メール配信におけるセキュリティは大丈夫？情報漏洩しないための配信サービスの選び方

メール配信では、顧客の維持や売上といった成果の向上に着目しがちですが、同様にセキュリティ対策にも意識を向けることが大切です。この記事では、メール配信方法におけるセキュリティの精度、情報漏洩の防止法などについてご紹介します。

セキュリティ対策をしていない場合のリスク

メール配信をする際、セキュリティ対策をしていないと情報漏洩が起こるリスクが高まります。一度でも情報漏洩が起こると損害賠償や慰謝料の支払いといった金銭的な負担がかかるだけでなく、顧客への実害が発生したり、企業としての信用を損なったりする恐れもあるため、徹底した情報漏洩対策を行う必要があります。
情報漏洩の原因には「内部理由」と「外部理由」の2種類あり、前者は誤動作や管理ミスなどが該当し、後者は盗難や不正アクセスなどが該当します。
一般的に、セキュリティの導入は「外部からの悪意ある攻撃を防ぐこと（外部理由）」が目的のように思われがちですが、外部理由による情報漏洩は全体の2割ほどで、残りの約8割はヒューマンエラー（内部理由）が起因しています。そのため、外部からの攻撃に備えて恒常的にセキュリティ対策を行いつつ、社内運用におけるセキュリティ対策も徹底することが重要なのです。

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セキュリティは大丈夫？一斉配信とセグメント配信

メール配信において、情報漏洩の防止は必須です。自社のメール配信の特徴を理解し、最適なセキュリティ対策を講じましょう。

一斉配信

一斉配信は、同じ内容のメールを複数の顧客に一括して配信する方法です。
主にクーポンの配布や新商品の告知など、顧客へ情報を提供する際に活用します。顧客一人ひとりの興味や関心に合わせて配信するメールではないため、開封率やクリック率はあまり期待できません。商品やサービスの購入を強く勧める内容にすると、客離れを引き起こす可能性があるため注意しましょう。
一斉配信を行う際に、メーラーを使用する企業は少なくありません。メールを送りたいユーザーが少人数の場合は、メーラーを使用することで作業をスピーディーに行えます。しかし、作業のほぼすべてが人的なのでヒューマンエラーが起こる可能性もあります。
例えば、BCCに入れなければいけないメールアドレスを誤ってCCに入れて送信してしまい、宛先に指定した全メールアドレスに情報が流出してしまう、といった危険性があるのです。
メールを送りたいユーザーがいくら少人数であっても、ヒューマンエラーが起こる可能性は十分に考えられるので、なるべくメール配信サービスを活用するようにしましょう。メール配信サービスなら人的作業を最小限に抑えてメールを送れるため、上記であげたヒューマンエラーが起こりにくく、情報漏洩を未然に防止できます。

セグメント配信

セグメント配信は、年齢や性別などさまざまな条件で顧客を絞り込み、その顧客に合うメールを配信する方法です。
例えば美容製品を紹介するメールは、男性に配信するよりも女性に配信したほうが高い費用対効果が期待できます。顧客の興味を惹きつけやすいため、高い開封率やクリック率が見込めます。
セグメント配信でも、メール配信サービスを使用するのが一般的です。メール配信サービスであれば、特定の条件に合った顧客だけをフィルタリングして配信できます。ただし、マーケティング効果を高めたいがために顧客の絞り込みに時間をかけてしまうと費用対効果が低くなるほか、セグメントを細分化しすぎるとリストの重複などのミスが起こりやすくなります。
セグメント配信におけるリスク軽減はもちろん、メールマーケティングの効果を測定するためには、顧客管理がしやすくて効果測定機能が充実しているメール配信サービスを取り入れることが大切です。

社内でできるセキュリティ対策

社内でできるセキュリティ対策には、次のようなものがあります。

セキュリティ研修を実施する

従業員がセキュリティ対策の必要性を理解していなければ、セキュリティ意識が低くなり無用なトラブルが起こる可能性は高まるでしょう。そこで社内でセキュリティ研修を実施し、従業員全体の意識を高める取り組みを行うことによって、トラブルが起こる可能性を軽減できます。

従業員に個別の権限を設定する

業務に利用するソフトウェアやパソコンについて、従業員に個別の権限を設定することもセキュリティを高めるためには効果的だといえます。
例えば「マーケティング部門以外は顧客リストを追加・変更できないようにする」「一部社員に提供するゲストアカウントは閲覧のみを許可する」など、相手によって適切な権限を設定することで、社内のセキュリティレベルは向上すると考えられます。
ほかにも「USBメモリの接続は不可にする」などの対策をとることで、顧客情報の流出防止につながります。

ダブルチェックを徹底する

メール配信サービスを利用してメールを送る際、ダブルチェックを徹底することもセキュリティを高めるポイントだといえます。
誰からもチェックされない状態で配信されるメールには、セキュリティやコンプライアンス上相応しくない内容が書かれている可能性があります。

ダブルチェックを行うことで、不適切な内容のメールが配信されることを防げるようになるでしょう。

操作ログを取得・監視する

不正操作を防ぐためには、従業員の操作ログを取得・監視することが有効だと考えられます。
多くのメール配信サービスには操作ログの取得機能が搭載されており、「従業員がどのタイミングでどのような操作を行っているか」を把握できるため、不審な動きをタイムリーに掴みやすくなるでしょう。さらに操作ログを監視していることをあらかじめ従業員に伝えておくことで、抑止力としての効果も期待できます。

メール配信サービスを選ぶ際の注意点

メールマーケティングで効果を出し、かつ情報漏洩を防ぐためにも、メール配信サービスの導入は必要不可欠です。しかし、考えなしにシステムを選んでしまうと、求めている機能と実際の機能のミスマッチが起きかねません。システムを検討する際には、以下の3点を踏まえて慎重に選びましょう。

メール配信サービスの形式と自社のデータベースとの相性

メール配信サービスの種類によっては、自社のデータベースとの互換性がない場合もあります。その場合には、自社のデータベースを導入したシステムに互換のあるデータベースに変更したり、CSVインポートといった方法をとったりする必要があります。そのような手間をかけないためにも、あらかじめ使用しているデータベースとの互換性を調べてからシステムを選びましょう。

セキュリティ対策機能の充実度

最低限、システムへのアクセスが暗号化通信になっているかどうかは確認しましょう。
このほか、サーバーが故障した際のデータ復元や24時間のWebサーバー監視、定期的な脆弱性診断を行うサービスかどうかも確認しましょう。

配信数の上限

一度に配信できるメールの上限数も、メール配信サービスによって異なります。現在抱えている顧客の数やこれからの顧客獲得数などを考慮してシステムを選ばなければ、一度にすべての顧客に配信できずに、メールを複数回に分けて配信するといったことにもなりかねません。システムを導入する際には、上限配信数が多いシステムを選ぶというのも選び方のひとつです。

シンプルなシステム設定

マーケティング効果の高いメールを配信するためには、メール配信サービスの設定は重要です。システムによっては設定が複雑なものもあり、うまく設定できずに効果が期待できないメールを送信してしまうというケースも考えられます。そのため、できるだけ操作の簡単な、設定の行いやすいシステムを選ぶことが大切です。

メール送信にひと工夫！より強固なセキュリティにするには

数あるメール配信サービスの中でも、STARTTLSに対応した種類はより強固なセキュリティを実現できます。

STARTTLSによる通信暗号化

「STARTTLS」とは、送信サーバーから受信サーバーまでのデータ通信を、SSLまたはTLSで暗号化する方式のことです。
SSLはSecure Sockets Layerの略であり、WebフォームやWebサイトの閲覧を暗号化するために使われています。TLSはTransport Layer Securityの略であり、SSLと同じようにWebサイト上での通信を暗号化するために使われています。
STARTTLSに対応している場合、外部からの不正アクセスによる情報漏洩を防ぐことができます。そのため、GmailやYahoo!メールなどの主要なメールソフトが次々にサポートを開始しています。
STARTTLSをメールに対応させるためには、STARTTLSに対応しているメール配信サービスを導入する必要があります。ただし、配信側だけでなく顧客側の受信サーバーもSTARTTLSに対応していないとメールの暗号化が行われないため注意が必要です。なお、STARTTLSを対応させていない企業からのメールをGmailで受信すると、警告アイコンと共に「このメールは暗号化されませんでした」という警告文が表示されます。
また、メールの送信アドレスのドメインになりすまし対策であるSPFやDKIMの設定を行っていないと、Gmailで受信した際に迷惑メール判定される場合があります。どちらも企業の信用に関わるため、STARTTLSに対応しているメールサーバーを導入し、なりすまし対策を行うことが望ましいといえます。

メール配信には万全のセキュリティ対策をしましょう

効果の高いメールマーケティングを実現するためには、セキュリティ対策が整っていることが前提です。まずは自社が採用している配信におけるセキュリティの精度を確認し、具体的にどのような対策が必要なのかを考えてみましょう。あわせて、メール配信サービスを導入すれば、より強固なセキュリティ対策が行えます。
例えば、今回ご紹介したSTARTTLSに対応すれば、メール配信におけるセキュリティレベルは格段に上がります。
『配配メール』なら、STARTTLSを採用しているだけでなく、ヒューマンエラーの防止に関するサポートも万全です。これからメール配信サービスの導入を考えている担当者の方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事はこちらなりすましメールに注意！SPF認証とDKIM認証の違いとは

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