日程調整は、ビジネスにおいて重要な役割を持ちます。用件がしっかり伝わっていなかったり、相手に対して失礼な内容になっていたりすると、ビジネスチャンスを失うことにつながりかねません。
今回は、日程調整メールの書き方やメールを送るときのマナーについて解説します。そのほか、日程調整メールの例文もご紹介するので、業務にお役立てください。

日程調整メールの基本的な書き方・構成

ビジネスシーンで日程調整メールを送る際は、相手が内容を理解しやすいことはもちろん、相手を不快にさせない気遣いが欠かせません。そのためにも、基本的な書き方や構成に沿ってメールを作成する必要があります。

日程調整メールを作成する際の基本的な構成は、以下のとおりです。

• 件名
• 宛名
• 名乗り・挨拶
• 用件
• 結び・署名

ここでは、構成ごとに記載すべき内容について解説します。これらは、日程調整メール以外のビジネスシーンでも活用できるため、知識を身につけておくと便利です。相手に失礼にならないよう、しっかり理解して起きましょう。

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件名

最初に書くのが、件名です。件名には、「自分が何の用件でメールを送っているのか」を記載しましょう。相手はメールの件名を見て、どのような内容のメールかを判断するため、ひと目で日程調整の依頼だということが伝わる件名をつけることが重要です。

日程調整が目的の場合は、「お打ち合わせのお願い」「お打ち合わせ日程のお伺い」など、相手が自分に何かを求められているということを連想させるタイトルがいいでしょう。さらに、「お願い」といった曖昧な表現ではなく、「◯◯のお打ち合わせの日程調整のお願い」のように、具体的なプロジェクト名や案件名などを入れておくと、相手により重要度が伝わります。

具体的な、件名の例は以下のとおりです。

• 〇〇のお打ち合わせのお願い
• 〇〇のお打ち合わせ日時のご相談
• ◯◯のお打ち合わせ日程のお伺い
• 〇〇商品のお打ち合わせ日時のご相談
• 新サービス「〇〇」のご提案日時のご相談
• 「〇〇」プロジェクト お打ち合わせの日程調整

また、件名で何をしてほしいメールなのか理解しやすいことと同じく、メールの件名の長さにも気を配るようにしましょう。件名の文字数が長すぎるとすべてが表示されないため、相手からすると迷惑メールかと勘違いされる恐れもあります。

そのため、件名は15~20字以内で用件を端的に説明する文言にするようにしましょう。メールを見る端末やソフトで表示可能文字数は異なります。しかし、15~20文字以内であれば件名が途切れず表示されることが多い傾向です。

「何」の「日程調整」なのかを具体性を持たせて端的に表現できれば、相手も件名をひと目見て自分が何をすべきなのか理解でき、スムーズな返信が期待できます。

宛名

宛名は、メールの冒頭に記載するものです。宛名には、相手の「会社名・部署・役職・氏名」の順で明記します。担当者の部門や氏名などを把握していない場合は、「会社名＋ご担当者様」「会社名＋営業部御中」などの表記で問題ありません。会社によっては、部署名や課名が長い場合もあるでしょう。その際は、部署名だけ記載しましょう。

宛名の書き方例は、以下のとおりです。

◯◯株式会社　〇〇部　部長　◯◯◯◯様

宛名を書く際には、役職の書き方に注意しましょう。「〇〇部長様」のように、役職に様をつけるのは誤用です。「◯◯部長」や「部長　〇〇様」と記載するのが適切な書き方といえます。

また、株式会社や有限会社なども（株）（有）など略さずに、正式名称で書きましょう。誰宛に出していいか不明な場合は、「ご担当者様」で対応します。

関連記事はこちらビジネスメールの宛名の失敗しない基本マナーを解説

名乗り・挨拶

宛名を書いた後は、送信先の相手に合わせて、「初めてご連絡いたします」など適切な挨拶文を記載します。続いて、自分が何者なのか会社名・部署名・氏名を記載して名乗りましょう。

挨拶文は、本題に入る前のクッションのような役割を果たします。一般的なのは、「お世話になっております」です。ただし、初めてメールを送る相手の場合は「初めてご連絡させていただきます」、やりとりの間が空いている場合は「ご無沙汰しております」などが適切でしょう。

また、初めて送る相手の場合は、突然連絡することを詫びるひと言や、自分の所属部署や業務などを説明する内容があると親切な印象を与えられます。

挨拶に続いて、自分の名前を名乗りましょう。会社名・部署名・氏名の順番で書きます。

名乗り・挨拶文の例は、以下のとおりです。

• 初めてご連絡させていただきます。〇〇会社の〇〇です。
• 突然のご連絡にて失礼いたします。私〇〇会社の〇〇部にて営業を担当している〇〇と申します。

挨拶文に続いて名乗ることで、用件に入る前に誰からのメールなのかを認識してもらえます。

用件

いよいよ、本題の用件です。用件では、何の日程調整をお願いしたいのか概要（目的）を伝えたうえで、日時や場所の提案を行います。

目的・日時・場所ごとに記載する際のポイントがあるため、注意が必要です。

【目的】

件名に従って、何に関することで日程調整をお願いしたいのかを説明します。商品・サービスに関しての打ち合わせであれば、打ち合わせがしたい内容を端的にまとめましょう。相手からしても、どういった内容についての打ち合わせなのか把握しておけば、前もって準備ができるため親切です。

【日時】

候補日を提示する場合は、複数提案しましょう。その際、箇条書きを利用して書くと、相手も理解しやすくなります。また、日時を書くときは、月や曜日などを省略しない記載が適切です。時間も「午前」「午後」といった曖昧なものではなく、具体的な時間を提示しましょう。そうすることで、互いの誤解や認識のズレを防止できます。

【場所】

どこで打ち合わせをしたいのか、明記しましょう。打ち合わせ方法が対面かオンラインかも、忘れずに記載してください。最後に返信期限があるのであれば、いつまでに返事が欲しいかも記載しましょう。

用件に関する文章の例は、以下のとおりです。

【例】

新サービス「〇〇」の詳細について、具体的にご提案できればと思います。以下の日程にて、ご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。

■候補日

● 10月1日（火）10：00～12：00
● 10月2日（水）14：30～16：00
● 10月3日（木）13：00～17：00

可能でしたら貴社に伺い、30分ほどお時間を頂戴できればと存じます。お忙しいところ大変恐縮ですが、10月18日（金）までにご返答いただけますと幸いです。

結び・署名

メールの最後には、結びの言葉と署名を記載して締めくくります。結びの言葉は、相手が気持ちよくメールを読み終えられるように入れる言葉です。

結び使用する言葉は、「よろしくお願い申し上げます」「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」などが挙げられます。その際、相手への気配りを忘れてはいけません。こちらが提示した日程が難しい場合の対応についても、触れておきましょう。

そして最後に、自分の連絡先がわかる署名を載せます。会社名・氏名・部署名のほかに、会社の住所や電話番号、メールアドレス、会社WebサイトのURLなどを記載してください。

結び・署名の例は以下のとおりです。

【例】

こちらの日程でご都合がつかない場合は調整いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。お手数ですが、よろしくお願いいたします。

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株式会社◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

日程調整メールを送るときのマナー

日程調整メールの書き方や構成を理解したところで、次はメールを送るときのマナーについて解説します。押さえておきたいマナーは、以下の3つです。

• 営業時間内にメールを送る
• 経緯や目的を伝える
• 自分から候補日を複数提案する

ビジネスにおいては、マナーを守ることが当たり前です。マナーを知らずに相手へ迷惑をかけないように、しっかり理解しておきましょう。

営業時間内にメールを送る

1つ目のマナーは、メールは営業時間内に送るということです。あまり遅い時間にメールを送ると非常識な人間だと思われてしまう可能性があります。そのため、可能な限り営業時間内にメールを送るようにしてください。

日程調整では、相手の貴重な時間を使っているという意識を持つことが大事です。相手の立場になって、送られてきても嫌ではない時間にメールを送信するように心がけましょう。

関連記事はこちらOutlookやGmailでメールの送信予約・時間指定をする方法

経緯や目的を伝える

2つ目が、日程調整メールを書くときはメールを送った経緯や目的を明記することです。メールを受け取った相手に不快な印象を与えず済むのはもちろん、日程調整をスムーズに行えるようになります。

メール本文では、本題にいきなり入るのではなく、メール連絡の経緯を以下のように伝えましょう。

【例】

「◯◯商品」へお問い合わせいただき、ありがとうございます。弊社にて、早速お打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。

問い合わせに対する感謝の気持ちを伝えると、相手に信頼感を与えられます。

自分から候補日を複数提案する

3つ目が、候補日は自分から複数提案するということです。その際は、3〜5つ程度の候補日を提示しましょう。相手もスケジュールが調整しやすくなり、その後のやりとりが少なくて済みます。

候補日が1つだと、相手の都合が悪かった場合に日程の候補日を再度提示する必要があり、やり取りの回数が増えてしまいます。一方、必要以上に多くの候補日を提示してしまうと、相手は選ぶことが負担になってしまうでしょう。その点、3〜5つであれば、相手に負担をかけることなく、候補日の選択が可能です。

もし、提示できる候補日が少ない場合は相手にスケジュール調整してもらう必要があります。迷惑をかけることにもなるため、しっかり理由を記載して謝罪しましょう。

候補日が少ない場合の例は、以下のとおりです。

【例】

誠に申し訳ございません。直近のスケジュールが空いていない状態で、打ち合わせ可能な日時は以下のみとなります。

● 10月7日（月）11時～
● 10月9日（水）16時～

候補が少なく大変恐れ入りますが、ご都合はいかがでしょうか。

相手の負担を減らし、かつ早い返信を期待するのであれば、以下のようなメールを送るといいでしょう。

【例】具体的日程を提示して、可能な日に〇をつけてもらう方法

以下の日程で調整可能な時間帯がございましたら、「⇒」の右に〇をつけて返信していただけますでしょうか。

● 10月7日（月）11時～　⇒
● 10月8日（火）16時～　⇒
● 10月9日（水）11時～　⇒
● 10月10日（木）15時～　⇒

日程調整メールの例文

日程調整メールを相手方へ送った後は、返信に対するお礼や調整がつかなかった際の再調整の対応なども必要です。そうした場合のメールのやりとりを、文例と併せて例示します。

• こちらから日程調整を依頼するときの例文
• 相手に都合の良い日程を伺うときの例文
• 提示された日程で承諾するときの例文
• 提示された日程に対応できないときの例文
• 返信に対するお礼を送るときの例文
• 一度確定した日程を再調整するときの例文

「書き方がわからない」という場合は、例文の◯◯部分を置き換えて活用してみてください。

こちらから日程調整を依頼するときの例文

まずは、相手に対しこちらから日程調整を依頼する場合の例文です。

【例】

件名：◯◯プロジェクトのお打ち合わせ日程につきまして

株式会社◯◯◯◯
営業部主任　◯◯様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯営業担当の◯◯と申します。

先日は「◯◯プロジェクト」につきまして、面談のご希望をいただき誠にありがとうございます。

早速ですが、サービス内容や導入の流れといった詳しいご説明のため、よろしければ貴社にお伺いし30分ほどお時間をいただければと存じます。つきましては、下記の日程よりご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。

● ◯月◯日（◯）◯時～◯時
● ◯月◯日（◯）◯時～◯時
● ◯月◯日（◯）◯時～◯時

上記の日程でご都合が悪い場合にはあらためて調整をさせていただきます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

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株式会社◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

相手に都合の良い日程を伺うときの例文

日程調整メールでは、こちらから日時を提示する以外に、相手の希望に沿うよう相手に日時を提示してもらうこともあります。

【例】

件名：◯◯プロジェクトのお打ち合わせ日程につきまして

株式会社◯◯◯◯
営業部主任　◯◯様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯営業担当の〇〇と申します。

先日、ご了承いただきました「〇〇」企画案の詳細について打ち合わせをお願いいたしたく、ご連絡させていただいた次第です。

貴社にお伺いし1時間ほどお時間を頂戴できればと存じますが、◯◯様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご調整の程よろしくお願い申し上げます。

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株式会社◯◯◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
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提示された日程で承諾するときの例文

相手から提示された日程で承諾するときは、必ずメールを送信しましょう。返信する際は、提示された日程の月／日／曜日／時間は省略せずに、あらためて記載すると誤認を防げます。

また、当日の参加人数を知らせておくと相手に親切です。

【例】

件名：Re：◯◯プロジェクトのお打ち合わせ日程につきまして

株式会社〇〇〇〇
営業部主任　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯◯◯の◯◯です。

お打ち合わせ日時のご連絡ありがとうございます。

それでは、下記の日程でお願いいたします。
● ◯月◯日（◯）◯時～◯時

なお、当日は弊社から私と企画部の◯◯が参加いたします。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社◯◯◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

提示された日程に対応できないときの例文

提示された日程にやむをえず対応できないときは、お詫びと日程変更が必要になった理由を簡潔に伝え、再度日程を提示しましょう。

【例】

件名：Re：◯◯プロジェクトのお打ち合わせ日程につきまして

株式会社◯◯◯◯
営業部主任　◯◯様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯◯◯の◯◯です。

日程調整のご連絡ありがとうございます。ご提示いただいた日程は、大変申し訳ございませんが私用でお休みを頂戴する関係上、対応ができない状況となっております。

下記の日程にて、再度ご検討いただけますでしょうか。

● ◯月◯日（◯）◯時～◯時
● ◯月◯日（◯）◯時～◯時
● ◯月◯日（◯）◯時～◯時

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

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株式会社◯◯◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
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返信に対するお礼を送るときの例文

相手からの返信に対しては、必ずお礼のメールを送信しましょう。この際、あらためて日時や場所を記載することで、確認を再度でき、間違いを防止できます。

【例文】

件名：Re：◯◯プロジェクトのお打ち合わせ日程につきまして

株式会社◯◯◯◯
営業部主任　◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯◯◯の◯◯です。

ご多用の中、日程をご調整いただきましてありがとうございます。

それでは、以下の日程でお打ち合わせさせていただければと存じます。
● ◯月◯日（◯）　◯時～◯時

弊社に到着されましたら、受付にて◯◯をお呼び出しください。
当日はよろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社◯◯◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
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一度確定した日程を再調整するときの例文

一度確定した日程を変更し、再調整をお願いする場合にはすぐに連絡をしましょう。

【例】

件名：◯◯プロジェクトのお打ち合わせ日程変更のご相談

株式会社◯◯◯◯
営業部主任　◯◯様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯◯◯の◯◯です。

本日は、◯◯プロジェクトに関するお打ち合わせに関して、誠に勝手ながら日程変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。

◯月◯日（◯）◯時でのお約束でしたが、急遽業務対応が必要になり、その日程でのお打ち合わせが困難となってしまいました。

ご多忙の中、ご調整いただいたにもかかわらず、当方都合にてご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

つきましては、勝手なお願いではございますが、下記の日程での再度日程をご調整いただけますと幸いです。

◯月◯日（◯）◯時～◯時
◯月◯日（◯）◯時～◯時
◯月◯日（◯）◯時～◯時

上記日程でのご調整が難しい場合は、あらためて日程をご提案いただければ幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社◯◯◯◯　
営業部　◯◯　◯◯

住所：
電話番号：
メールアドレス：
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日程調整メールを作成する際の注意事項

最後に、日程調整メールを作成する際の注意事項についても確認しておきましょう。注意点は、以下の4点です。

• 宛先の使い方に気をつける
• 日時の提案を避けたほうが良い場合もある
• 電話で連絡したほうが良い場合もある
• 送信前に内容を確認する

宛先の使い方や誤字脱字など内容の間違いは、失礼に当たります。メールを作成した際には、送信前に上記の内容を振り返るようにしてミスがないように心がけましょう。

宛先の使い方に気をつける

日程調整メールを送る際の宛先には注意が必要です。メールには「To」「Cc」「Bcc」など、目的や用途に応じた宛先があります。使い方を間違えてしまうと、業務に支障をきたす恐れがあるため、役割を理解して使用してください。

それぞれの正しい役割は、以下のとおりです。

• To：対応してほしい相手を設定する
• Cc：メールを共有／把握しておいてほしい相手を設定する
• Bcc：他の人からアドレスを隠したい人を設定する

たとえば、イベントに関する日程調整が完了した旨のメールを送るとしましょう。この場合、Toに入れるのは、相手の担当者です。

Ccには、相手の部署でイベントにかかわりのあるメンバーを入れ、日時の共有をします。さらに、直接イベントには関係ないものの、部署を率いている相手方の部長にも念のため情報を共有しておきたい場合などにBccに部長を追加する、といった使用イメージです。

基本的に、Toに宛先が入っている人向けに送るメールになります。宛先の入れ違いなどが発生しないように、しっかり役割を理解しておいてくことが重要です。

関連記事はこちらメールのCC/BCCの意味とは？違いと使い分け方法を解説！

日時の提案を避けたほうが良い場合もある

日時提案は、基本的に相手が打ち合わせなどを承諾している場合に行うものです。初めてメールを送る相手や打ち合わせを承諾していない相手にいきなり日程調整をお願いすることは、失礼にあたります。

まずはメールを送った経緯を伝え、打ち合わせの機会をいただけるかのお伺いをたてるコミュニケーションを取ることから始めましょう。

電話で連絡したほうが良い場合もある

相手の忙しさや状況によっては、メールの返信を忘れていたり見落としていたりする可能性もあります。そのため、送ったメールに対して返信がない場合や急遽日程変更をお願いする場合は、必要に応じて電話で連絡をしてみましょう。

返信がない場合に電話するタイミングは、基本的に1～2日後、または返信期限を過ぎた直後が適切です。その際、返信が来ていないことに対して相手を責めるのではなく、メールが届いているかどうか、相手の返信が受信できていない可能性を確認する流れで連絡を取ると、自然な形で話を進められます。

日程変更を急にお願いする場合は、メールではなく電話で連絡をするのがビジネスマナーです。日程調整はメールで対応することが一般的ですが、日程の変更などやむを得ない事情により変更をお願いする場合は、必ず電話でその旨を相手に伝えるようにしてください。

確定した日程を変更することは、相手に多大な迷惑をかける行為であることは認識しておきましょう。

送信前に内容を確認する

送信ボタンを押したあとは、内容の修正ができません。そのため、送信する前に、件名から署名まで必ず読み返しましょう。

とくに相手の社名や個人名の誤字脱字は、相手に対して失礼です。場合によっては、トラブルになりかねません。さらに、日時・曜日・場所も意外と間違えやすい箇所です。日付と曜日が合致していないと、どちらが正しい日程なのかわかりません。確認する際は、カレンダーを見ながら声に出して日にちと曜日が合っているか確認するのをおすすめします。

また、「普段からメールを送り慣れているから大丈夫」という過信にも注意が必要です。「ミスは許されない」というくらいの気持ちで、最終チェックを行いましょう。

まとめ

日程調整メールでは、基本的な書き方や構成に沿って内容をわかりやすく記載することが求められます。さらに、相手に対して失礼にならないように、マナーも押さえておくことが重要です。

日程調整メールの作成においては、書き方や構成がおおよそ決まっているため、テンプレートを用意しておくと業務の効率化につながります。

メールの配信やテンプレートの作成などの業務の効率化を検討しているのであれば、配配メールの活用がおすすめです。決められた日付・時間にメール配信の予約設定を行えるほか、メール署名や書式など、よく使う文面をテンプレートとして登録できます。

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