「配信できなかったメール」を意味するバウンスメールはさまざまな原因で生じますが、メール配信の効果を高めるためにはバウンスメールをできるだけ解消することが重要です。そこで今回は、バウンスメールの発生原因や具体的な対策方法をご紹介します。

バウンスメールとは

バウンスメールとは、「配信に失敗したメール」のことを指します。具体的には、送信者がたしかに送信したものの、なんらかの原因で受信者に届かなかったメールが一般的に「バウンスメール」と呼ばれます。

メールが届かない場合、送信者がメールを送信してから受信者がメールを受信するまでの間になんらかのトラブルが起きた可能性が考えられるでしょう。
送信者が送信したメールは、まずインターネットを通じて送信用のメールサーバーに運ばれます。その後、メールを預かった送信用のメールサーバーが宛先となる受信者側のメールサーバーの情報を「DNS（Domain Name System）サーバー」と呼ばれるサーバーに問い合わせて、見つかった宛先へと送信します。そして受信者側のメールサーバーは、送信者側のメールサーバーから送られてきたメールを受け取って保管しておき、受信者がメーラーなどによって受信することでメールの送受信は完了します。

バウンスメールは、このプロセスのどこかでトラブルが発生し受信者に届かずにエラーとなることで生じます。

バウンスメールが生じてしまう理由

バウンスメールには大きく分けて2種類があり、ソフトバウンスとハードバウンスと呼ばれます。ここでは、それぞれの概要や発生する理由についてご紹介します。

ソフトバウンス

ソフトバウンスとは、「一時的に発生した原因によるバウンスメール」のことです。
原因は永続的でないものであることが多く、送信に失敗しても時間を置いてから再送信したり管理者が受信者にメールを転送したりすることによって送信を完了できる場合が多いといえます。

ソフトバウンスの原因

ソフトバウンスの原因としては、主に次の3つが挙げられます。

メールボックスの空き容量がない

受信者のメールボックスの空き容量がないことによって、受信に失敗してしまうケースは少なくありません。
この問題が生じている場合、送信側のメールサーバーから受信側のメールサーバーにメールを届けるまでは問題がないため、受信者が使用しているメーラーの空き容量を増やすことで解決できるケースがほとんどです。

受信側のサーバーダウン

受信側のメールサーバーがダウンしているときにメールを送信すると、バウンスメールとなってしまう場合があります。さらに、メールサーバーがダウンしている間は、受信者が受信側のメールサーバーに届いているメールをメーラーから受信することもできません。この場合は、サーバーダウンが復旧すると問題なくメールの送信ができるようになります。

受信側のメールサーバーがダウンしている最中に送信者がメールを送信しようとすると、その旨を知らせるエラーメッセージが返送されるため、送信者側が把握しやすい原因だといえるでしょう。

メールサイズが大きすぎる

メールのサイズが過度に大きい場合、受信側の設定によっては受信できないことがあります。
具体的には、受信側のメールサーバーやメーラーに対応可能なメールサイズの上限が設定されていると、送信側では問題がなくてもバウンスメールとなる可能性が考えられるでしょう。

ハードバウンス

ハードバウンスとは、「永続的な原因によるバウンスメール」のことです。
ソフトバウンスは一時的な原因で起こっているものであり、時間とともに解消されるケースも多いです。しかしハードバウンスは、原因を突き止めて対策をとらない限り解消できない可能性が高いのが特徴です。

ハードバウンスの原因

ハードバウンスの原因としては、主に次の4つが挙げられます。

宛先が見つからない

送信者が指定した宛先が見つからないと、ハードバウンスによるバウンスメールとなって相手には届きません。
例えば「相手が既に退職していることに気づかず無効なアドレスを指定していた」といったケースなどが考えられます。
バウンスメールが送られてきたときは、そもそも送信先が存在しているかの確認も大切です。

メールアドレスが誤っている

メールアドレスが誤っている場合も、バウンスメールとなってメールは送信できません。
例えば受信者がメルマガ登録を行う際に間違ったメールアドレスを設定してしまうと、送信側のメールサーバーがDNSサーバーから受信側のメールサーバーを見つけ出すことができず、宛先不明でエラーが発生します。
現在も使用されているメールアドレスを指定しているはずなのにメールが届かないという場合は、指定したメールアドレスに誤りがないかを確かめると良いでしょう。

受信側のサーバーがスパムメールと判定する

受信側のメールサーバーがスパムメールだと判定した場合は、自動的に迷惑メールもしくはスパムメールなどと判断されて送信側のメールサーバーに返送されてしまう場合があります。
設定によっては、スパムメールと判定されたメールは自動的に削除されてしまうこともあるので注意が必要です。

バウンスメールの対策方法

バウンスメールの対策には、次の7つが有効だといわれています。送信前に十分に対策を行って、少しでも届かないメールを減らしましょう。

最新のメールアドレスを使用する

宛先のメールアドレスが最新のものかどうかを確認し、送信リストを常に最新の状態に整えることが重要です。
特にメルマガのように受信者がメールアドレスを登録する場合は、単純な入力ミスなどで誤った送信先が登録されたままになってしまい、バウンスメールとなりいつまでも届かない状態になっていることがあります。対策方法としては登録用のメールフォームに「メールアドレス入力欄」「確認用メールアドレス入力欄」のように、2箇所の入力欄を設けるなどの工夫が効果的だといえます。

加えて、「ドメインのスペルが間違っている」などのミスは送信側で手直しすることも選択肢のひとつです。例えば「co.jp」が「cojp」と入力されているなどのミスは頻発するため、明らかなミスがあれば送信側で直して送信しても良いでしょう。

無効なメールアドレスにメールを送信し続けると、受信側のメールサーバーから悪質なスパムメールと判断されてブロックの対象となるリスクがあります。
そのため、送信先に登録されているメールアドレスが既に存在しないと判明した場合は、すぐに配信リストから削除することが重要です。

迷惑メールだと判定されないようにする

メールが受信側のメールサーバーに無事に到達したとしても、受信者のメーラーが迷惑メールと判定して迷惑メールフォルダに振り分ける可能性があります。
受信者のメーラーには届いているため厳密には「届かなかったメール」ではありませんが、受信ボックスに届いていない＝相手に読まれていない可能性が高いため、迷惑メールフォルダに振り分けられないようにする対策が必要となります。

迷惑メールだと判定されたまま対策を講じないまま放置すると、受信側のメールサーバーにIPアドレスやドメインの受け取りを拒否されてしまう可能性があります。さらに状況が悪化してメールが完全に届かなくなるおそれもあるため、迷惑メールだと判定されないように送信前に内容をチェックすることも重要となります。

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配信状況を確認する

送信したメールの配信状況は、常に確認しておくことが大切です。送信後は送信先に設定したメールアドレス宛てに問題なくメールが送信されているかを確かめて、問題がある場合は速やかに解決するための行動をとることをおすすめします。

メール配信サービスには、配信の成否がひと目で判別できるうえに、宛先不明になったメールアドレスを一括で削除する機能などが備わっているものもあります。効率よくバウンスメールに対策するためにも、活用すると良いでしょう。

メールのサイズを小さくする

メールのサイズが大きすぎると、受信側のサーバー制限に引っかかってバウンスメールとなってしまう可能性があります。
添付ファイルを圧縮したり、本文を簡潔にしたりしてメールのサイズを小さくすることで、受信側の受け取り拒否を防止しましょう。

メールアドレスの収集方法を見直す

メールアドレスを収集するときに、メールフォームを利用した方法がよく選択されます。しかし利用者に1回だけメールアドレスを入力してもらう形式の収集方法では、入力ミスがあったときに気がつかないまま配信リストに登録されてしまうおそれがあります。
そこで、メールアドレスの2回入力を必須にしたりフォントを目立たせたり、メールアドレスの入力ミスがあったときは配信できないことを明記したりして、より確実にメールアドレスを収集できるようにすることをおすすめします。

配信リストを最新状態に保つ

配信リストが古いままの状態で残っていると、既に使用されていないメールアドレス宛てにメールを送信し続けてしまい、バウンスメールとなる可能性があります。
配信リストは定期的に見直しを行い、存在しないメールアドレスを除いて最新状態に保ちましょう。届かないメールアドレス宛てに繰り返しメールを送信しようとすると、自社のメール自体が受信を拒否されてしまうリスクがあるためです。

SPFやDKIMを設定する

SPFやDKIMを設定して、なりすましメールではないことを証明する方法も効果的です。SPFとは、送信側のドメインを管理するDNSサーバーが特定のコードを追加した状態でメールを送信し、受信側のサーバーでドメイン認証を行うことで、なりすましメールでないことを証明する認証方法です。

DKIMはメールの電子署名によって正しいサーバーから送信されているかを判定する認証方法であり、SPFかDKIMを設定することによってメールが不正な送信先から送られたものでないことを証明しやすくなります。

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まとめ

バウンスメールが発生すると、受信者にメールの内容を確認してもらえないだけでなく、送信側が「迷惑メールやスパムメールを送信している」と認定される重大なリスクにもつながります。

一時的な原因によるソフトバウンスであれば、しばらく様子を見ることも手段のひとつです。しかしハードバウンスだと考えられる場合は、届かなかったメールアドレスを送信先から削除したり正しいメールアドレスに訂正したりといった対応を行うことが重要です。