあります。オートコンプリート機能を無効にすると誤送信のリスクを軽減できるでしょう。

メール配信システムを利用する

メールの送信に特化したシステムを利用するのもおすすめです。

メール配信システムでは、システム上で宛先リストの追加・削除といった管理ができ、その宛先リストを配信先に設定するだけなので手動で宛先を追加する必要はなく、宛先ミスによる誤送信防止につながります。

また、事前にテストメールを送る機能や、送信前に管理者の承認が必要となる機能もあるので、チェック体制の強化および配信内容の不備を未然に防ぎます。

メール配信サービス「配配メール」では、ご紹介した機能をすべて提供しています。初心者でも使いやすいシンプルな操作と機能で運用も簡単ですので、興味のある方は以下バナーより資料をご請求ください。

誤送信が発覚した場合は迅速な対処が必須！

メールは送信ボタンを押すと、すぐに相手に届く便利なツールですが、その便利さゆえに少しの操作ミスが誤送信へと発展する可能性もあります。誤送信が発覚した場合は迅速にお詫びを電話やメールなどで伝えることが重要です。

まず確認するのは「影響範囲」

誤送信をしたことに気づいたら、まずは冷静になることが重要です。誤送信の内容と影響範囲を迅速に確認し、受信者に対して適切な対応を取る必要があります。この時、誤送信の事実を正直に伝え、謝罪することが大切です。メールでの謝罪に加え、場合によっては電話や直接会って謝罪することも考慮しましょう。

また、会社内の関連部署や上司にも速やかに報告し、必要に応じて共同で対応策を検討します。特に、誤送信によって機密情報が漏れた場合は、法的な側面も考慮して、適切な手続きを行う必要があります。

迅速な対処のためには「電話」も必要

基本的に、取引先との連絡や営業メールにおいて誤送信が発生した時は、迅速に「電話」で報告と謝罪をするのがマナーです。

メールの誤送信は情報管理の観点からみても致命的なミスです。誤送信の内容が機密情報だったり、他者の個人情報だったりする場合は、情報漏洩にあたります。事の重大さをみても、まずは電話で謝罪とメールの削除を依頼し、その後に再度修正のメールを送るようにしましょう。

電話をしても連絡がつかない場合は、先に誤送信の謝罪とメールの削除依頼に関するメールを送りましょう。電話で報告をする前に誤送信したメールが開封されてしまう恐れがあるため、「【重要】メール内容誤記のお詫び」などわかりやすいタイトルにしておくと良いでしょう。

一方で、メルマガなど大量の宛先に対して送ったメールの内容で誤送信が発生した場合はすぐにメールで誤送信の謝罪と訂正内容について送りましょう。一人ひとりに電話をしていると時間がかかって連絡が遅れてしまいます。丁寧な謝罪も大切ですが、同時にスピードも重要です。ケースに応じて臨機応変に対処しましょう。

誤送信の種類別で謝罪メールの例文を紹介

メールの誤送信でよくあるのは、

の３つです。

誤送信の内容によって、お詫びメールの内容が変わってきます。そのため、パターンごとの例文を紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

1.宛先ミスによる誤送信

送る相手を間違えてメールを送信してしまった場合は、顧客との機密情報が他者に知られてしまう問題があります。そのため、誤送信したメールを開封せずに、削除してほしい旨を伝えて謝罪をしなければいけません。

2.文面ミスによる誤送信

本文の内容が誤っている場合は、相手を混乱させてしまう可能性があるため、早急に誤送信である旨の説明と謝罪を行うようにしましょう。

3.添付ファイルミスによる誤送信

メールを送る際には、資料などを添付して送信することがあります。その際に、添付したタイトルのミスや添付ファイルの選択ミスなどが発生した場合、情報漏洩につながってしまうこともあります。迅速にファイルの削除依頼を行い、正しいファイルを送るようにしましょう。

関連記事はこちら謝罪文・お詫びメール作成方法｜状況ごとのフレーズ・文例集

お詫びメール作成における4つのポイント

メールの誤送信は、内容によっては顧客との関係が崩れてしまう深刻な問題になる可能性があります。そのため、謝罪の電話とメールは的確に行わなければいけません。そこで、関係を崩さないために、お詫びをする上で大切な4つのポイントを押さえるようにしましょう。

1.迅速な対応

誤送信によるミスは、迅速な対応をすることで被害を最小限におさめることができる場合があります。送ってしまったものを取り消すことはできないため、早急に謝罪と報告を行い、相手にメールの削除対応をお願いすることが最初に行うべき対応です。

2.どういった内容のミスをしたのかを説明

メールや電話で謝罪をする際に、どのような内容でミスをしたのかの説明をせずに「間違ったので削除してください」だけでは誠実さに欠けます。「添付ファイルが誤っていた」や「本文の内容に間違いがあった」旨を記載して謝罪した上で、削除を依頼しましょう。

3.経緯や発生理由の説明

どのような経緯で誤送信をしてしまったのか、発生した理由なども説明することで、次の「4.再発防止対策の提示」の内容の意図が分かりやすくなります。誤送信はチェック漏れや操作ミスなどの様々な理由で発生するため、ミスの原因を正しく把握しているという姿勢をみせるためにも「経緯や発生理由の説明」は大切なポイントになります。

4.再発防止対策の提示

誤送信は、情報漏洩につながる恐れがある重大なミスです。今回は問題にならずに済んでも今後同じようなミスを繰り返していると、信頼を失い大きな損害につながる恐れがあります。そのため、確実に再発防止をするという姿勢をみせる必要があります。誤送信までの経緯などを確認し、同じミスを起こさないために必要な対応策を考えて伝えるようにしましょう。

ミスが発覚した際は、自分の過ちを認め謝罪をすることが一番大切です。信頼関係を崩さないためにも、誠意ある対応と謝罪をしましょう。

メール誤送信のリスク

メールを誤送信すると、次のような重大なリスクにつながる恐れがあります。

個人情報漏洩

たとえば、「A社に送る予定のメールを別の取引先であるB社に送ってしまった」というような宛先ミスや、「個人情報の含まれた資料を誤って他社に添付してしまった」などのミスは個人情報漏洩にあたります。

特に営業先リストや会員情報一覧など、大量の個人情報が含まれたデータが誤送信で流出した際の企業の責任は重く、重大な信頼の低下につながります。

機密情報漏洩

社外秘の開発資料や分析データを誤って社外に送ってしまうなど、機密情報漏洩も誤送信のリスクのひとつです。さらに、他社から提供を受けている機密情報を誤って第三者に公開してしまうといった誤送信も起こりうるため、社内資料は細心の注意を払って取り扱う必要があります。

メール誤送信に関するよくある質問

メールの誤送信は迅速な対処と誠意ある対応が大切！

メールの誤送信のほとんどは、ヒューマンエラーが原因で発生するミスです。100％防ぐことは難しいですが、「デスクトップをキレイにする」「メールアドレスの管理を慎重に行う」「送信時に第三者がチェックをしなければ送信ができない機能の導入」など、様々な対策を行うことでミスの確率を最小限にまで下げることができます。しかし、思いもよらない操作ミスなどで誤送信をしてしまう可能性もあるため、誤送信をしてしまった際に迅速に行わないといけない対処法や、誠意ある対応が大切であることも頭に入れておくようにしましょう。

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