誰かにメールを送信する場合、宛先には相手のアドレスを入力します。このとき、一般的には宛先の設定は「TO」になっていますが、これ以外にも「CC」「BCC」というふたつの設定があります。これらはそれぞれに意味があり、ひとりだけにメールを送る場合には問題ありませんが、複数人に同時にメールを送信する場合にはしっかり使い分けないとトラブルの原因になります。特にビジネスの場面では、大きな問題に発展することもあるので注意が必要です。そこで今回は、「TO」「CC」「BCC」のそれぞれの設定の意味や、その使い分けなどについてご紹介します。

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「TO」「CC」「BCC」のそれぞれの特徴とは？

「TO」「CC」「BCC」には明確な違いがあるため、複数人に同時にメールを送信する際には間違えないように注意しなければなりません。それぞれの設定の特徴は、以下のとおりです。

TO

「TO」には宛先という意味があり、そのメールのメインの送り先を示しています。TOに指定されている人に向けてのメールであるため、ビジネスメールにおいては指定されている人に返信の義務があります。仮に複数人が指定されていれば、指定されている人すべてに返信の義務があります。
TOに指定されているメールアドレスは、すべての受信者が確認できます。社内に向けてのメールであれば問題ありませんが、社外の複数の人にメールを送る場合にTOに指定すると、知らない人同士でもメールアドレスが表示されるので個人情報が流出する危険性があります。そのため、社外の複数人に対するメールの場合は、TOに指定しないようにしましょう。

CC

CC（カーボンコピー）とはメールを送信する際に、他の受信者にもメールを送信する機能のことです。あくまでもメインはTOに指定されている人で、CCに指定されている人は「念のために確認してほしい人」という意味合いになります。ビジネスメールの場合は、CCには同時に知らせておきたい上司などを指定することが多くあります。上述したようにあくまでもメインはTOに指定された人なので、CCに指定された人には返信の義務はありません。また、TOに指定されている人がCCに気づかないこともあるため、CCに指定する場合は本文中の宛名に「（CC：◯◯様）」と明記しておくとよいでしょう。

BCC

「BCC」はブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）の略で、基本的にはCCと同様に複写の扱いとなります。CCとの大きな違いは、BCCに指定されたメールアドレスはTOやCCに指定された人からは見えないということです。そのため、TOやCCに指定した人に隠したい宛先がある場合や、社外の複数の人に同時にメールを送りたい場合などに利用されます。例えば、取引先へのメールを念のため上司にも送りたい場合などがあてはまります。

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CCの使い方

通常のメールとは異なる送り方になるCCを使用する場合、便利な反面トラブルも起こりやすくなります。未然に回避できるように、CCの使い方を覚えておきましょう。

CCの受信者の返信義務

一般的に、TOではなくCCに含まれている人には返信の義務はありません。TOで受信した人以外が返信すると情報が錯綜して混乱する可能性もあるため、内容確認のみにとどめておくことが大切です。

CCのトラブル回避

CCに含まれている人には返信義務がなく、「自分に宛てたメールではないから大丈夫だろう」という意識も相まって内容をよく確認せずに既読にしてしまうケースがよくあります。
「送信者は読んでもらえているだろうと思っていたのに、実は受信者はほとんど目を通していなかった」などというトラブルを招かないためにも、本文の最初に「TO：〇〇様（1行空けて）CC：〇〇様」と記載しておくとよいでしょう。

自分の名前が書かれていると、当事者意識が芽生えて「内容を把握しておかなければならないメールだ」という認識を持ちやすくなります。

CCを使うメリット

通常のメールとは異なる送り方になるCCには以下の2つのメリットがあります。ここではそれぞれのメリットを解説いたします。

進捗状況が共有できる

上司にプロジェクトの進捗状況を共有したい場合、CCを活用して関係者とやりとりしているメールに上司を含めることで、上司もメールの送受信の内容を閲覧することができるので、逐一口頭やテキストで報告することなく、プロジェクトの進捗状況を共有することができます。

会議の参加者への招待メールを一括で送信できる

昨今ではZoomなどのオンライン会議システムを活用して商談やMTGを行うことも一般的ですが、その会議URLを共有する際にCCを活用すれば参加者全員に個別でメールを送ることなく一括で会議に招待するメールを送付することができるので、メールを作成する手間を省くことができます。

BCCを使うメリット

ビジネスメールなどで使われることが多いBCCですが、そのメリットやCCとの違いを理解しておらず、うまく使い分けられないというケースも少なくありません。そこで、ここではBCCを使うメリットについてご紹介します。

メールアドレスを非公開にすることができる

BCCを使用するメリットはいくつかありますが、もっとも大きなCCとの違いはメールアドレスを非公開にできる点です。TOやCCとは異なり、受信者に、他の誰に送信されているのかを知られることがありません。そのため、複数の顧客に送信する場合などに他の顧客の個人情報を漏らすといった心配がなくなります。

社内メールであっても共有していることを知られない方がよい宛先が含まれるケースがあります。その場合もCCではなくBCCを使用します。

メールアドレスの表示を簡素化できる

TOやCCは、受信者が受信した際にすべて表示されます。多くの人にメールを送信した際に、すべてのアドレスが表示されることが邪魔だと感じる人も少なくありません。

相手に誰と共有しているかを伝える必要がないメールであれば、TOやCCではなくBCCを使用して、メールアドレスの表示を簡素化することをおすすめします。

社内の内密な情報共有ができる

CCやBCCは情報共有のために使われるケースもあります。例えば、顧客とのやりとりを社内スタッフで共有するためなどです。この際に上司や他の社内スタッフに共有していることを、顧客に知られない方がよい場合もあります。BCCを使用することで相手に知られることなく、社内での情報共有が可能になります。

CCを活用する場合の注意点

上述した通り、CCにはメリットもある一方、活用する場合には以下の注意点も理解しておく必要があります。

機密情報や個人情報を含むメールの送信

CCに指定された関係者は、送信者やToに指定された受信者と同じようにメールを受け取ることができるため、機密情報や個人情報を含むメールを送信する際には注意が必要です。これらの情報を送信する場合は共有して問題ない関係者かどうかを十分確認してから送信するようにしましょう。

CCではメールアドレスが受信者に公開される

CCに関係者を含めてメールを送信する場合、受信者側にはCCの関係者のメールアドレスは公開されます。CCに指定されている関係者から事前了承を得ていたり、すでに名刺交換をしていたりする場合は問題ありませんが、そうでない場合、個人情報漏洩の可能性もありますので注意が必要です。そうした状況の場合はBCCの活用も検討しましょう。

BCCで一斉送信する場合の注意点

BCCは他の受信者にメールアドレスが表示されないということから、複数人に一斉送信する場合に便利です。しかし、BCCでの一斉送信にはいくつか注意すべきことがあり、理解せずに利用しているとトラブルを招く恐れがあります。BCCでの一斉送信の注意点としては、以下のようなものがあります。

メールが届かない

BCCで一斉送信する人数が多いと、メールが届かないケースがあります。これには、「IPアドレスの汚れ」が関係しています。
メールサーバーには、それぞれIPアドレスが割り当てられています。同じメールサーバーからメールを送信する場合、IPアドレスは同じものが使われることとなります。この同じIPアドレスから複数のメールが一斉送信されるということ自体が、問題の原因となります。
個人メールなどで数通を同時送信する程度であれば、何も問題はありません。しかし、メールマガジンなどで数十、数百、数千と大量のメールをひとつのIPアドレスから一斉送信すると、受信元のプロバイダやキャリアは迷惑メールだと判断して受信ブロックする可能性があるのです。インターネットやパソコン、携帯電話などが普及した結果、迷惑メールの数が非常に多くなっているためプロバイダ側も対策を施しています。ひとつのIPアドレスからそれだけのメールが送信されることは通常考えにくいため、こうした判断がくだされるのです。
最初はブロックされなくても、大量送信を繰り返しているとプロバイダやキャリア側から迷惑メール業者だというレッテルを貼られてしまうこともあります。こうなるとそのIPアドレスからのメールは一斉送信だけでなく通常のメールもすべてブロックされてしまうことがあるため、注意が必要です。

個人情報が漏洩する可能性

個人情報の漏洩は、昨今ニュースなどでも取り上げられるほど大きな問題となっています。顧客の情報を取り扱う会社にとって、個人情報の漏洩は起こしてはならない問題です。
BCCでの一斉送信の場合、受信者同士でメールアドレスが確認できないため漏洩の心配はないと思われがちです。しかし、BCCの一斉送信でも個人情報漏洩のリスクがあります。この原因は単純で、BCCに入れるべきアドレスをTOやCCに入れてしまうというもの。単純なミスなので「そんなことうちは絶対にしない」と思う方もいるかもしれませんが、実際にこうしたミスによる個人情報の漏洩は多く発生しています。
直近の事例として、2019年1月18日に発生した特許庁の請負事業における個人情報流出事件が挙げられます。特許庁は2019年1月23日、平成30年度制度改正説明会（意匠）を実施しました。参加者849名にリマインドメールを送信した結果、BCCではなくTOで送信していたことがわかりました。参加者全員のメールアドレスが開示された結果、本人達の問い合わせで受信メールの設定ミスによる個人情報流出が発覚しました。
本事例において重要なのは、リマインドメールを送信したのが同説明会の委託先企業という点です。つまり特許庁ではなく、委託先企業の手違いにより発生した事件となります。情報漏洩の発生源は、社内に潜んでいるとは限りません。

宛先の入力を人間が行っている以上、ヒューマンエラーが発生する可能性は必ずあるので、その点には留意しなければなりません。

メールの効果測定が困難

BCCでメールを一斉送信した場合、メール施策の有効性を図る効果測定ができません。メールのクリック数や開封率、配信エラー数などを把握しなければ、効果的なメール配信は難しくなります。特にコンバージョンを目的としたメルマガ配信においては、BCCではなくメール配信サービスの利用をおすすめします。弊社が運営する配配メールでは、メール配信直後から開封率やエラーレポートを確認可能です。多機能かつ高精度の効果測定機能により、貴社のメール施策をサポートいたします。

法律違反で罰金が科せられる可能性

メルマガを含む広告宣伝メールは、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）」に従って送信しなければなりません。特定電子メール法には、送信の同意を得たユーザーにしか配信できないオプトイン規制、オプトアウト表示記載義務などが盛り込まれています。これに違反した場合、1年以下の懲役又は100万円以下の罰金、法人であれば最大3,000万円の罰金が科せられます。配信対象のリストがオプトインの通過により取得されたアドレスである事はもちろん、オプトアウトに必要な解除フォームの設置も忘れるわけにはいきません。手軽に送れてしまうBCC配信で一斉配信を行う場合には、こういった点に十二分に注意する必要があります。
また、安全を期して、一斉配信を行う場合には、オプトイン・オプトアウトに準拠して登録フォーム設定や解除フォームの設置が簡単にできるメール配信システムを利用する事をお勧めします。

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配信の遅れやサーバーの渋滞

BCCで多くのメールを一斉送信すると、サーバーの渋滞などによりメール配信に遅れが生じる可能性があります。重要な内容のメールの場合、わずかな配信の遅れがビジネスチャンスの喪失や、重大な問題を引き起こす可能性もあるため注意が必要です。

メルマガの改善ができない

BCCで一斉送信するとメルマガの開封率を調べるための情報を取得できないため、メルマガの改善施策を立てることが難しくなってしまいます。どのようなタイトルや内容が効果的なのかを何度も試行錯誤して開封率を高める取り組みが重要なメルマガにおいて、分析のための情報が不足する事態はあまり望ましいとはいえません。

他者にも送ってしまう可能性がある

BCCに複数の送信先が指定されたメールを受信した人は、誰がBCCに指定されているかを判断できません。全員に返信すると、本当ならメールを送信してはいけない相手にまで返信が届いてしまう場合もあります。このことから、機密情報の入ったメールを社内のメンバーに送信したと思い込んでいたら実は社外の取引先にも送信していた、などのケースが起こり得ますので、上述の「個人情報が漏洩する可能性」と併せて注意が必要です。

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メールを送信する際には宛先の設定の使い分けと、リスクの認識が大切

普段何気なく送信しているメールですが、ビジネスの場では「TO」「CC」「BCC」の宛先設定をしっかりと使い分けることが大切です。これができていないと、ビジネスマナーとしては失格といえます。
また、メールを大量に一斉送信する場合には、そのリスクについても理解することが大切です。メールの一斉送信によって思わぬトラブルを招く恐れもあるので、事前にしっかりと可否について検討しておきましょう。メールマガジンなど定期的に大量に一斉送信を行うことがわかっている場合には、メール配信サービスなどを利用するとこうしたリスクを回避できます。