登録したものの、長い期間メールマガジンに対して反応のないユーザーのことを「休眠ユーザー」と呼びます。休眠ユーザーは、定期的に配信リストをチェックして、リストから除外することが大切です。今回は、メールマガジンの適切な配信管理や時間管理、メールマガジンのリストを整理していないときに起こるデメリットと、リストの整理方法をご紹介します。

ビジネスにおけるメールマガジンの効果

企業のマーケティング施策によく活用されるメールマガジンには、さまざまな効果が秘められています。

第一に、メールマガジンを送ることで顧客との接触時間が増加します。
人間には「長く触れているものに対して好感をもちやすい」という性質があるとされていることから、顧客からの信頼度・好感度の向上も期待できるでしょう。

加えて、Web広告やテレビ・ラジオなどの広告と比較するとメールマガジンは日常的に触れる機会の多い「メール」というツールを使用することから企業に親しみを持ってもらいやすく、顧客と企業の距離がより近いため、コンバージョン率が高まりやすいという効果もあります。
ビジネスにメールマガジンをうまく取り入れることで、ブランド力や売上の向上につながるといえるでしょう。

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メールマガジンの配信管理・時間管理

効率的なメールマガジンの配信をするためには、適切な配信管理が必要になります。例えば、メールマガジンの管理には「メルマガ会員の登録・配信解除」「メール配信エラーの出るメルマガ会員への配信解除」「メルマガ会員のメールアドレス変更」などがありますが、メルマガ登録者の情報をエクセルなどで管理している場合、これらをすべて手動で作業しなければならなくなります。この作業には相応の時間もかかるため、ほかの業務の時間との兼ね合いを考えなければ効率的な作業は難しくなります。このような状況の手助けとなるのが「メルマガ配信サービス」です。メルマガの登録・解除ともに、ユーザー側の操作のみで自動的に設定が変更されるため、手作業での負担が減ります。登録者リストを参照しながらの手作業に比べミスも減るため、登録者の増加にあわせてメルマガ配信サービスの導入を検討しましょう。

また、メルマガ配信サービスでは「配信予約機能」を利用することができます。出社前の時間帯にメルマガを配信したい場合や、ほかの業務が立て込んでいる際にも自動的にメルマガを配信してくれます。性別や年齢を設定して配信することができる「ターゲット配信機能」もあわせて利用すれば、より効果的なターゲティングが見込めるうえに、開封率やクリック率の向上も望むことができます。より効果的なメルマガ配信をするために重要な配信管理や時間管理ですが、なかでもメルマガ登録者のリスト管理はメルマガ開封率の正確な計測のために重要なポイントとなります。

メールマガジンのリストの整理ができていないときに起こるデメリット

マーケティング効果の高いメルマガを配信するためには、これまで配信したメルマガの効果測定の結果を受けて、改善点を発見しながら改良していくことが大切です。例えば、メルマガで利用されているHTMLメールは、開封率を調べることができます。また、メルマガ配信に使用するメール配信サービスには、メールの開封率を調べられるだけでなく、URLのクリック率なども調べられる機能がついているものもあります。それらの機能を利用して、メールマーケティングのPDCAを行っている企業も少なくありません。しかし、メルマガの配信リストを整理することなく休眠ユーザーをリストに加えたまま配信を続けていると、正しい効果測定の結果を得ることは難しくなります。
例えば、メルマガの開封率は次の公式で求められます。

【開封率＝開封されたメルマガ数÷（メルマガ配信数－届かなかったメルマガ数）×100】

休眠ユーザーはメルマガを配信したとしても開封する可能性が少ないため、開封されたメルマガ数への影響はほとんど期待できません。しかし、メルマガ配信数にはきちんとカウントされてしまいます。正確な効果測定の結果を得るためには、「メルマガ配信への反応を期待できる見込みユーザーに配信し、どれだけのメルマガが開封されたか」を調べなければなりません。そのため、メルマガの配信リストの整理をおろそかにしていると、正確な開封率を得ることは難しくなります。

正確な効果測定ができないだけでなく、無駄な出費につながることもあります。メルマガの配信システムには、メルマガ配信数に応じてコストがかかるものもあります。そのため、開封することのない休眠ユーザーにメルマガを配信し続けていると、マーケティング効果を高めるために配信しているのにもかかわらず、無駄なコストを支払うことになります。

このような理由から、配信リストを定期的にチェックして休眠ユーザーを整理することが大切です。

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メールマガジンのリストを整理するコツ

メルマガの管理を業務で任されている方の中には、メールアドレスの管理をエクセルで行っている方もいるかもしれません。メルマガのリスト管理をエクセルで行うと、メールアドレスの追加や削除などをすべて手作業で行う必要があります。ときにはエクセルの行や列がズレてしまって、確認に追われることもあります。セグメント配信でメルマガを配信する場合には、エクセルで関数を使いながら該当するユーザーを割り出して配信リストを作成しなければなりません。さらに、そのリストを新しくメールソフトに反映させるなど、とにかく時間がかかります。場合によっては、ほかの作業に支障をきたすこともあります。
このような事態を防ぐためにも、メルマガの管理はメール配信サービスを活用しましょう。メール配信サービスにはアドレスの自動登録や自動解除、リスト同期などの機能がついているものもあり、リスト管理にかかる時間を節約できます。

メール配信サービスで可能になること

メール配信サービスを使えばあなたの会社のメールマーケティングを根底から変えることができます。基本機能については既に紹介してきましたが、ほかにもどんなことができるのか具体的にご紹介します。

HTMLが簡単に作れる

HTMLメールを使って効果的にメールマーケティングを行いたいと考えても、すべて自社内で行うとなるとデザインを決めたりコーディングをしたりと手間がかかるものです。メール配信サービスのHTMLメールエディタを使えば、HTMLの知識がなくとも文字の色や大きさを変化させ、画像の挿入をドラッグ＆ドロップ操作で視覚的に行うこともできます。簡単な操作で自分の思い通りのデザインを作れるため、よりユーザーに伝わりやすいメールを作ることが可能です。

会員登録を簡単にできる

メール配信サービスはメールを作って送るだけではありません。登録・解除フォームを作成でき、会員登録の手順まで簡略化してくれます。例えば、これまでさまざまな情報を打ち込んでいた手順を簡略化して、空メールからの登録やQRコードから登録フォームに飛んでもらう方法にすることも可能です。登録フォーム自体もデザインを簡単にカスタマイズできるので、より見やすく登録しやすいフォームに作り変えることが可能です。

※「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

メールマーケティングの分析ができる

メールマーケティングはメールを配信するだけでは意味がなく、その後のアクションを追って、その分析結果をもとに次のメール配信に活かさなければなりません。レポート機能に優れたメール配信サービスを使えば、さまざまな数値を見やすく表示することができ、簡単に結果の分析が可能になります。

リストのクリーニングを手間なくできる

配信リストの中に無効なアドレスが多く、エラー率が高い場合、ISP（インターネットサービスプロバイダ）や各通信キャリアにスパム業者と間違われてしまうリスクが高まります。スパムメールと判定されてしまうと、受信ブロックされたり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、メルマガを読んでもらえません。メール配信サービスを使えば、配信エラーへの対策も簡単です。エラーの原因を解析し、指定の回数以上エラーが発生したアドレスへの配信を自動で停止することができます。

メール配信サービスを選ぶときのポイント

メール配信サービスを選ぶ際は、次の3つのポイントに注意することが大切です。基本機能はもちろん自社に必要な機能が備わっているかどうか、慎重に要件を確かめましょう。

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1.基本機能が備わっているか

まずは、メール配信に必要な基本機能が備わっているかどうかを確認することが重要です。

業務効率化やメールマーケティングを目的としているのであれば、メールアドレスのリスト管理機能や配信用のメールを作成するHTMLエディタ機能、配信したメールの効果測定を行うための分析機能が備わっているサービスを選ぶことをおすすめします。

2.使いやすいかどうか

メール配信サービスは日常的に使用するため、操作が煩雑で作業に時間がかかってしまうと業務進行の妨げになりかねません。スムーズな操作ができない場合、せっかく導入しても作業完了までの時間が長くかかり、非効率な運用になる可能性が考えられるでしょう。

導入を検討しているサービスが運用上スムーズに操作できるかをあらかじめ確認したうえで、契約するかどうかを決定することをおすすめします。

3.自社の目的にマッチしているか

メール配信サービスにはさまざまなものがあり、各社で特徴や機能は異なります。検討中のサービスの機能を契約前に把握して、自社の目的にマッチしているかどうかを確かめておくことが重要です。例えば「ステップメールを配信したい」という目的で導入したのにもかかわらず、ステップメールの機能が使いづらかったりほかの機能が多すぎて運用しづらかったりすることも考えられます。

自社の目的に合ったサービスを選定することが、効果的な運用に直結するといえるでしょう。

メールマーケティングの効果を上げたいなら配配メール

メール配信サービスのメリットを何点かご紹介してきましたが、どのサービスでもいいわけではありません。メールの作成から配信、効果の測定までを総合的にブラッシュアップしたいのであれば配配メールがおすすめです。これまで多くの実績も持っているため、初めてメール配信サービスを使う方でも安心して効果を実感できるでしょう。無料でのトライアルも可能なので、興味のある方はぜひ一度お試しください。

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メールマガジン配信リストの管理のまとめ

メールマガジンの配信リストは定期的に整理をして、休眠ユーザーを配信リストから除外することが大切です。メールマガジンはメールマーケティングである以上、さまざまなデータから配信の失敗を分析して、次回の配信に活かす必要があります。しかし、休眠ユーザーにまでメールマガジンを配信していると、正しい分析結果を出すことができず、効果の高いメールマガジンを作成することは困難です。ほかにも、余分なメールマガジンを配信した結果、無駄な費用を支払わなければならない場合もあります。

また、より効果的なメルマガ配信をするためにはターゲティングや時間管理も重要になります。ユーザーそれぞれに有益な情報を提供するためにも、メルマガ登録者の分析を行ったうえで適切な時間帯に適切な内容を配信しなければなりません。

これらの機能を活用し、休眠ユーザーを配信リストから除外するためには、メール配信サービスを使用しましょう。エクセルで配信リストを管理すると、追加や削除といった作業だけでも膨大な時間を費やすことになります。メール配信サービスならばメールアドレスの自動追加といった機能があるため、リスト管理にかかる時間を減らすことができます。
休眠ユーザーのメールアドレスは削除することなく、メールマガジン配信用のデータベースから除外するだけに留めましょう。そのうえで、引き続きメールマガジンを購読するかどうか確認するメールを送信してみるのも大切です。
今回ご紹介した内容を踏まえて、メールマガジンの配信リストを管理しましょう。